钉钉微信这么方便电子邮箱还有存在的必要吗?

2022-12-09 44 阅读量 3 分钟 Yunfei
钉钉微信这么方便电子邮箱还有存在的必要吗?

  曾经,电子邮箱让人们可以不限时空地收发信件,大大提高了工作效率,并且为办公自动化提供了便利。如今,钉钉、企业微信等垂直于办公领域的即时通讯工具活跃在各大企业,即时通讯工具的出现,再一次提高了人们办公交流的效率。而电子邮箱,这个曾经在信息传递工作中最常用的工具,似乎只作用于有限的工作范围,并且越来越少被人提起。电子邮箱最后会不会被即时通讯工具所取代?

  虽然电子邮箱的某些功能在逐渐被即时通讯工具所替代,但是电子邮箱并不会被即时通讯工具完全取代。

  1.“正式属性”无可比拟

  首先,邮箱可以说是简化的、不说废话的交流软件,它的“正式属性”不是其它软件可以比拟的存在,几乎不存在聊天的属性也让这个交流方式更加的庄重和负责任。

  即时通讯讲究的是沟通效率,可能会有大量冗杂的信息沉淀在对话中。在即时通讯工具上表达的内容,无论是用语音还是文字,都不够正式,用户往往会在冗杂的信息中丢失重点。

  而电子邮箱在工作中,更多的是用来进行公文式的沟通。所以邮件的内容会更加正式和考究,逻辑性和全面性也会比即时通讯更强,主题更加明确。同时,抄送等机制能够很好的帮助阅读者理清前因后果。

  电子邮件作为日常商务交流工具还有个好处,就是你可以就某个业务、某个问题写出一封较长的、详细的邮件给对方。对方也不必立即应答,而是在认真阅读思考,与团队讨论后再回复一封邮件反馈。双方交流时虽然不够快速,但充分细致且容易存档回溯。非常适合重大、复杂问题的沟通。

  所以,大多数正式的工作场景都会使用电子邮箱来传递信息。

  2.便于存档留底

  上面提到过,电子邮箱方便存档回溯,这是因为它所有的邮件都是保存在云端,而非本地。这样一来,如果想在电子邮箱里找某个主题的资料,那无论是在客户端、手机端又或者网页版,均可轻松完成。

  而即时通讯工具就不方便在不同设备同步,查找历史信息也很困难。所以,电子邮箱存档留底的作用,在目前来说是无可替代的。

  3.可跨平台使用

  最重要的是,电子邮箱是可以跨平台使用的,不需要限制在同一个邮箱域名里,也不需要先取得对方的同意才能发送信息,只要你知道对方的收件地址,除了得联网,就没有其他的发送限制。

  这是即时通讯工具做不到的事情,毕竟即时通讯工具再如何便利,也只能在自家产品上实现,而不能与其他产品进行连接。而且在即时通讯工具中,如果对方不同意你的好友申请,就不能给对方发送消息。

  所以,就算即时通讯工具再普遍,电子邮箱的几乎无限制的沟通机制也能让它处于不败之地。

  4、电子邮箱转向后台服务

  即时办公通信工具已经出来很久了,但直到现在都没有出现取代电子邮箱的现象,这恰恰说明即时通讯工具并不能作为电子邮件的替代品。

  电子邮箱的存在,从来就不是为了即时通讯,它可能会消失,但是绝不会是因为即时通讯。

  事实上,电子邮箱和即时通讯工具是处在两种不同的场景中的,电子邮箱是偏正式的文本告知,就像写信;而即时通讯工具是相对非正式的实时沟通,如同面对面说话。他们的关系更像是互补而非取代。

  所以说,电子邮箱这种信息传递的模式不会被即时通讯工具取代,但是随着时代发展,电子邮箱的使用形式很有可能会发生改变。

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