快速在线工资管理 5 步骤

2022-06-06 74 阅读量 3 分钟 Zhong
快速在线工资管理 5 步骤-Zoho People

处理工资单是人力资源部门的主要职责。从确定员工工资、计算扣除额到维护记录,工资管理人员必须关注数据的准确性,以确保合规并让员工满意。随着在线工资单系统的普及,越来越多的组织正在采用这些选项来简化工资单的处理并且杜绝错误。

如果您还在手动处理工资单,或者处理工资单对你来说是一项艰巨的任务,那么Zoho People 总结的以下五个步骤可以帮助你更好地处理工资单:

1. 准备好先决条件

在在线设置工资单之前,必须准备所有必要的信息。如果您习惯于人工工资单处理,您可能已经具备所有先决条件。如果您刚刚开始,您将需要收集一些关键细节。例如,如果您的企业在美国经营,您必须获得雇主识别号 (EIN),这是 IRS 为企业签发的唯一九位数号码,用于处理工资单、纳税和报税返回。根据管辖您所在地区的法律,您需要定义组织的工资、休假和出勤政策。您还需要根据员工的就业类型对员工进行分类,并最终确定每个员工类别的工资率。

2.选择在线工资系统

由于当今市场上有如此多的在线工资系统,因此选择一个与您的组织需求和您所在地区的工资法一致的系统非常重要。理想情况下,您选择的薪资系统应该能够自动计算、符合薪资法律、使员工能够完成与薪资相关的活动并维护薪资记录。由于工资单处理通常涉及敏感数据,因此您的在线系统应具有强大的数据隐私和安全功能。如果可以,最好找到与现有人力资源和会计系统集成的用户友好选项。这将允许您从一个集中的系统访问所有数据。您可能需要与您的 IT 和财务团队协调,以最终确定新系统的预算。

3. 使用正确的信息设置您的系统

购买系统后,请确保通过有效的设置流程计算工资单且没有任何错误。首先,以Zoho People为例,您需要输入员工信息,包括姓名、联系方式、社会保险号、税表和工资详细信息。请务必仔细检查此数据以确保准确性。您还必须输入税务信息和工资拆分。此外,定义工资表和工资转移方式也很重要。这样,系统将自动计算工资单并将工资直接转入员工账户,同时启用在线转账选项。如果要根据员工的工作小时数获得报酬,最好选择与在线打卡解决方案集成的系统。

4.运行工资单

在系统中正确设置所有信息后,我们建议运行最终检查以避免任何可能的错误。查看您的组织的工资率、出勤和加班数据、减税信息和自愿减税数据,出勤和加班数据在Zoho People中都是存在的。同样,您需要确保您的在线工资系统符合适用法律。一旦一切都设置好并计算出最终的净工资,您就可以运行工资单了。您的员工可以通过自助服务门户自行下载工资单。

5. 监控记录

工资单处理完成后,检查表格、总工资详细信息、出勤数据、加班数据、报销信息和工资单等记录是否记录在您的系统中。如果您选择了基于云的系统,您就可以告别合规性问题并随时做好审计准备,并使您的团队能够从任何地方访问他们的记录。

在线工资单自动化工资管理

将工资单转移到线上,可让您的工资单处理更简单。因为在线工资单是自动化的,你不用再去在纠正或重复做录入和修改的工作。

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