付款的基本功能

让我们看一下在付款模块中可以执行的核心功能。

查看已付款项

如果你已经为你的供应商记录了付款，你可以在付款模块中查看它们。下面是如何操作：

转到采购 > 已付款项。
选择你希望查看的付款。

查看PR

记录已付款项

当为你的供应商记录付款时，你可能会遇到以下情况：

记录并拆分付款
你为供应商记录的付款可以应用于他们的未付账单。总付款金额可以全部或部分地分配给供应商的未付账单。让我们通过一个场景来更好地理解这个问题。

场景： Patricia向她的供应商Bailey支付了500元，用于两个未付账单，分别为300和450。Patricia可以将500的付款拆分为第一张账单的300（全额）和第二张账单的200（部分金额）。因此，第二张账单仍然有250的余额需要支付。

超额付款
你在任何付款中输入的总金额可以应用于供应商的不同未付账单。如果在你应用这个金额后还有任何余额，那么你可以将其保存为超额付款。让我们通过一个场景来更好地理解这个问题。

场景： Patricia向她的供应商Bailey支付了1000元。她记录了一笔付款，并只拆分了898元的金额来应用于Bailey的不同未付账单。现在，她还剩下102元（1000 - 898）。她可以将这个记录为超额付款。

你可以在Zoho Books中手动记录向供应商的付款。下面是如何操作：

转到采购 > 已付款项。
点击页面右上角的 + 新建 按钮。
输入付款详情。

记录付款

字段	描述
供应商名称	选择你要付款的供应商。
金额	输入要支付给供应商的金额。勾选全额支付框以记录向供应商的全额应付金额。
付款日期	输入你付款的日期。
付款方式	从不同的付款方式中选择，或配置你自己的付款方式。
通过支付	选择跟踪此付款的账户。

付款金额

字段	描述
全额支付	点击此处输入账单的全部应付款项。
已付金额	支付给供应商的总金额。
用于付款的金额	应用于账单的金额。
超额金额	供应商的任何超额付款，即未应用于账单的金额。

将金额在供应商的各个未付账单之间拆分。你可以全额或部分地拆分金额。
输入付款的任何备注。
添加所需的详细信息后，点击保存。

过度支付

如果您没有将全部金额应用于供应商的账单，您将剩下一些额外的金额。这个金额被称为过度支付。在保存账单时，您可以选择保存过度支付的付款。

过度支付将默认在预付费用账户下进行跟踪。要更改此账户：

转到页面右上角的设置。
在偏好设置下选择会计师。
选择在供应商预付款下跟踪的账户。

洞察：您可以从总计部分查看用于付款的金额和可用余额（过度的金额）。

专业提示：有过度支付的付款在付款已付页面的金额和未使用金额字段中将有不同的值。

导入已付款项

如果您已经有所有供应商的账单付款列表，您可以将它们以CSV、TSV或XLS格式导入到Zoho Books中。

要了解导入的格式，即导入文件中要包含的列和数据，您可以下载我们将在下面步骤中查看的样本导入文件：

转到采购 > 已付款项。
点击页面右上角的汉堡图标。
选择导入付款。

Import PR

点击上传文件下的选择文件按钮。您可以通过点击样本文件下载样本CSV文件以供参考。

洞察：文件大小不能超过1 MB。

为您的文件选择字符编码和文件分隔符。

洞察：字符编码用于将数字与字符配对。默认使用Unicode转换格式（UTF-8）编码，它支持超过8位的广泛字符范围。

洞察：字段分隔符用于分隔一行中的两个值。在导入已付款项时，默认的文件分隔符是逗号（,）。

点击下一步。

Select File

确保在映射字段页面中所有字段都正确映射。
如果您希望下次使用类似的导入格式，标记保存这些选择以便在未来的导入中使用的框。
点击下一步。

Map Fields

在预览窗口中，点击导入。

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已付款项的功能

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