设置商务电子邮件签名的16个注意事项

2023-10-31 299 阅读量 6 分钟 叶庄主
设置商务电子邮件签名的16个注意事项

  作为企业邮箱提供商,我们对邮件签名模板略知一二。我们知道许多公司做对了什么,做错了什么。下面是我们专家列出的最重要的电子邮件签名最佳实践清单,即使是最聪明的用户也会出错。商务电子邮件签名的16个注意事项分别是:一定要社交化、不要自己动手、是否使用了正确的工具、一定要使用表格、是否让电子邮件签名设计简单、不要使用特殊符号、不要让它动起来、让电子邮件签名适合移动设备、写完整长度的HTML、使用电子邮件签名图像、限制电子邮件签名图像的尺寸、找到正确的比例、不要忘记所有的文本、将电子邮件签名用于营销目的、不要违法。

  1.一定要社交化

  社交媒体在营销策略中犹如锦上添花,因此,运用定制的电子邮件签名管理,巧妙地将社交媒体与你的邮件相融合,实为明智之举。首先,让收件人一窥你的内容风采:在签名下方附上一条近期的推文或博客文章的精彩片段(整篇文章过于繁琐)。接着,将你的TikTok、Instagram等社交媒体图标嵌入电子邮件页脚,如此一来,用户便可轻松点击关注或分享。以联合利华为例,其在公司电子邮件签名中加入了领英的“关注”链接,短短10个月内,关注者从4万人猛增至23.5万人——且不费分文。

  2.不要自己动手

  最大的电子邮件签名错误是公司内部的不一致。这是因为每个员工都负责自己的电子邮件签名设计。有的可能是2019年的标志,有的可能是尺寸不一的电子邮件签名,还有的可能是拼写错误的电子邮件地址。为了统一公司形象,务必使用相同的电子邮件签名模板,确保每个签名都符合你认可的专业、时尚的格式。"

  3.是否使用了正确的工具

  这听起来或许有些匪夷所思,但请记住,这是一个电子邮件签名。它不是一个word文档、网页或图像。如果您了解HTML,请相应地编写代码。如果你不懂HTML,就不要用微软的Word或Outlook来绘制和编辑你的签名。错误的程序会错误地格式化你的设计,以不同的方式解释布局并错误地显示它。

  4.是否使用合理的电子邮件签名大小

  在众多电子邮件平台如Zoho Mail、gmail、Outlook和Apple Mail中,过长的签名往往难以为收件人呈现。业界普遍认为,电子邮件签名的尺寸应控制在650像素左右,甚至更窄至600px,以确保信息完整无缺。若欲让签名模板在各设备上完美展现,建议将其设计得更细一些,宽度约为450像素。

  5.一定要使用表格

  对于所有布局需求,请转向表格。记住,若不想看到网格,可将边界设为透明:我们仅谈论用它们来划分设计的每个部分。使用表格意味着你将确切知晓电子邮件签名模板的宽度,且每个元素将恰如其分地呈现。无需担忧联系方式被压缩,或公司标志出现错位。

  6.是否让电子邮件签名设计简单

  保持布局稳健有力,让图片和链接发挥作用,而非仅仅依赖排列方式。若想尝试一些夸张或雄心勃勃的设计,务必通过大量测试来支撑。若能在各大电子邮件客户端(如Zoho Mail、Outlook、Apple Mail、Gmail)中进行效果验证,更是锦上添花。但是请确保在任何情况下都创建一个美观的签名。

