文档

Zoho Books中的文档功能将帮助您整理和存储所有文档在一个地方。您可以 上传任何文档，如收据，并将它们附加到费用或账单等交易中。启用自动扫描后， 所有上传的文档将被自动扫描，可以立即创建新的交易。这些文档 也可以根据您的喜好分类到文件夹中以备将来使用。

文档功能的亮点：

• 让您的客户直接将文档邮寄到您的帐户。
• 自动扫描以从您的文档中捕获数据。
• 将扫描的文档转换为交易。
• 创建文件夹以整理文件。
• 设置文件夹级别的用户权限。

启用文档模块

要启用文档模块：

• 点击Zoho Books屏幕左侧边栏的文档。

当您第一次进入文档模块时，您将被要求启用自动扫描 选项。

一旦您在Zoho Books中启用自动扫描功能，您将很快被带到Zoho Books中的文档收件箱。

文档收件箱和自动扫描

文档收件箱是文档模块内的主文件夹。它保存了所有由您的联系人上传或通过电子邮件发送的文档。一旦文档被上传，它们将被 自动扫描，并从这些 文档中获取的数据，如日期，金额，商家名称等，将在创建新 交易时被捕获和自动填充。

当文档被自动扫描时，您将能够观察到文档的以下状态：

• 扫描进行中：文档或收据当前正在自动扫描 过程中。
• 已处理：文档或收据已被扫描并成功捕获数据 。
• 无法阅读：自动扫描失败。这可能是由于 数据不清晰，无法解释的图像，或者语言不受支持。

一旦文档被扫描，它们将根据到达时间在收件箱中列出。收件箱中的文档尚未附加到交易中，因此充当 提醒，需要您关注的待处理活动。

清理收件箱

当文档被添加到Zoho Books中的新交易或与现有交易（费用或账单）匹配，或移动到文件夹时 - 文档将自动从收件箱中清除。

一旦文档从您的收件箱中清除，您将无法检索它。如果您希望为将来的目的存储文档的副本，您可以将文件从收件箱移动到另一个文件夹。您仍然可以将文件夹中的文档关联到特定的交易。

Autoscan价格

Autoscan功能默认对所有Zoho Books用户在所有计划中都可用。一旦免费扫描用完，您将需要购买一个附加组件（每月50次自动扫描）以继续自动扫描文档。

附加组件价格：

上传和邮件发送文档

您可以通过以下任何选项将文件上传到您的Zoho Books文档：

• 从您的计算机上传或拖放单个或多个文件。
• 从您的任何云应用程序（如Evernote， Dropbox，Box，Google Drive，One Drive或Zoho Docs）上传文档或收据。
• 将文档发送到您的组织的唯一电子邮件地址。

要上传文件，您需要点击上传文件按钮。在这里，您可以选择从您的计算机选择任何文件或从您的在线应用程序上传它们。

将文件邮件发送到收件箱

Zoho Books文档模块为您的组织生成一个唯一的电子邮件地址，以便您的客户，供应商和会计师可以直接将文档发送到您的文档收件箱。您也可以直接将您从供应商那里收到的收据或账单转发到此电子邮件地址。

生成唯一电子邮件地址：

• 转到文档模块。
• 点击屏幕顶部的消息，内容为“发送您的文档 到”。

您可以选择使用现成的系统生成的电子邮件地址，也可以通过点击“选择您自己的”获取自定义电子邮件 地址。

一旦您配置了组织的唯一电子邮件地址，您或您的联系人可以将文件发送到该地址，并且它将进入您的收件箱。

自动转发银行对账单

每次从邮件中下载银行对账单并导入到Zoho Books可能会花费一些时间。Zoho Books允许您设置一个机制，而不是单独导入银行对账单， 该机制可以自动从您的电子邮件转发银行对账单。这些转发的电子邮件将在Zoho Books的文档部分的银行对账单专用文件夹中可用。

