电子邮件
电子邮件 在 设置 下让您可以控制您的组织发送的电子邮件。 您可以配置您的电子邮件偏好设置并自定义电子邮件模板。
发件人电子邮件偏好设置
您可以配置在Zoho Books发送的电子邮件的From字段中使用的电子邮件地址。然而， 这些电子邮件有时可能会落入您的收件人的垃圾邮件文件夹，导致它们被忽视。这 发生在电子邮件的From字段中的电子邮件地址属于一个没有SPF和DKIM 记录的域名时。
什么是SPF和DKIM记录？
在您的域名中添加的SPF (发件人策略框架) 记录允许接收方邮件服务器 确认Zoho Books有权限使用您的域名的电子邮件地址发送电子邮件。没有这个 SPF记录，Zoho Books代表您发送的电子邮件更有可能被接收方的电子邮件系统标记为垃圾邮件。因此，设置一个SPF记录有助于确保您的电子邮件被认为是合法的，而不被视为可疑或不需要的。
DKIM(域名密钥识别邮件) 也用于防止垃圾邮件，并允许接收 电子邮件服务器验证电子邮件是否由该域名的所有者发送和授权。
DKIM和SPF记录在一起使用时可以有效地防止垃圾邮件。因此，Zoho Books将 只有在一个域名同时具有SPF和DKIM记录时，才会将其视为已验证。
域名分类
Zoho Books已经将域名分为3个类别，以帮助您识别哪些电子邮件地址，如果在 电子邮件的From字段中使用，可能会导致电子邮件进入垃圾邮件文件夹。
要找出您的电子邮件地址属于哪个类别：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 点击左侧边栏的发件人电子邮件偏好设置。
您在此页面中会找到的3个电子邮件类别是：
未验证的域名
没有配置SPF和DKIM记录的域名被视为未验证的。如果您在Zoho Books中使用这样一个域名的电子邮件地址作为发件人，电子邮件可能会被标记为垃圾邮件。为了防止这种情况，Zoho Books 在代表您发送电子邮件时，会自动将发件人的电子邮件地址更改为message-service@sender.zohobooks.com。这确保了您的电子邮件有更大的机会到达接收方的收件箱，而不是被标记为垃圾邮件。
message-service@sender.zohobooks.com 地址只 用于Zoho Books发送的电子邮件的From地址，而不是在 Reply-To地址中。这意味着您的客户在他们的收件箱中仍然会看到您的名字，当 他们回复时，他们的电子邮件将直接发送到您自己的电子邮件收件箱。
要在From字段中使用此类别下的电子邮件地址，您必须验证他们的域名。
已验证的域名
来自具有SPF和DKIM记录的域名的电子邮件地址被Zoho Books信任，可以安全地用于 电子邮件的From字段。您不需要担心这些电子邮件在从Zoho Books发送时被标记为 垃圾邮件。
公共域名
如果您在Zoho Books发送的电子邮件的From地址中使用属于公共域名的电子邮件地址，如Gmail或Yahoo Mail，它将被替换为message-service@sender.zohobooks.com。 这是因为SPF和DKIM记录不能为公共域名添加，只能为您拥有的域名添加。
如果您仍然希望在From地址中使用此类别中列出的电子邮件，您可以：
- 点击更改设置。
- 在接下来的弹出窗口中选择发件人的电子邮件地址，然后点击保存。
现在，公共域名的电子邮件地址将不会被替换为message-service@sender.zohobooks.com。
警告： 我们强烈建议您使用message-service@sender.zohobooks.com 而不是来自公共域名的电子邮件地址，以防止您的电子邮件被视为 垃圾邮件。
验证域名
在未经验证的域名部分列出的电子邮件可以通过为其域名添加SPF和 DKIM记录进行验证。要做到这一点：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 点击左侧边栏的发件人电子邮件偏好设置。
- 点击您想要验证的域名旁边的现在验证→。
现在，从接下来的弹出窗口中复制SPF记录，并将其添加到您的域名 提供商（例如，Daddy）的DNS设置中。
接下来，复制主机名和值以获取DKIM记录并添加 到您的域名提供商的DNS设置中。
添加了SPF和DKIM记录后，点击验证 。
洞察：您新添加的记录在DNS服务器上反映出来需要一段时间。如果您的 验证失败，请等待一段时间后再试。同时，您可以在记录正在验证的同时继续使用Zoho Books。
关于添加SPF和DKIM 记录的几点注意事项：
- 如果您的域名已经存在一个SPF记录，即，您过去为另一项服务添加过一个SPF记录，您必须删除