  另外,将电子邮件签名视为名片,务必包含完整的联系信息。简历中至少应包括全名、职位、公司名称、电话号码和电子邮件地址。

  7.不要使用特殊符号

  从客户端到客户端,项目符号往往呈现出奇怪的效果——Gmail认为的项目符号与Outlook的定义不同。

  尽量避免使用项目符号,以确保您符合电子邮件签名的最佳实践。如果需要,可以在表中使用不同的行来获得列表外观。

  8.除非你确定它能起作用,否则不要让它动起来

  在电子邮件签名中使用动画时要格外小心。并不是所有的电子邮件客户端都能播放gif动画或嵌入视频

  例如,由于电子邮件编辑器的功能,动画gif不能在所有版本的Outlook中工作。您永远无法确保收件人能够看到您添加的动画。这意味着图像或视频将中断。

  9.是否让电子邮件签名适合移动设备

  如今,平均63%的电子邮件是在移动设备上打开的。确保您的商务邮件签名针对移动设备进行了优化,这应该是您的组织的首要任务。

  在设计手机电子邮件签名时,要考虑手机屏幕的宽度。最好把你的联系方式分成几行。这样做可以确保所有的文本都能在屏幕上显示,并且你的收件人不必滚动屏幕来阅读整个签名。

  10.写完整长度的HTML

  手写出电子邮件签名HTML代码。许多电子邮件平台无法识别你习惯的快捷方式

  对于非开发人员,你不应该只是尝试使用直接营销电子邮件CMS或Word来构建你的模板。作为最佳实践,使用电子邮件签名生成器。

  11.是否使用电子邮件签名图像

  使用HTML电子邮件签名图像现在很常见。大多数电子邮件客户端显示这些图像没有任何重大问题。您需要决定如何将它们插入模板中。

  你可以嵌入图片,这样接收者就不需要下载它,或者把它放在网络服务器上,通过URL引用它。选择一个而不是另一个是有好处的;选择最适合你的方法。

  12.是否限制电子邮件签名图像的尺寸

  不要仅仅依赖于图像的大小是否正确。你必须精确地硬编码它在HTML中的宽度和高度。如果不这样做,Outlook等电子邮件客户端会错误地渲染图像。

  再一次,对于阅读这篇文章的非程序员,你不应该仅仅使用web CMS或Word来设计你的签名——这是行不通的。

  13.找到正确的比例了吗

  尽量让文字主导图片,避免在签名中遗失邮件信息。这并非易事。每封电子邮件都是不同的:大块的文字或许看起来不错,但放到一个句子里就会显得格格不入。改变回复时的签名样式。初次交谈的电子邮件可能较长,因此更大、更醒目的签名能留下专业的印象。然后在回复时,使用更简单的设计来提醒,而不是拒绝。

  14.不要忘记所有的文本

  记住图片所有的文字-你永远不知道你的电子邮件可能结束后,它被转发。有了全文本,任何收到你邮件的人都可以把鼠标悬停在图片上,并确切地知道它是做什么的。我们说“确实”而不是“是”,因为签名中的每个图像都倾向于执行一个功能

  在社交媒体链接上写上“在Facebook上喜欢我们”的文字,或者在即将举办的展览的横幅上写上“报名参加我们的活动”,都说明了图标的作用。它使你的链接更有吸引力。

  15.是否将电子邮件签名用于营销目的

  如果电子邮件签名被视为另一种营销渠道,而不仅仅是显示联系信息的一种方式,那么它可以为你的公司增加更多的价值。

  添加您的品牌元素,如您的公司徽标,带有明确号召行动的展示横幅,以吸引流量到您的网站,社交媒体图标,并为每个签名模板颁发认可。这样你就可以用一种可以被收件人看到的方式来宣传你最新的营销努力,但要谨慎。

  16.不要违法

  这或许并不令人振奋,但在全球许多角落,电子邮件免责声明已成为必备之策。从美国的《健康保险可移植性与责任法案》(HIPAA),对医疗机构的严格要求,到英国的《公司法》规定商业邮件必须包含特定商业信息,这些都是你需了解并遵守的法律条文。这些规则如同指南针,应作为电子邮件签名模板的最佳实践;因为你永远无法预测,你提供的新服务或涉足的市场何时会将你引入新的法律领域。

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