启用自动转发银行对账单

您可以通过两个简单的步骤自动转发银行对账单：

1. 在Zoho Books中启用此功能
2. 设置从您的电子邮件服务提供商自动转发对账单

在Zoho Books中启用此功能

一旦您启用自动转发银行对账单，您的电子邮件服务提供商的银行对账单将自动转发。要启用此功能：

• 通过点击右上角的文件夹图标进入文档模块。
• 在收件箱部分下选择银行对账单。
• 点击现在启用。

一旦您启用自动转发银行对账单，Zoho Books将生成一个唯一的电子邮件地址。此电子邮件地址用于从您的电子邮件服务提供商自动转发您的银行对账单到Zoho Books。

如果需要，您可以通过点击编辑来编辑电子邮件地址。如果不需要，点击复制将生成的电子邮件地址复制到剪贴板。

设置从您的电子邮件服务提供商自动转发对账单

一旦在Zoho Books中启用此功能，您就可以从您的电子邮件服务提供商（如Zoho Mail或Gmail）设置自动转发对账单。我们已经提供了将您的银行对账单自动转发到Zoho Books的一些电子邮件服务提供商的步骤。您将能够对其他提供商做同样的事情，或者参考他们的帮助部分以获取更多详细信息。

• Zoho Mail
• Gmail
• Outlook

Zoho Mail

从Zoho Mail自动转发银行对账单

• 在Zoho Books中启用自动转发银行对账单并复制生成的电子邮件地址。
• 打开Zoho Mail。
• 点击右上角的齿轮图标。
• 创建一个新的入站过滤器来过滤来自您银行的带有附件的电子邮件，并填写详细信息。

• 在操作部分下选择转发电子邮件。
• 粘贴电子邮件地址并点击保存。

Gmail

从Gmail自动转发银行对账单

• 在Zoho Books中启用自动转发银行对账单并复制生成的电子邮件地址。
• 打开Gmail并导航到设置。

• 转到转发和POP/IMAP选项卡并点击添加转发地址。

• 在弹出窗口中粘贴生成的电子邮件地址并点击下一步。
• 在打开的新标签页中点击继续。Gmail将向Zoho Books的银行对账单收件箱发送一个验证代码。
• 检查来自Gmail的PDF文件中的银行对账单收件箱并复制验证代码。
• 将代码粘贴到Gmail设置中的转发和POP/IMAP下以验证电子邮件地址。一旦电子邮件被验证，它将被添加为转发地址。
• 转到过滤器和阻止地址选项卡。
• 点击创建新过滤器并填写详细信息。
• 输入您接收银行对账单的银行的电子邮件地址。
• 标记选项有附件以仅过滤具有附件的电子邮件。
• 点击创建过滤器。
• 标记转发选项并从下拉菜单中选择转发地址，然后再次点击创建过滤器以完成设置。

