如何创建项目路线图?

2023-11-07 76 阅读量 6 分钟 小项
如何创建项目路线图?

    客户经常问的第一个问题是:项目什么时候完成?
    这个问题曾一度让我惊慌失措,汗如雨下。压力山大,因为销售即将启动,团队成员回避我的需求库,任务繁重,几乎没有时间准备最初的“见面会”客户交接。
   一旦事情明朗化,这种情况仍继续发生,我会抢在客户提问之前采取行动。毕竟,他们和我一样不知所措,也很紧张,而且他们也有自己的利益相关者需要回应,给予他们一些信息似乎才公平合理。
    这就是项目路线图可以发挥作用的地方。
    项目路线图使您能够在最初的模糊阶段为您的客户设定广泛的期望,而不会让您的团队过度承诺您可能(或可能不)能够遵守的承诺。它还可以作为整个项目中沟通的有用工具。

    一、什么是项目路线图?

    项目路线图是在一个高层次上对项目生命周期中将发生的事情的可视化表示。
    这份文件不应该列出项目时间表上的每一个可交付成果或决策点。相反一个好的路线图提供了一个鸟瞰图,显示:

  •     项目开始和结束时间
  •     中间的关键阶段
  •     谁在做这项工作,什么时候做
  •     主要可交付成果
  •     不同的阶段是如何重叠或相互碰撞的
  •     任何重大的休息(如假期和节假日)

    在创建项目路线图时,一定要考虑到每个项目的独特需求。与其简单地将模板从一个客户剪切粘贴到另一个客户,不如考虑一下执行项目的具体战略目标和所需的结果需要什么。这就是为什么,什么,什么时候做这个项目。
    注意:如果您在整个项目中继续使用此文档,则需要随着发现阶段的发生和战略计划的发展而进行更改。

    二、项目路线图中包含的元素

    您的项目路线图中所包含的细节,将如同锦上添花,取决于您如何巧妙运用该文档及其配套内容。您可以将路线图与阐述这些额外细节的项目章程或项目简报相辅相成,或者将路线图巧妙地嵌入到您向客户展示的幻灯片中。总之,这些关键因素将助您一臂之力,让您在沟通中如虎添翼,清晰地表达出您当前的位置和未来的目标。

    战略愿景和目标

    确保将战略愿景和目标作为项目路线图的一部分,即使它也出现在项目章程或简报中。战略愿景应该解释:

  •     项目期望的结果
  •     为什么客户现在要做这项工作
  •     它如何支持他们的业务目标

    这些信息可以随着项目的发展而发展(特别是当你完成了研究和发现之后)。关键是要从每个人都同意的事情开始。

    关键阶段和里程碑

    每个参与者都渴望了解事情什么时候会发生,以及随着时间的推移项目将如何展开。然而,在不完全投入的情况下勾勒出全局的蓝图却是棘手的难题。你需要在松软的地面上设置一些木桩,但可能需要调整你最终搭帐篷的地方。
    以下是你需要包含的元素:

  •     项目启动(当您计划与客户端一起启动该项目时)
  •     主要项目阶段
  •     您计划达到的里程碑以及与之相关的可交付成果
  •     启动和/或项目完成日期
  •     灵活/缓冲时间,以防事情偏离轨道
  •     依赖关系(阶段如何连接到其他阶段)

    项目资源

    路线图应该列出将要完成这项工作的不同团队成员。您还可以显示所需的设备或材料(例如,当您需要购买用户测试软件并向用户支付测试费用时)。

    威胁与风险

    一定要包括任何可能妨碍项目工作或时间表的事情。这是你提出红旗和黄旗的机会,这样每个人都知道什么可能影响你的路线图,以及如何影响。

    三、如何为项目管理创建路线图

    既然您已洞悉项目路线图的奥秘及其必备要素,那么不妨挥洒才华,开始擘画一幅宏伟的项目蓝图吧!遵循以下五大关键步骤,为您的下一个项目筑起一座坚实的基石。

    1.收集材料

    首先,汇聚所有可用材料,一一审视,包括合同、销售说明以及客户所提供的任何信息。在此过程中,务必记录下你所遇到的任何问题和顾虑。若存在漏洞,务必明确还需进行哪些额外对话以完善你的路线图。这或许涉及与销售和/或项目团队的内部沟通,亦或可能需要与客户端的核心利益相关者展开对话。

    2.确定你的受众和目的

    在创建任何内容之前,了解谁将收到路线图以及他们可能如何使用此信息非常重要。确保你解释了你决定使用项目路线图的原因以及你想要实现的目标。
    你对项目路线图的目标——以及你计划更新多长时间——取决于许多因素,包括:

  •     观众是谁?
  •     您可能与之合作的其他文档
  •     你的项目预算规模
  •     项目的复杂性
  •     你的客户有多精明(或不精明)

    3.将项目策略映射到您的过程

   确立整体项目目标,并据此制定子目标。若在此阶段信息不足,无法确定策略,那也没关系。目的下一阶段将使目标更加明晰,届时可从那里着手。
    然后确定这些目标如何与您的项目过程和阶段联系起来。或许可从惯常流程出发,待摸清需调整之处及保持原状之处时,再进行调整。
    创建一个粗略的时间表,将目标映射到项目阶段、可交付成果和团队成员。许多人喜欢按工作组(例如,开发团队)来组织这项工作,但这并不是外部用户看待工作的必要方式。这就是我推荐按目标或主动性分组的原因。

    4.让你的项目路线图可视化

    现在你已经有了一个好的草稿,是时候着手编辑你的文档并赋予其生动的视觉呈现了。切记:项目路线图应力求高屋建瓴,便于一目了然。
    您可以使用各种工具将您的路线图提升到下一个级别。在选择适合您的工具时,请考虑以下问题:

  •     这个工具是否允许您在项目的整个生命周期中轻松地维护路线图?(例如,你能快速拖放吗?)
  •     这个工具是免费的,还是需要按月收费?
  •     您组织中的其他项目经理是否使用该工具?如果不是,他们愿意尝试吗?
  •     是否有一个快速的、客户端友好的视图或导出?
  •     漂亮吗?(仅仅因为你是项目经理并不意味着你不能用你的文件给别人留下深刻印象。)
  •     你能自定义路线图,包括客户的品牌(例如,标志,颜色,字体)吗?
  •     它能让你把所有东西都放在一页上吗?
  •     您可以扩展您在工具中所做的工作,使其成为一个完整的项目计划吗?
  •     它会做出一张甘特图吗?(虽然项目路线图不一定是一张甘特图,但它只是传达这些信息的最佳视觉方式之一。)

    一旦您选择了一个工具,添加项目路线图的所有元素,并确保注意到依赖关系、风险和威胁。

    5.分享你的路线图以供内部审查和润色

    最后一步是获得内部反馈和认可。虽然在整个过程中您可能已经与部分或所有团队成员进行了交谈,但最好让他们做最后的回顾。
    对于较大的项目,在提交给客户之前安排一次内部评审会议。作为一个项目经理,你可以开始这个路线图,因为你有更多的信息和时间来关注它。但是所有的团队成员都应该对这个计划感到满意。
    因为忙碌的团队成员通常喜欢给出“看起来不错”的回答,而没有真正处理细节,所以为会议准备具体的问题,让你的团队发言。
    你也应该最后看一眼,确保项目路线图:

  •     视觉上是否有趣且易于浏览
  •     不需要你了解项目内部信息
  •     聚合到一个页面
  •     清楚地显示纳入项目管理过程的策略
  •     回答你在做什么,以及你为什么做,什么时候做

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