Zoho Mail 为您提供了配置外出邮件的选项，以便在您外出时自动回复传入的电子邮件。  当您因出差/休假而暂时离开时，外出自动回复程序会帮助您通知发件人您暂时不在，或告知他们您不在时的备用联系人信息。您可以选择自动回复的对象，包括“所有人”、“我的联系人”或“非联系人”。自动回复时间间隔可帮助您控制向同一发件人发送自动回复的频率。

配置外出邮件的操作步骤

1. 登录 Zoho Mail
2. 单击设置图标。
3. 转到外出
4. 单击添加外出邮件。
   ​
5. 从选择帐户部分，选择要为其配置外出邮件的帐户。如果要为所有帐户配置相同的回复，请选中应用于所有帐户选项。 
6. 在启用外出菜单中，选择其中一个选项， 
   • 如果要仅向联系人列表中的发件人发送外出邮件，请选择联系人。
   • 相反，如果您只想向不在您的联系人列表中的发件人发送外出邮件，请选择非联系人。
   • 如果要向所有发件人发送外出邮件，请选择所有人。 
7. 输入要配置外出邮件的时间段的开始/结束日期和时间。
8. 默认情况下，系统会在全天内发送外出邮件。在时间间隔选项中，选择要发出外出邮件的时间。您以后也可以将此值重置为默认选项。
9. 指定自动发送的电子邮件的主题。
10. 通常，不会设置自动回复时间间隔。这意味着在整个外出期间内只会发送一次回复。
11. 您可以启用自动回复时间间隔复选框进行编辑。启用后，该时间间隔将默认设置为 7 天。您也可以根据需要编辑并设置此时间间隔。
12. 输入要在外出时作为回复发送的电子邮件内容。
13. 单击保存。 

在配置外出邮件时，默认情况下会启用在“日历”中标记为忙碌选项。您可以取消选中对应的复选框来取消该设置。 

如果您希望通过单击来更改日期或内容，可以编辑外出邮件。如果要删除它，请单击删除图标。​​

默认情况下，所有外出邮件都将保存在“已发送”文件夹中。您可以通过关闭右上角的开关来更改此设置，并且不将这些邮件保存到“已发送”文件夹中。

 自动回复时间间隔

您可以通过发送时间间隔/自动回复时间间隔控制发送自动电子邮件的频率。自动回复时间间隔是指前后两次自动回复同一电子邮件地址时间隔的最小天数。
假设您在某一天收到同一发件人发送的 10 封电子邮件，那么系统当天可能会向其邮箱发送 10 封自动回复的外出邮件。假设您将自动回复时间间隔指定为 2 天，则该特定电子邮件地址将每 2 天收到一封您的外出邮件。系统不会为来自同一发件人的每一封电子邮件都发送外出邮件。

插入签名

您也可以在外出邮件中插入签名，以突显邮件的专业性。如果设置了多封邮件，则可以根据需要为每封邮件添加不同的签名。

插入签名的操作步骤

1. 配置完邮件后，单击编辑器工具栏中的签名图标。
2. 随即将出现插入签名窗口，其中包含预配置的签名。选择要插入的签名。所选的签名将添加到编辑器区域。要创建或添加签名，请参阅此页面
3. 单击保存。
   ​

外发过滤器

Zoho Mail 中的外发过滤器允许您组织传出的电子邮件。它还将帮助您自动对传出的电子邮件执行某些操作。

创建新过滤器

1. 登录Zoho Mail
2. 单击设置图标。
3. 转至过滤器
4. 如果您配置了多个电子邮件帐户，请选择所需的帐户。
5. 打开外发电子邮件过滤器选项卡。单击新建过滤器。
   
6. 屏幕上将弹出创建过滤器对话框。您必须在此对话框中填写“名称”、“过滤条件”和“操作”。
   
7. 为过滤器指定一个名称，以标识过滤器。
8. 选择要如何运行过滤器操作。
   • 当任何条件匹配时（基于逻辑“或”的过滤器）- 即使只有其中一个条件匹配，也会执行这些操作。
   • 当所有条件匹配（基于逻辑“与”的过滤器）- 仅在全部指定条件均匹配时，才会执行这些操作。
   • 对于所有传入邮件 - 为所有传入邮件执行这些操作，无论条件是否匹配。
9. 为条件类型选择必需的参数，然后为特定参数提供条件。 
10. 选择匹配的模式，以连接您提供的条件。可用选项因所选参数而异。 
    1. 例如：对于参数“发件人”，模式可以是“包含”、“开头为”、“结尾为”等。 
    2. 对于参数“优先级”，匹配模式为“等于”、“高于”和“低于”
11. 添加必要条件后，选择要为顾虑器设置的操作。
12. 对于“移至文件夹”、“标记为”和“添加标签”操作，请从操作字段的下拉菜单中选择合适的文件夹、标签或标记。
13. 选择停止处理其他过滤器以停止执行其他过滤器。
14. 单击保存以保存您的过滤器首选项。

