使用任务

在 Zoho Mail 中使用任务

邮箱中内置的“Zoho 任务”应用程序是跟踪任务并加以管理的有效方法。此应用程序中的任务可以在个人级别使用,也可以成组使用。 

添加任务

添加新任务

  1. 登录至Zoho Mail 企业邮箱
  2. 导航至“Zoho 任务”应用程序。 
  3. 点击新建任务 按钮。
  4. 此时会弹出“添加任务”窗口。
  5. 输入必需的任务详情并点击保存

另外,也可以从收件箱窗口添加任务。点击写信图标旁的下拉列表,从列表中选择创建任务,并输入详情。 

使用“智能创建”菜单添加任务

  1. 登录至 zoho.com.cn/mail。
  2. 选择要添加为任务的文本部分。
  3. “智能创建”菜单弹出。
  4. 点击创建任务图标。
  5. 选择的部分将添加为任务描述。
  6. 根据需要提供合适的任务标题并添加其他定制项。
  7. 点击保存

从“邮件视图”窗格添加任务

  1. 登录至 zoho.com.cn/mail。
  2. 当查看任何邮件时,在窗口右上角点击更多操作图标。
  3. 从下拉框内,选择添加到,然后选择任务
  4. 该邮件的主题会添加为任务标题,而内容会添加为描述。
  5. 输入其他所需详情并点击保存

从“邮件列表”窗格添加任务

  1. 登录至 zoho.com.cn/mail。
  2. 右键点击任何要添加为任务的邮件。
  3. 选择列表内的 创建任务 从 
  4. 邮件的主题会添加为任务。 
  5. 邮件的内容会添加为描述。
  6. 输入其他详情(如果有),然后点击保存

通过使用“任务”应用中的打开链接的邮件选项,您可查看从中创建任务的邮件。

根据邮件创建群组任务时,您还可以与该群组共享关联的对话。可以在该群组的“消息流”页面中查看该任务,也可以查看关联的邮件(如果已共享该邮件)。

创建新项目

项目是可以在每个群组的任务下创建的子类别,用于使特定任务可以作为项目的一部分来分配。 

要在您所属的群组下创建新项目,请完成下列步骤:

  1. 登录至 zoho.com.cn/mail。
  2. 从左侧菜单窗格导航至“任务”应用程序。
  3. 此时将会列出您所属的群组。 
  4. 右键点击要将项目添加到的群组。
  5. 选择列表内的 创建项目 
  6. 为该项目输入相关的名称,然后按 回车 键。
  7. 该项目随即在相关的群组下创建。

通过展开群组名称左侧的三角形,可以查看添加到该群组的项目。要将某个任务分配给特定项目,请在“添加任务”窗口中选择项目名称。 

任务协作

Zoho Mail 允许您通过对特定任务进行评论来加以讨论,获取群组成员的意见,并继续操作。

您也可以标记并非隶属于该群组的成员或邀请成员,以促进群组成员之间的交流与沟通。 

添加受邀者的步骤:

  1. 点击  图标以查看/添加受邀者
  2. “受邀者”窗口随即显示在屏幕上。
  3. 输入机构成员的名称,并从列表中选择相应的选项。
  4. 输入的机构成员将添加到受邀者列表中。

如果对特定群组启用了消息流,那么在该群组下添加的任务将直接与相关的消息流群组同步。在这里也可以讨论任务进度。

​​任务视图

“Zoho 任务”提供了 6 个不同的视图,使您能够轻松查看相关类别下的任务以及提早进行规划。

  • 由我创建 
  • 今日任务
  • 延迟的任务 
  • 即将开始的任务 
  • 本周任务 
  • 本月任务 

标记任务

标记有助于更好地组织任务,以及稍后更容易识别任务。Zoho Mail 允许您创建任务以及对每个任务添加一个或多个标签。每个标签还可以与特定的颜色关联。 

标记任务的步骤:

  1. 点击要添加标签的任务。
  2. 点击窗口右上角的标签图标。
  3. 选择您想要添加的标记。
  4. 选择的标签随即添加到该任务。
  5. 如果您想添加新标签,请输入要指定的名称,然后点击“创建”。
  6. 新标签随即创建并添加到该任务。 

将标签添加到群组任务后,这些标签就供添加该任务的成员专用,而不会在所有群组成员之间反映。

任务优先级

根据情况的紧急程度划分任务优先级至关重要。“Zoho 任务”允许您对每个任务指定优先级,用作提醒,指出哪些任务需要立即加以注意。 

指定优先级的步骤:

  1. 点击创建任务按钮。
  2. 输入任务详情之后,请将鼠标指针悬停在“添加任务”窗口右上角。 
  3. 点击优先级图标。
  4. 选择列表内的高、中或者低优先级
  5. 点击保存

要更改现有任务的优先级或者对其指定优先级,请点击相关任务,将鼠标指针悬停在任务预览窗口右侧,点击优先级图标,并从列表中选择选项。

过滤条件

“过滤条件”选项允许您按状态和优先级来查看任务。任务可以根据它们是正在进行还是已完成进行过滤,并且还可以根据指定给任务的优先级进行过滤。 

要根据特定条件来过滤任务,请点击屏幕左侧的“过滤”图标,并选择相关类别。(任务过滤器)

打印任务

您可从“任务”应用中打印 Zoho Mail 账户的任何首选任务列表。请打开相关任务列表,并点击打印图标。使用同一图标可以选择性地打印任务。请通过点击任务旁边的复选框选中要打印的任务,然后点击打印图标。 

使用此选项也可以明确地打印根据任务状态或优先级进行过滤的任务列表。

导入和导出任务 

导入任务 

要导入的任务文件必须为 .ics 或 .csv 格式。 

要将任务导入到“Zoho 任务”中,请完成下列步骤:

  1. 点击页面左上角的 图标
  2. 从列表内选择 导入 
  3. 浏览并选择包含所有任务的 .ics 或 .csv 文件
  4. 根据该文件的大小,系统会计划并完成导入。 
  5. 导入完成后,邮件通知将会发送到您的收件箱中。
  6. 然后,您可以看到任务已填充到“任务”应用程序中。

导出任务

  1. 选中要导出的任务的复选框
  2. 点击屏幕左上角的 图标 
  3. 选择导出
  4. 现在将会计划所选任务的导出 
  5. 导出完成后,邮件通知将会发送到您的收件箱中。
  6. 该邮件还会包含用于下载所导出任务的链接。
  7. 该文件将以 .csv 格式导出。

还是没有找到您要寻找的内容?

写信给我们:support@zohocorp.com.cn