如何发现项目失败的早期迹象

2022-09-23 27 阅读量 5 分钟 Yunfei
如何发现项目失败的早期迹象

    为什么项目会失败?项目失败是每个项目经理和每个公司,无论大小,都希望避免的事情。然而,对于许多人来说,这似乎几乎是不可避免的。互联网上有大量糟糕的项目管理示例,我们中的许多人可能熟悉50-70%的项目失败的统计数据。
    幸运的是,有了正确的意识、计划和资源,您可以确保您的项目是成功的30-50%的一部分。以下是项目失败的一些主要原因。此外,我们将分享经过验证的方法,让您的项目经理能够及早发现警告信号并解决问题。

    一、为什么项目会失败?

    项目失败可归因于许多不同的因素。但是,大多数项目失败的原因可以归为以下七类之一:
    1、过于关注技术细节而不是业务价值。很容易迷失在项目的杂草中,忘记关注项目应该为您的业务和客户带来什么价值的大局。
    2、缺乏明确的要求和结果问责制。成功的项目必须在每个阶段或sprint开始时都有详细的要求列表,以及确保满足这些要求的方法。
    3、创建项目计划、时间表和预算的流程不完善。如果没有可靠的方法来估计和计划您的项目(例如过去类似项目的数据库),您更有可能遭受成本和进度超支的困扰。
    4、规划不足。通常,项目团队在没有花足够时间完成项目计划的情况下就开始执行。如果没有预先进行详细的规划工作,项目很容易失控。
    5、缺乏客户参与。当您通知参与整个项目周期的客户时,项目失败的可能性就会降低。将您的项目视为高知名度项目是明智的,这意味着任何需要信息的人都可以轻松访问它。
    6、团队管理不善。优秀的团队管理意味着有效地招募、培训、激励和指导最优秀的人员来完成分配的任务。缺乏正确技能、知识和动力的人会产生生产力和质量问题。
    7、资源不足。您的项目团队需要拥有成功完成任务所需的正确材料、工具和其他资源。此外,缺乏人力资源可能意味着无法赶上最后期限的过度劳累的员工。

    二、项目管理中的常见问题

    上述七类项目失败涵盖了广泛的问题。但是,它们可以归结为项目管理中的三个常见问题:
    1、人员:无论是您的客户、赞助商、团队成员还是其他利益相关者,人员在项目成功或失败方面都发挥着重要作用。如果您没有合适的人在正确的时间做正确的事情,您的项目可能会很快陷入困境。
    2、流程:项目管理框架、模板和工具都有助于确保您的项目遵循经过验证的流程。如果您不制定可靠的流程,那么有效地计划、执行、监控和控制项目就会变得更加困难。
    3、沟通:俗话说,项目经理90%的工作就是沟通。如果没有频繁、一致和清晰的沟通,就会出现误解和问题。

    三、发现项目管理风险和问题

    事后识别项目失败很容易,但是您如何在为时已晚之前发现有失败风险的项目呢?
    首先,尽早识别项目的潜在风险很重要。需要注意的一些常见危险信号是:
    1、成本超支
    2、质量问题
    3、进度慢于预期
    4、错过最后期限
    5、资源问题(包括缺乏资源和过度分配)
    6、大量的变更请求
    7、利益相关者(包括客户、团队成员和其他人)缺乏参与
    8、任何其他可能影响项目里程碑或交付日期的事情
    通过记录和管理相关风险,您的项目团队可以制定适当的缓解计划和应急措施。在整个项目中继续监控这些风险将帮助您及早发现任何问题,以便您能够在项目偏离轨道之前解决这些问题。
    发现和管理项目管理风险和问题的最佳方法是采用正确的风险管理流程、程序和工具。使用风险监控工具、拥有用于评估和排序风险的模板、每周或每月召开风险会议来评估变化和讨论突发事件都是常见的步骤。

    四、避免项目失败的模板和工具

    计划、执行或监控项目中的严重错误可能导致失败。幸运的是,有许多工具和模板可以帮助您避免失误。
    以下是一些可用于帮助避免项目失败的最佳项目管理工具
    1、一个中央数据库。您的团队必须根据可靠数据估算成本、时间和资源。包含已完成的类似项目的计划和实际绩效的数据库可以帮助改进估算。
    2、项目计划模板。常见项目的模板不仅可以加快项目计划和设置,还可以确保没有忘记关键任务或步骤。
    3、项目管理软件。中央项目管理工具有助于确保您拥有项目详细信息的一个真实来源。您可以存储关键需求、跟踪更改、风险和问题,并从单个软件发送通信。
    4、EVM(挣值管理)工具。EVM可以帮助您快速评估成本并安排迄今为止的绩效,并评估是否可能存在问题。例如,低于1.0的SPI(进度绩效指数)表明项目落后于计划进度。
    5、报告和仪表板。实时报告和仪表板可帮助每个人了解最新进展,并能及早突出任何潜在问题。
    6、资源分配软件。这些工具可以帮助您监控您是否有过度分配或闲置的资源。
    7、通讯工具。像clip这样的工具可以帮助促进利益相关者之间更频繁的沟通并促进协作。
    8、甘特图。甘特图是一个交互式时间线,可让您查看项目进度、工作范围和依赖关系的完整视图。

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