条件和操作

条件

创建的过滤器将应用于在条件类型范围内、符合您提供的条件的所有电子邮件。出站过滤器的可用条件和操作参数如下：

操作

以下是将对符合过滤条件的电子邮件执行的操作：

• 移至文件夹 - 您可以选择一个文件夹，然后将电子邮件移动到该文件夹。您也可以输入新的文件夹名称，然后单击创建以创建新文件夹。
• 标记为 - 选定的标志（信息/重要/后续）将应用于电子邮件。
• 添加标签 - 您选择的标签将应用于电子邮件。
• 自动抄送 - 发送电子邮件时，您提供的联系人将自动添加到抄送字段中。
• 自动密件抄送 - 发送电子邮件时，您提供的联系人将自动添加到“密件抄送”字段中。

• 添加签名 - 所选签名将添加到符合条件的电子邮件中。

  注意：

  配置添加签名过滤器时，需要遵循以下规则：

  • 符合过滤条件的电子邮件内容在发送之前不应包含签名。
  • 创建过滤器时选择的签名不应与任何电子邮件地址相关联。
• 要求回执 - 您可以为电子邮件选择要求已读回执或不要求选项。
• 更改优先级 - 您可以为电子邮件选择高、中或低优先级。
• 不要将附件添加到附件查看器 - 这些特定电子邮件中的附件不会添加到我们的附件查看器中。
• 自定义函数- 使用可用参数通过 Zoho Creator 使用 Deluge 脚本自定义过滤操作和条件。了解详情

Zoho Projects 集成

如果您使用 Zoho Projects 来管理项目，则在 Zoho Mail 中，您可以在各个门户下跨门户查看所有任务。此集成可进一步帮助将收到的电子邮件与项目任务直接关联，或将其创建为项目 Bug 进行跟踪。Zoho Mail 中的任务应用为您提供了个人任务和项目任务的综合视图，使您能够更好地排定优先级和制定计划。

您还可以从邮箱本身的 Zoho Projects 菜单中创建、更新或删除任务。您可以将电子邮件作为任务直接与项目门户关联，或在 Zoho Projects 中提交 Bug。

将电子邮件添加为 Zoho Projects 任务/Bug：

您可以将电子邮件作为 Zoho Projects 任务/Bug直接添加到项目中。在将电子邮件与 Zoho Projects 关联时，将自动启用 Zoho Projects 集成。您也可以直接从集成设置中启用它。

将任务添加到项目门户的操作步骤：

1. 打开要查看的电子邮件。
2. 从更多操作下拉列表中，选择添加到，然后选择项目（作为任务/Bug）。
   
3. 在顶部菜单栏中选择任务或 Bug 
   
4. 电子邮件的主题将添加为“任务/Bug”标题，电子邮件内容将添加为描述。
5. 从列出的选项中选择一个项目，并根据需要编辑其他首选项。 
6. 默认情况下，附件作为原始电子邮件的一部分也将添加到任务/Bug 中。您可以删除不需要的附件。
7. 单击保存 

默认情况下，“集成”设置中会禁用 Zoho Projects 菜单。您仍可以将电子邮件作为任务添加到 Zoho Project 门户中，这样做将自动启用 Zoho Projects。进一步手动禁用 Zoho Projects 时，添加到项目（作为任务/Bug）选项将不可用。

已添加为项目任务的电子邮件将显示在邮件列表中的邮件左侧。您可以单击此标记查看列表中的任务详细信息。

除此之外，您还可以在电子邮件阅读窗格中查看相关联的项目任务/Bug 的详细信息。右下角的标签将指明电子邮件是添加为“任务”还是“Bug”。

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从“Zoho Projects”部分下的任务应用中，您可以查看您从电子邮件添加的或直接添加到 Projects 中的任务。 

启用 Zoho Projects 集成：

当您向项目任务添加电子邮件或启用 Zoho Projects 集成时，Zoho Projects 中选定的默认门户将关联到 Zoho Mail 中。您可以从“项目集成”设置中选择任何默认门户。 

1. 登录 Zoho Mail
2. 转到设置
3. 导航至集成。
4. 打开 Zoho Projects 旁边的开关按钮。
   ​
5. 在启用 Projects 集成时，您可以从“Zoho Projects”选项的门户名称下拉列表中选择您的默认门户。
6. 每当您向 Zoho Projects 任务添加电子邮件时，它都会添加到所选门户中。 

