企业邮箱如何设置邮件监控(老板监控员工邮件)

2024-06-1837 阅读量4 分钟Yamin
企业邮箱如何设置邮件监控(老板监控员工邮件)

邮件监控不仅能够帮助企业保护敏感信息、预防数据泄露,还能确保员工通信符合公司政策及外部法规要求。在哪些场景中邮件监控是常用的呢?企业管理员如何在企业邮箱中设置邮件监控呢?本篇文章将为您展示详细地设置步骤。

一、邮件监控是什么?

邮件监控,有时也被称为邮件自动备份或邮件审核,是一种企业用于监督和记录员工电子邮件通信的管理手段。它通常涉及自动复制或存档进出特定邮箱的所有邮件,以便于企业管理层审查、分析或作为法律及合规证据保留。邮件监控的核心特点包括:

1.自动化:一旦设置,系统会自动执行监控任务,无需人工干预。

2.全面性:可以覆盖收发的全部邮件,或根据关键词、发件人/收件人等条件筛选特定邮件。

3.透明与合规:在合法范围内进行,通常需要事先通知员工并获得同意。

4.安全性:监控数据通常加密存储,确保信息安全不被未授权访问。

二、常用的邮件监控场景有哪些?

1. 防止数据泄露与保护知识产权

在涉及敏感信息或知识产权交流频繁的企业中,通过邮件监控可以及时发现并阻止潜在的数据外泄行为,比如员工无意或有意地通过邮件发送保密文件给未经授权的第三方。

2. 员工行为监管

监控可以帮助企业识别不合规的员工行为,如骚扰邮件、工作时间内的非业务通信过量等,进而采取相应管理措施,维护职场秩序。

3. 客户关系管理

当员工负责关键客户沟通时,邮件监控能确保所有客户互动都被恰当记录,尤其是在员工离职或岗位变动时,保障客户服务的连续性和质量不受影响。

4. 应对员工离职恶意删除邮件

这是一个常见的应用场景。员工离职前可能出于各种原因(如报复心理或为新雇主利益)尝试删除或篡改重要邮件。邮件监控与自动备份机制可以有效防止这种情况,即使原邮件被删除,管理者仍能通过备份恢复信息,保护公司资源和客户联系不因人员变动而受损。

三、如何在企业邮箱中开启邮件监控?

常用的企业邮箱都可以设置邮件监控(邮件备份),这需要先准备好一个企业邮箱。如果您还没有企业邮箱,那么如何注册企业邮箱呢?可以登录Zoho邮箱官网进行注册,稳定安全,是1800万企业级客户的选择。

为了确保企业邮件数据的安全与可追溯性,Zoho邮箱提供了eDiscovery功能作为高级邮件备份解决方案。这一功能不仅能够抵御员工个人更改密码带来的访问障碍,还通过独立存储的方式保障了邮件记录的完整性,尽管这意味着会占用一定的存储空间。

与常规的收件箱、发件箱分类展示不同,eDiscovery中的邮件记录统一呈现,便于集中管理;为实现更高效的检索,用户可自定义过滤器区分接收和发送的邮件。

步骤一:准备与登录

1)获取Zoho邮箱账户:若尚未注册,提前为团队准备Zoho邮箱服务,Zoho邮箱高级版支持eDiscovery功能,每年每人200元。

2)登录eDiscovery门户:访问官方网址 https://ediscovery.zoho.com,使用具有管理员权限的Zoho账户完成登录。门户将引导您了解电子邮件保留策略与eDiscovery服务的基本概念。

步骤二:激活eDiscovery服务

1)启动eDiscovery功能:在首页显著位置点击“启用eDiscovery”按钮,迈出保护企业邮件数据的第一步。

选定备份对象:

精准选择:利用搜索工具定位特定用户,单独为他们的账户开启邮件保留功能。

批量操作:若需全员覆盖,可通过勾选顶部复选框并点击“选择所有用户”,一次性为所有账户启用邮件保留设置。

保留时间:默认的邮件备份时间是365天,也可以勾选永久保留。永久保留勾选后,邮件不会被删除,但是会占用存储空间。

2)执行保留设置:

确认选择后,点击“启用保留”,系统随即启动对指定用户的邮件保留流程。

依据预设的保留规则,未来送达这些账户的邮件都将被自动保存至eDiscovery平台内,而保留期限则遵循账户默认的规则设定。

3)数据同步与访问:

完成保留设置后,系统会进行数据同步,此过程可能需要一些时间。同步完成后,您即可通过eDiscovery门户进行邮件的搜索、查看乃至导出操作,全面掌握企业邮件通信的记录。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

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