Outlook

如何自动转发银行对账单从Outlook

• 在Zoho Books中启用自动转发银行对账单并复制生成的电子邮件地址。
• 打开Outlook。
• 点击右上角的齿轮图标，然后点击设置。

• 点击查看所有Outlook设置。
• 在邮件部分下选择规则标签。
• 点击+ 添加新规则并输入正确的条件。

• 确保添加一个条件为有附件，以便只有带有附件的电子邮件被自动转发。
• 在添加操作部分下选择转发到并粘贴生成的电子邮件地址。

• 点击保存。

您也将能够设置从其他电子邮件服务自动转发银行对账单。我们提供了一些供您参考：

• Yahoo Mail
• iCloud Mail
• AOL Mail

在Zoho Books中将银行对账单与您的银行关联

一旦您的银行对账单被转发/上传到您的银行部分，您将能够将其与您的银行关联。要做到这一点：

• 点击右上角的文件夹图标，进入文档模块。
• 在收件箱部分下选择银行对账单。
• 点击添加到银行。

• 如果您设置了密码，请点击此声明受密码保护复选框并输入密码。
• 选择您希望与该声明关联的银行。

• 选择PDF声明的银行。
• 同意条款和条件。
• 点击继续。

点击继续后，银行对账单将与您上面选择的银行关联。

文件夹级别权限

您可以通过邀请该人成为您组织的用户，授予受信任的个人（例如会计师、簿记员或商业伙伴）访问权限，他们可以访问文档模块。

要将新用户添加到您的组织并定义角色，请参考用户和角色的文档。

文档模块中的权限

查看文档：如果您希望用户能够查看文档模块中的所有文件，可以选择此选项。他们将可以访问整个模块。

上传文档：如果您希望您的用户能够上传和查看文件，但无法删除任何文档，可以启用此选项。

删除文档：允许您的用户在文档模块中删除和查看文件。

管理文件夹：此权限允许用户创建和管理新的/现有的文件夹。

管理文件夹

您可以在文档模块中将您的文档组织和管理到不同的文件夹中。您可以：

• 创建、重命名或删除文件夹
• 为您的组织中的各种用户分配文件夹级别的权限。

创建文件夹

只有管理员和具有"管理文件夹"权限的用户，才能创建新的文件夹。

要创建新的文件夹，请点击左侧边栏的FOLDERS旁边的+图标。

在出现的弹出窗口中，输入文件夹名称，然后点击保存。

设置用户访问的文件夹级别权限：

创建文件夹的用户可以为他希望给予文件夹访问权限的其他用户设置权限。

文件夹访问权限可以在创建新文件夹时或对现有文件夹设置：

在创建新文件夹时设置权限：

• 点击文档模块左侧面板的Folders旁边的+图标。
• 您将得到一个弹出窗口，在那里您需要为新文件夹命名。
• 接下来，您将有一个设置文件夹权限的选项。在这里，您将找到两个选项：
  • 有权访问文档的所有用户
  • 自定义：在这里，您可以添加可以查看此文件夹的用户。

将文件从收件箱移动到文件夹

如前所述，一旦您从收件箱将文件附加到交易中，文档模块将永久删除该文件。如果您想在模块中保存您的文件，或者在未来的多个新交易中使用它们，您可以简单地将它们从收件箱移动到文件夹。

将文件从收件箱移动到文件夹：

• 转到收件箱。
• 点击复选框以选择您希望移动的文件。
• 点击出现在顶部的移动到下拉菜单。
• 选择您希望将文件移动到的文件夹。

您可以使用相同的过程将文件从一个文件夹移动到另一个文件夹。

将文档附加到交易

上传的文件可以附加到您的Zoho Books账户中进行的各种交易。

您可以通过两种方式将文件附加到交易：

A. 从文档模块附加文件：

1. 选择文件，您想要附加到交易的文件，从收件箱或文件夹中选择
2. 点击出现在屏幕顶部或文档列表右侧的添加到下拉菜单。
3. 从下拉菜单中选择您希望附加文件的交易类型。

出现在下一页的交易，将有预填充的数据，如日期，商家名称，金额，这些都是从自动扫描中获取的。

4. 您可以填写剩余的数据并创建交易。

B. 从交易中附加文件：

B.1. 在现有的交易中，如报价，销售订单，发票，费用或账单等：

• 打开交易，点击它。
• 点击位于右上角的纸夹图标。
• 选择我的文档以附加文件。
• 从文档模块的文件夹或收件箱中选择 -> 选择要附加的文件 -> 点击 附加文件。

B.2. 在新的交易中：

• 创建任何新的交易。
• 点击附加文件/上传文件按钮。
• 选择从我的文档中附加。
• 从文档模块的文件夹或收件箱中选择 -> 选择要附加的文件 -> 点击 附加文件。