从任务应用中查看/访问 Zoho Projects 任务：

1. 登录 Zoho Mail
2. 单击左侧应用栏中的任务图标。
3. 在任务应用中，找到“标签”下的 Zoho Projects 部分。
   
4. 此处将列出您参与的项目对应的项目门户。 
5. 选择任何门户以查看该门户下关联的任务。 
6. 在“视图”选项中，您可以根据单个项目进一步筛选任务。 
7. 单击视图选项选择所需的项目。 
8. 屏幕上将列出该项目下的任务。
9. 选择特定任务，以在预览窗格中查看该任务的详细信息。 
   
10. 如果您对任务或任务状态进行了任何更改，这些更改将直接更新到 Zoho Projects 中。

将任务添加到 Zoho Projects：

您还可以在 Zoho Projects 中已创建的任何项目下直接创建任务。

1. 登录 Zoho Mail
2. 单击左侧应用栏中的任务图标。  （或者，单击此处在新选项卡中启动任务应用。）
3. 在任务应用中，找到“标签”下的“Zoho Projects”部分。
4. 此处将列出您参与的项目对应的项目门户。 
5. 选择任何门户以查看该门户下关联的任务。 
6. 在“视图”选项中，您可以根据单个项目进一步筛选任务。 
7. 单击视图选项选择所需的项目。
8. 单击左侧菜单栏顶部的创建按钮。
9. 提供任务标题，并从列出的选项中选择任务列表。
10. 提供要添加的任务的相应详细信息。 
11. 单击保存以将该任务创建到选定项目下。 

由于为该门户设置的用户首选项，您可能无法编辑/设置相应任务的首选项。

问题排查

无项目门户

如果您是新注册的用户，但未加入 Zoho Projects，则在尝试将电子邮件添加为任务/Bug 时，系统会通知您不存在与您的帐户相关联的项目门户。 

要执行的操作：

1. 单击弹出错误消息窗口中提供的 Zoho Projects 链接。
2. 在随后显示的“项目门户”页面上，输入所需的门户名称。
3. 单击创建门户以添加该门户。
4. 进入 Zoho Mail 界面并将电子邮件添加为项目任务/Bug。

相关电子邮件将作为任务/Bug 添加到新创建的门户中。

默认门户

如果您已经在 Zoho Projects 中选择了默认门户，或者您仅加入了一个 Zoho Projects 门户，则该门店将设置为 Zoho Projects 集成中的默认门户。所选电子邮件将作为任务/Bug 添加到该门户中。

如果您加入了多个 Zoho Projects 门户，系统将要求您选择其中一个门户作为您的默认门户。

要执行的操作：

1. 单击弹出错误消息窗口中提供的设置链接。
2. 打开 Zoho Projects 旁边的开关按钮。
3. 单击门户名称选项旁边的下拉菜单。
4. 选择任意一个项目门户作为默认门户。
5. 进入 Zoho Mail 界面并将电子邮件添加为项目任务/Bug。

该电子邮件将作为任务/Bug 添加到所选门户中。

快速操作

快速操作的用途

通过 Zoho Mail 中的快速操作功能，您可以对电子邮件执行一键式跟进操作。这些操作旨在让您更轻松地从邮箱中与其他应用进行交互。 

快速操作的用途很多，例如回复活动邀请、发布评级和评论、回复确认电子邮件、查看订单和预订机票等等。 

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有些操作必须重定向到第三方应用才能完成，而有些操作（例如服务评级）在您的邮箱内即可完成。Zoho 邮箱目前支持几种相关的操作。 

快速操作示例

下面的部分列出了一些最常见的快速操作及其功能。 

确认操作 - 确认订阅

大多数情况下，当您在新网站或应用中进行注册时，系统会要求您确认电子邮件地址。使用确认订阅操作图标，无需离开邮箱也能确认您的注册请求。 

要详细了解如何嵌入此快速操作的架构，请单击此处。

保存操作 - 保存优惠信息

如果您随电子邮件一起发送了优惠券或优惠信息，并且用户可能会保存优惠券以便将来使用，则可以在列表中嵌入保存操作按钮。此操作只能在电子邮件列表中使用一次。

要详细了解如何嵌入此快速操作的架构，请单击此处。

跟踪操作 - 跟踪在线购买交易

我们可能会通过电子邮件发送在线购物平台上的最新购买交易信息。当您收到有关商品派送的电子邮件时，可能会想要查看包裹的当前位置。在这种情况下，您可以使用电子邮件列表中的相关电子邮件内提供的跟踪包裹选项。此选项会将您重定向到相应的第三方网站，以便查看详细信息。