v=spf1从SPF记录中删除 它添加到您的域名中。 - 如果您使用GoDaddy作为您的域名提供商，DKIM记录的主机名将 需要稍作修改。您将需要从记录中删除您的域名，然后再添加 它。例如，如果主机名是
1522406527365._domainkey.patricia.com，您将需要 从中删除您的域名并添加1522406527365._domainkey。
现在，您的域名已经被验证，它将被列在已验证的域名类别下。来自这个域名的 电子邮件可以在发件人地址中使用，无需替换或担心它会落入垃圾邮件中。
其他操作
您可以在发件人电子邮件偏好设置页面中执行一些其他操作。
标记主要联系人
主要联系人是用于您的Zoho Books组织和Zoho之间通信的电子邮件地址。 您将在此地址接收有关您的Zoho Books订阅和使用相关电子邮件的重要更新。
此外，除非您在发送电子邮件时手动更改，否则此电子邮件地址将默认用于从Zoho Books发送的电子邮件的发件人地址。
要将联系人标记为主要联系人，将鼠标悬停在电子邮件地址上并点击标记为主要联系人。
添加新的发件人电子邮件地址
您将能够添加新的发件人电子邮件地址，并在从Zoho Books发送电子邮件时选择它们。要做到这一点：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 点击左侧边栏的发件人电子邮件偏好设置。
- 在此页面中，点击右上角的+ 新的发件人。
- 添加一个名称和一个电子邮件。
- 点击保存。
现在，验证电子邮件将发送到您添加的电子邮件地址。一旦电子邮件地址已经 被验证，您将能够在从Zoho Books发送的电子邮件的发件人字段中使用它。
洞察：以这种方式添加电子邮件地址只会使电子邮件地址能够用于发送 来自Zoho Books的电子邮件，并不应与添加用户到您的组织混淆。
重新发送验证电子邮件
如前一节所述，当 您添加一个新的发件人电子邮件地址时，将向该电子邮件地址发送验证电子邮件。然而，如果 电子邮件未收到，您可以重新发送验证电子邮件。以下是操作方法：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 点击左侧边栏的发件人电子邮件偏好设置。
- 点击尚未验证的电子邮件地址旁边的重新发送电子邮件。
验证电子邮件将再次发送。
编辑/删除电子邮件地址
您可以选择通过点击右侧的电子邮件地址上的 编辑 或 删除 图标，从Zoho Books中编辑或删除您的用户的电子邮件地址。
电子邮件中继
电子邮件中继在将您的电子邮件转发或中继到目的地的同时，最大限度地减少了它们被标记为垃圾邮件的风险。使用自定义SMTP允许企业从他们自己的域或其他公共域发送电子邮件， 减少了垃圾邮件过滤器的可能性。自定义SMTP还有助于验证发件人并检查垃圾邮件，确保更可靠的电子邮件交付。您现在可以选择设置电子邮件中继服务器，使用自定义SMTP从Zoho Books发送电子邮件。以下是操作方法：
- 转到右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 导航到左侧窗格中首选项下的电子邮件中继部分。
- 点击+ 新服务器。
- 输入服务器名称。
- 选择端口号。
- 输入每日邮件限制。
- 在使用安全连接字段中选择一个选项。
- 选择您的邮件交付偏好。要将设置应用到整个域，选择 基于域。如果设置只应用于特定的电子邮件地址，选择 基于电子邮件。
- 从此服务器中的域字段中选择您的域。
- 如果需要身份验证，选择是并输入用户名和 密码。如果不需要，选择需要身份验证字段中的否。
- 点击保存。
保存配置后，您需要启用您设置的电子邮件中继。要做到这一点，转到 设置 > 提醒和通知 > 电子邮件通知 > 电子邮件中继。启用您设置的电子邮件中继旁边的切换 开关。
电子邮件洞察
电子邮件是与客户沟通的传统方法。然而，检查您的客户是否查看了您发送给他们的电子邮件可能会很麻烦。Zoho Books的电子邮件洞察功能让您可以跟踪发送给客户的通知电子邮件。有了这个，您可以知道客户何时打开了通知电子邮件。
场景：帕特里夏通过电子邮件向她的客户约翰发送了一份发票，并要求他立即支付。然而，约翰声称他还没有收到发票。由于帕特里夏启用了电子邮件洞察，她能够检查约翰是否查看了发票，以及他查看发票的确切日期和时间。这有助于她采取相应的进一步行动。
在本节中：
启用电子邮件洞察
当您启用电子邮件洞察时，您将能够跟踪以下通知电子邮件：
- 发票
- 预付发票
- 报价
要启用电子邮件洞察：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒 & 通知下选择电子邮件通知
- 点击左侧边栏的电子邮件洞察。
- 启用跟踪发送给您的客户的电子邮件。