将文档附加到联系人

将文件附加到联系人可以让您的客户拥有从您那里收到的所有文件的记录。只有拥有客户门户访问权限的客户才能查看这些附件。

要将文件附加到联系人：

• 转到联系人模块
• 选择联系人，您想要附加文件的联系人。
• 点击位于右上角的纸夹图标。
• 选择我的文档以附加文件。
• 选择要附加的文件。
• 点击附加文件。

从客户门户查看文档

您的客户可以从他们的门户查看附加的文件，只要他们有客户门户访问权限。

在将文件附加到交易时，您需要启用在客户门户和电子邮件中显示附件选项

当以下情况时，可以启用此选项：

1. 您想要将文件附加到已创建/现有的交易。

2. 当您在创建交易时附加文件。

您也可以直接将文档附加到您的联系人。这些文档可能包括合同，资产和负债报告，产品目录等。他们可以从各自的客户门户查看这些附加的文档。

将文档附加到联系人：

• 转到联系人。
• 选择您想要附加文档的联系人。
• 点击右上角的纸夹图标以附加文件。
• 在接下来的菜单中，点击文档从您的Zoho Books文档模块中选择一个文件。
• 最后启用窗口底部的“在客户门户和电子邮件中显示附件”按钮。

客户在客户门户中可以在哪里查看文件？

在客户门户中，主屏幕将在共享文档下显示这些附加文件。

要了解更多关于设置客户门户的信息，请点击这里。

将文档与交易匹配

在创建新的交易（如费用、账单）时，文档模块将根据供应商名称、日期和金额等匹配规则建议最佳匹配。您可以查看建议的匹配项，并在创建交易时将文档附加到交易中。

让我们跟随一些例子，看看“匹配建议”对用户有何用处。

文档标签中的建议匹配：

一旦上传的文档通过自动扫描，它们就会在收件箱中列出其扫描状态。一旦您从那里选择一份文档，就会建议一系列可能的匹配项。这些建议的匹配项是已经输入到系统中的交易。

您可以简单地点击合并将文档附加到现有的交易中。

创建新的发票、费用或新的银行交易时：

每当您在Zoho Books中创建新的交易时，当您开始输入交易值（如日期、商家名称、金额等）时，将出现一系列建议的匹配文档。

如果建议的结果中有您需要的文档，只需选择旁边的复选框，直接附加它。

当您创建一个新的银行交易，比如一笔费用或一笔账单，根据您收据上的信息，会建议匹配项。还会给出一个最佳匹配案例，其中的数据匹配得最精确。您可以查看并选择其中一个建议，然后提交您的交易。

有了这个，您将在进行对账时节省额外的时间。

匹配银行对账单 - 一个未分类的交易和一份文档：

银行模块中的某些交易是未分类的，需要与相应的收据匹配。为了分类这个，您将浏览建议的文档，选择它，然后只需添加一个账户类别。

文档自动扫描将填充其余的细节，包括从收据中提取的金额、日期、供应商名称，交易就匹配了。此外，文档也会附加到该条目。

搜索文档模块

搜索

文档模块提供了搜索选项。您可以使用Zoho Books屏幕顶部中心的搜索栏搜索特定的文档。文档模块将从当前上下文中进行搜索。

例如，如果您在所有文件标签中，将从所有文件标签中搜索文件。对于收件箱、文件夹和垃圾箱也是如此。

搜索的工作方式如下：

• 输入任何单个值，如您正在寻找的文档上的文档名称、供应商名称或金额。
• 搜索结果将显示所有匹配的结果。这些将包括所有包含您在搜索栏上提到的搜索关键字的文档。
• 您可以浏览结果并选择您正在寻找的文档。

高级搜索

如果您知道一些关于您正在寻找的文档的特定信息，您可以进行高级搜索。

在这里，您将有选项输入特定的详细信息来搜索文档，如特定的供应商名称、收据金额范围等。这将从文档收件箱中获取最佳匹配结果。

 

注意：目前，高级搜索在其他视图中只有文件名字段。