要详细了解如何嵌入此快速操作的架构，请单击此处。

查看操作 - 对话详细信息

来自社交媒体网站或您的 Zoho Connect 帐户的评论或活动都可能会触发系统向您的帐户发送电子邮件通知。您可以单击这些电子邮件中的查看对话快速操作按钮，Zoho Mail 会将您直接转至您要查看其活动的对话。

要详细了解如何嵌入此快速操作的架构，请单击此处。

评级和评论

有时，您可能会收到曾用餐的餐厅、度假时入住的酒店或预订旅行行程的旅行社发来的电子邮件。他们可能会邀请您对其服务进行评论和评级。

您可以利用电子邮件列表中显示的评论和请给我们评级快速操作来快速撰写评论并提供评级。 

请给我们评级快速操作仅要求提供数字评级。

要详细了解如何嵌入“请给我们评级”快速操作的架构，请单击此处。

评论快速操作要求用户提供数字评级和简短评价。

要详细了解如何嵌入“评论”快速操作的架构，请单击此处。

您可以在邮箱中执行这些操作，无需重定向到任何其他平台。请在显示的文本框中输入您的评论，然后单击提交。

RSVP - 回复活动邀请

您可以使用 RSVP 操作图标回复收到的活动邀请。为此，请单击此图标并根据您的兴趣直接回复邀请。单击此图标时弹出的卡片将显示活动日期、时间、地点和邀请人。 

要详细了解如何嵌入此快速操作的架构，请单击此处。

如果活动已过期（活动的日期已过），该图标将变为活动已过期，您将无法再对其进行回复。

电子邮件片段

在业务场景中，可能会有一些电子邮件包含需要突出显示给用户的信息。这部分信息可通过以特定格式解析电子邮件的相关部分来确定。 

例如，在机票确认电子邮件中，电子邮件中应包含的重要信息有航班号、起飞日期和时间、登机地点和目的地地点等。用户在电子邮件列表中就能轻松查看这些片段，而不必打开电子邮件来查看航班详细信息。 

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机票确认

预订行程时，电子邮件中的重要详细信息（如登机机场和目的地机场、确认码、旅行日期等）将以卡片格式显示给用户。

订单确认

当您在电子商务网站上下达订单后，有关订单的详细信息（如购买的商品、结算金额、订单状态等）都会呈现在电子邮件预览窗格中。您可以单击查看订单按钮，随后将转到相应的网站。该网站上将提供您所下达的订单的详细信息。

包裹跟踪

当网站为订单发货后，您会收到有关发货状态的信息，以及提供服务的快递公司的详细信息。在将相应的脚本嵌入到电子邮件中之后，系统将会解析此类重要信息并显示给用户。您单击跟踪订单按钮后，即可查看订单的发货状态。

要突出显示电子邮件的特定部分，您必须在电子邮件的 HTML 内容中嵌入 JSON-LD 或微数据脚本。此脚本可能与机票或活动预订、订单确认等场景相关。

要详细了解如何在电子邮件列表中突出显示这些片段，请查阅此帮助页面。 

撤回已发送的电子邮件

Zoho Mail 支持“撤回”已发送的电子邮件，即使电子邮件已经发送也可撤回。但是，“撤回”选项仅在特定情况和条件下有效。 

有了 Zoho Mail 中的“撤回”选项，即使电子邮件已经发送，您也可以撤回。 

撤回电子邮件的具体步骤

1. 登录到 Zoho Mail
2. 导航至已发送文件夹。
3. 单击邮件递送状态 (MDS) 图标。
   
4. 在“邮件递送”弹出窗口中，单击撤回此电子邮件按钮。
   
5. 此时将出现一个确认弹出窗口。单击继续。

您将收到一条基于撤回是否成功的回复消息。如果撤回成功，收件人将收到一封电子邮件，表明已撤回了包含上述详情的电子邮件。撤回电子邮件后，系统将附上一个“已撤回”标记以供参考。

不同“撤回”类型的回复

如果您尝试撤回内含多个收件人的电子邮件，您将收到以下回复之一：

	全部撤回成功	该电子邮件已从所有收件人的收件箱中撤回。
	部分撤回成功	该电子邮件已从部分收件人（并非所有收件人）的收件箱中撤回。
	全部撤回失败	无法从任何收件人的收件箱中撤回该电子邮件。

上述回复仅为贵机构的收件人表明电子邮件撤回状态。例如，假设您向三个用户发送了一封电子邮件，其中两个为机构内部用户，另一个是机构外部用户。您收到的所有撤回状态将仅指从贵机构内的两个用户处撤回电子邮件的状态。

功能可用性 

撤回电子邮件功能仅适用于我们的付费机构帐户用户。

升级到付费版本后，免费机构帐户用户也可以使用此功能。“升级”选项位于“撤回电子邮件”按钮旁。

撤回电子邮件功能不适用于个人帐户用户。