注意：
- 如果您启用电子邮件洞察，您的Zoho Books组织发送的电子邮件将被跟踪，以了解您的客户何时查看它们。
- 如果您发送的电子邮件有多个收件人，当其中任何一个人打开它时，相应的交易将被标记为已查看。
跟踪交易邮件的状态
启用电子邮件洞察后，您可以在以下位置查看通知邮件的状态：
交易列表视图
您可以在发票，预付发票和报价模块的交易列表视图中查看通知邮件的状态。状态将使用放置在列表中每个交易附近的图标来表示。以下是图标的含义：
-
: 表示该交易已通过邮件发送。 -
: 表示已打开交易的通知邮件。 -
: 表示从客户门户查看了交易。
: 表示该交易已通过邮件发送。
: 表示已打开交易的通知邮件。
: 表示从客户门户查看了交易。 
专业提示： 在视图过滤器下拉菜单中选择 客户已查看，以查看已被您的客户从客户门户和他们的电子邮件收件箱查看的交易列表。
交易详情页面
在交易详情页面，您可以在页面右上角的 评论 & 历史 下查看交易的状态。
洞察： 如果您发送的电子邮件有多个收件人，或者在抄送或密送字段中有您的用户的电子邮件地址，那么当其中任何一个人打开它时，相应的交易将被标记为已查看。
Zoho Books是如何跟踪电子邮件活动的？
Zoho Books使用网络信标（电子邮件服务提供商跟踪电子邮件的行业标准）来跟踪发送给您的客户的电子邮件。
一个小图形，大小为一个像素，嵌入在从Zoho Books发送的HTML电子邮件的底部。当收件人打开电子邮件并选择在其中显示图像时，这个微小的图像会从我们的服务器下载。这个下载使Zoho Books能够跟踪您的电子邮件何时被打开。
警告： 如果您的客户选择不显示您的电子邮件的图像，Zoho Books将无法跟踪状态。因此，在某些情况下，Zoho Books可能会显示您的电子邮件的状态为未打开，即使它已被您的客户打开。
电子邮件模板
Zoho Books的电子邮件模板让您可以创建独特的，以客户为中心的通知邮件，可以发送给您的客户。您可以创建反映您的品牌的电子邮件模板，并相应地自定义电子邮件内容。
在本节中：
创建电子邮件模板
- 转到页面右上角的 设置。
- 在 提醒 & 通知 下选择 电子邮件通知。
在 模板 部分，选择您想要创建电子邮件模板的模块。
专业提示： 您也可以 克隆 一个预建的电子邮件模板，对其进行更改，然后将其保存为新模板。
- 点击右上角的 +新建 来创建一个新模板。
- 为您正在创建的电子邮件模板输入一个模板名称。
- 为发件人、抄送和密送 字段添加或选择电子邮件地址。
- 输入电子邮件的主题。
- 根据您的需要自定义电子邮件内容。
- 如果您想将此模板作为默认模板，请标记设为默认。
- 点击保存。
- 要在模块的不同电子邮件模板中添加通用签名，请点击编辑签名按钮。
- 您还可以通过点击附加文件，在每个电子邮件模板中添加多达五个文件（每个文件最大5MB）。
- 要编辑模板，请点击显示邮件内容或模板名称。
自定义电子邮件模板
您可以个性化电子邮件模板的内容，以更好地反映您的业务和品牌。以下是操作方法：
- 转到页面右上角的设置。
- 在提醒和通知下选择电子邮件通知。
- 在模板部分，选择您想要创建电子邮件模板的模块。
- 选择现有的电子邮件模板或创建新的模板。
- 在文本框中，输入您想要发送给客户的消息。
- 使用工具箱中提供的工具格式化您的电子邮件内容。
- 要将图片插入到电子邮件模板，点击插入图片图标。
- 在弹出的窗口中，选择您是想要从桌面上传还是 添加图片URL。
- 如果您选择从桌面上传，您可以拖放图片或点击 上传添加所需的图片。
- 如果您选择添加图片URL，在图片URL下方的文本框中添加URL，然后点击 获取URL。如果URL有效，图片将被显示。
- 添加图片后，选择图片大小和图片位置。
- 提供图片的Alt文本。如果图片无法加载，将显示此内容。
- 点击保存。图片将被添加到电子邮件模板。
- 要添加超链接，选择要超链接的单词，点击创建链接图标，输入URL，然后点击添加。
- 要使您的电子邮件内容动态化，点击插入占位符并从列表中选择一个占位符。
- 点击保存应用您的更改。
将电子邮件模板与客户和供应商关联
为发送给不同客户的通知电子邮件添加个人触摸。在Zoho Books中，您可以通过为他们分配电子邮件模板来发送针对特定客户的通知电子邮件。一旦您创建了电子邮件模板，以下是您可以将它们与客户关联的方法：
- 转到左侧边栏的销售或采购，并选择客户或 供应商。
- 选择您想要关联模板的客户或供应商。
- 点击右上角的更多下拉菜单，然后选择关联模板。
- 在弹出窗口中，选择您想要与此客户/供应商关联的模板。
- 点击保存。
现在，这些模板将被设置为此客户的默认模板，并将用于所有未来的电子邮件。您可以随时更改这些模板。