在电子邮件签名中避免15个雷区

2023-10-30 108 阅读量 5 分钟 叶庄主
在电子邮件签名中避免15个雷区

  如何设计一个专业的电子邮件签名来影响你公司的形象?关键在于确保你添加到电子邮件签名中的元素既相关又专业,且设计精良。在电子邮件签名中应该避免哪些陷阱和常见错误?不必要的联系方式、自定义字体、特殊符号、动画gif、视频、名人名言、多种颜色字体、图片作为你的电子邮件签名、链接到未使用的帐户或旧帖子、过时的宣传横幅、太多的社交媒体图标、毫无意义的认证、内容过多、大图像文件。我们为你总结了15个易犯的错误,让你在设计电子邮件签名时能够得心应手,避免踩雷。

  1.不必要的联系方式

  不要在你的签名模板中填满所有可能的联系方式。保持基本原则:

  •   全名
  •   职称
  •   电话号码
  •   网站网址
  •   电子邮件地址
  •   在内部邮件和回复中尽量缩短这些细节。

  2.自定义字体

  在电子邮件签名模板中,虽然可以运用自定义字体,但这是不可取的。这是因为大多数收件人的设备没有安装你的自定义字体,所以它会自动更改为默认字体,如Times New Roman或Arial。如果你你执意使用自定义字体,务必确保选用网页安全的备选字体。

  3.特殊符号

  在撰写邮件签名时,切忌使用项目符号。优秀的电子邮件签名应避免任何形式的项目符号。这是因为它们在不同的电子邮件客户端中呈现的效果很奇怪,可能会破坏你签名的格式。Outlook中的项目符号与Gmail中的项目符号看起来完全不同。

  4.动画gif

  如今电子邮件签名中已可嵌入动态GIF。然而这些功能仅限于现代邮件客户端。许多用户仍使用无法播放GIF动画的旧版邮件客户端。因此这些动态GIF在旧版客户端上仅展示第一帧,或令人生畏的红色叉号。为了稳妥起见,请勿在电子邮件签名中使用动画GIF

  5.视频

  遗憾的是,将视频嵌入电子邮件签名并非易事,因为众多邮件客户端对此并不买账。究其原因,视频被视为安全隐患,因此无法播放。本地视频文件在电子邮件签名中实属鸡肋。若欲在签名中分享视频,不妨采用带有替代文本或促销横幅的链接。

  6.名人名言

  优秀的公司电子邮件签名,从不堆砌激励人心的名言。须知人各有志,收信人可能会得到错误的印象,感到被冒犯,甚至可能根本不在乎这条信息。

  7.个人信息

  如果是工作签名,请保持专业性。不应该在邮件签名中使用筹款页面或个人社交媒体页面的链接。记住,你代表的是你的组织,而不是你自己。

  8.多种颜色字体

  使用多种字体颜色的电子邮件签名看起来很乱,特别是如果它们太亮的话。最多使用两种与公司品牌相匹配的中性色。

  9.图片作为你的电子邮件签名

  你不应该使用图片作为你的电子邮件签名,原因如下:

  •   大多数电子邮件客户端不会自动下载和显示图像。
  •   收件人无法复制您的联系方式。
  •   您将无法在图像中包含多个超链接。
  •   定期更新并不容易。

  如果你用图片作为签名,你的电子邮件很可能会被收信人的垃圾邮件文件夹过滤掉,或者被垃圾邮件过滤器过滤掉。

  10.链接到未使用的帐户或旧帖子

  不要在电子邮件签名中包含不再相关的链接。例如,一篇旧的博客文章或一个超过六个月没有使用的社交媒体账户。如果用户访问了一个很长时间没有更新的页面,它会显得不专业,并且会造成糟糕的用户体验。

  11.过时的宣传横幅

  你11月份的邮件签名里还有元宵节促销横幅吗?是时候把它去掉了!过时的横幅是你不应该在电子邮件签名中包含的主要内容之一。毕竟促销横幅应该是当前和定期更新。

  12.太多的社交媒体图标

  若在公司签名模板中为每个社交媒体渠道都添加图标,势必会显得杂乱无章。因此我们建议您在电子邮件签名中最多使用四个图标,并仅选择那些经常更新的社交媒体。

  13.毫无意义的认证

  除非你获得的学位或证书与你的工作相关,否则它们不应该用于电子邮件签名。只有添加认证贵公司在过去五年内取得的专业电子邮件签名。2017年的认证是非常过时的!

  14.内容过多

  过多的内容会破坏格式,这是一个标准的电子邮件签名错误。如果你的签名一行有超过72个字符,它可能会被换行到下一行,尤其是在移动设备上。将您的签名格式化为多行均匀间隔,这是最佳实践。

  15.大图像文件

  如果您在电子邮件签名中使用徽标或自己的照片,请确保将图像大小调整为您想要显示的大小

  如果您在HTML中链接了一个2000x1500px的图像文件,但它被编码为以500x375px显示,那么这可能会被电子邮件客户端忽略,并显示为原始文件大小。

  为了确保公司里的每个人都使用一致的签名模板,管理员可以通过Zoho Mail企业邮箱制定统一的邮件签名。以下是具体步骤:

  1. 登录到 Zoho Mail 的管理员帐户中。
  2. 在右上角的账户头像旁边,点击“控制台”按钮。
  3. 在控制台页面,选择“管理组织”。
  4. 选择“电子邮件”标签,并选择“Signatures”(签名)选项。
  5. 在此页面,可创建和管理全公司共享的统一签名。所有使用公司域名邮箱的用户将自动应用此签名。需注意,用户也可根据自身需求在个人设置中定制签名。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验15天: https://www.zoho.com.cn/mail/

相关话题

电子邮件签名 邮件签名 邮箱签名
上一页 专业邮件签名怎么写?教你打造高级感签名! 查看文章
下一页 设置商务电子邮件签名的16个注意事项 查看文章

Zoho Mail企业邮箱是一款SaaS云端电子邮箱,多次荣获邮箱国际大奖。180多个国家的10万+企业在Zoho Mail的帮助下,收发国内外邮件,邮箱迁移配置企业域名共享邮件组邮件管理等,加强邮件沟通能力,保障邮件数据安全。