项目管理中如何解决跨部门沟通障碍

2021-07-27 30 阅读量 3 分钟 石头
项目管理中如何解决跨部门沟通障碍

项目管理中如何解决跨部门沟通障碍?我们都知道沟通对于项目管理的重要性,但是跨部门、跨地域、跨公司之间的沟通,由于人员之间相互不认识不熟悉,无形中为沟通添加了一道屏障。

项目管理中的沟通其实也是效率的体现,提前做好计划和安排,沟通效率也会有明显地提升。那么,跨部门沟通中,项目经理应该如何避开这些“坑”呢?

1.识别和梳理项目干系人

对于刚刚组建的项目团队,项目经理首先要做的是识别项目干系人,根据项目计划来将干系人进行分类整理,制定出一份包括姓名、部门、上级领导、工作职责等内容的清单,并要根据项目计划变更和人员调整进行实时更新。

第二步对项目干系人进行梳理。我们可以按照权利和利益的高低,借鉴四象限法对干系人进行划分:重点管理、令其满意、随时告知、最小关注。对于不同的干系人,采用不同的沟通策略,例如重点管理的需要每天定时沟通,将项目目标、进展、风险和决策内容进行共享;再比如相对边缘的干系人,可以按照每周的频率,将项目进展和风险进行告知。

2.提前规划要沟通的问题

与干系人的沟通,如果仅仅是为了联络感情,放下包袱会让沟通效果更好。但是,提前想好要沟通的问题,不仅仅在沟通中联络了感情,还能推进项目进展。这些问题包括:你希望对方帮你做什么事?你认为他会要求你做什么?如果对方不同意,是否有备选方案?如果双方没有达成共识,会带来什么后果?

3.主动倾听,注重沟通方法

先学会倾听,然后再发表意见。人与人之间的沟通方法非常重要,错误的沟通方式甚至会对项目带来毁灭性地打击。

作为项目经理,首先要主动沟通,尤其是在项目前期,花80%的时间去跟干系人沟通,聆听他们对现状的评价和发现的问题,并进行提炼和汇总,在项目后期所投入的精力就会相对变少。

其次要诚信沟通,既然大家是为了同一个项目,能最快的信任对方,与对方合作才能更好的完成项目。工作过程中最忌欺骗、隐瞒事实,这样会破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任,会加重彼此的防御心,沟通上就会有所保留,甚至隐藏一些重要的信息。

最后要确保沟通信息无误,在进行跨部门沟通时,项目经理务必向项目内成员传达清楚最新进度和信息。有时候,跨部门会议会决定很多事,而这些事必须由不同的成员去执行,所以保证信息传达准确无误,才不会让好不容易达成的共识打折扣。

4.借助工具让沟通效果更好

项目经理作为串联整个项目的“灵魂人物”,从上到下、从里到外,将大多数的时间都放在了沟通上。实际上,运用项目管理工具可以大大提升沟通效率,在确保项目进度的前提下,让各部门之间的沟通都更加顺畅。

例如Zoho Projects项目管理工具,它可以让所有项目干系人、所有参与项目的部门和团队成员,都在一个平台上处理各项任务。多人在线协作、文档共享、进度查看、资源利用都能一目了然,从根本上节约了大量沟通成本,提高效率。

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