企业网盘超实用功能讲解——外部共享链接

本文带来的是企业网盘超实用功能讲解——外部共享链接，并以Zoho企业网盘为例介绍从创建链接、设置权限到后续管理的完整操作方式，帮助企业团队减少反复发送附件的麻烦。

1. 什么是企业网盘外部共享链接？

外部共享链接可以理解为文件文档管理软件给指定文件或文件夹生成的一条访问入口，企业不用把客户直接加入内部团队，也可以让对方查看或者下载指定内容，因此特别适合企业和外部人员之间进行资料传递。

与传统邮件附件相比，外部共享链接最大的区别是文件始终保留在企业自己的网盘中，而企业发送出去的只是一个访问入口，这样后续如果需要调整密码、有效期或者下载权限，可以直接管理原来的链接，而不用重新上传文件。

常见的企业使用方式主要包括：

• 向海外客户发送产品目录、报价单、设计稿或者合同资料。
• 向供应商提供生产文件，同时限制对方访问其他内部资料。
• 向合作伙伴发送项目文件，并根据项目周期设置访问时间。

2. Zoho网盘如何创建外部共享链接？

Zoho网盘的外部共享链接功能主要用于与企业之外的客户、供应商和其他第三方共享文件或文件夹，并且可以在创建链接时设置密码、有效期、下载权限以及是否收集访问者信息等选项。

2.1 第一步：选择需要共享的文件

登录Zoho网盘后，找到准备共享的文件或者文件夹，可以直接点击顶部的“共享”，也可以右键选择“共享 > 新建外部共享链接”，然后进入外部共享链接的设置页面。

这里建议先确认文件版本，因为客户拿到链接以后看到的是企业当前准备对外提供的内容，如果内部仍在修改，就应该先把最终版本整理好再创建链接。

2.2 第二步：设置访问方式和安全条件

创建外部共享链接时，可以先填写链接名称，再选择外部用户的访问级别，然后根据文件的重要程度决定是否开启密码保护、设置失效时间、允许下载或者要求访问者填写姓名、邮箱、电话等信息。

企业管理员还可以在管理控制台统一设置外部共享规则，例如强制外部链接必须使用密码，也可以设定默认失效时间。

2.3 第三步：创建并发送链接

完成设置后点击“创建”，系统会生成对应的外部共享链接，之后可以复制链接发送给客户，也可以直接通过邮件发送链接。

对于外贸企业来说，可以把产品资料链接直接放进客户邮件；对于设计团队，则可以把项目链接发给客户负责人，这样客户不需要进入企业内部文件空间，也能访问指定文件。

3. 外部共享链接有哪些实用用法？

企业真正使用外部共享链接时，可以根据资料的重要程度决定不同的访问规则，为重要文件添加密码和有效期。

Zoho企业网盘功能允许同一个文件或文件夹创建多个外部共享链接，并为不同链接设置不同的安全条件，因此企业可以针对不同客户建立不同的访问入口，而不需要复制多份文件。

3.1 外贸企业：一个链接发给海外客户

外贸业务中最常见的场景，是客户需要产品目录、设计方案、报价文件或者合同附件，如果每次都通过邮件发送附件，不仅占用邮箱空间，而且文件更新后还需要重新发送。

使用Zoho网盘外部共享链接后，业务人员只需要把指定文件生成链接，再发送给海外客户即可，客户通过链接访问企业提供的资料，而企业仍然可以继续管理原始文件。引申：一文解读企业网盘的文档审批功能

3.2 设计团队：避免客户接触内部文件

设计公司通常会同时管理初稿、修改稿、最终版和内部参考资料，因此不适合直接把整个项目文件夹全部开放给客户。

Zoho网盘可以让企业针对特定文件创建外部链接，并根据实际情况设置查看或下载权限，这样客户拿到的是需要确认的设计文件，而不是整个项目空间。对于长期合作的外部人员，还可以考虑将其作为客户用户加入团队，并给予受控的角色和权限。

3.3 项目结束后：及时关闭访问权限

外部共享链接还有一个容易被忽略的用途，就是项目结束后的权限回收。

Zoho网盘支持查看外部共享链接的使用情况，也可以修改链接的设置或者删除链接，删除后外部用户将无法继续通过该链接访问文件，因此企业可以根据项目状态及时收回访问入口。

4. 外部共享链接和下载链接有什么区别？

在Zoho网盘中，外部共享链接更适合让客户访问文件或文件夹，而下载链接更强调让外部用户快速获取文件，因此企业需要根据资料用途选择合适的方式。

下载链接同样可以设置有效期和下载限制，而且企业管理员可以统一控制团队成员是否可以创建下载链接；对于需要大量向外部人员分发资料的场景，可以专门使用这种方式。

需要注意的是，外部共享链接本质上属于公开链接，也就是说拿到链接的人原则上都可以访问，因此涉及客户隐私、合同或者敏感资料时，建议配合密码和有效期使用，而不是把一个长期有效的公开链接直接发出去。

FAQ：常见问题

1. 外部共享链接需要客户注册企业网盘账号吗？

使用Zoho网盘外部共享链接时，外部用户可以直接通过收到的链接访问指定文件或文件夹，并不需要加入企业内部团队。

2. Zoho网盘外部共享链接可以设置密码吗？

可以，企业可以在创建外部共享链接时设置密码。

3. 外部共享链接可以设置失效时间吗？

可以，Zoho网盘支持给外部共享链接设置有效期。

4. 外部客户能不能直接下载文件？

可以，企业可以在创建共享链接时开启下载权限。

5. 项目结束后怎么取消客户访问？

一般建议创建外部共享链接时，提前设置好有效期和下载设置。