邮件共享

邮件共享

邮件共享使您无需多次转发和回复,即可轻松管理使用评论围绕邮件进行的讨论。在邮件中与同事共享信息并获得他们对其的意见/反馈/建议,这是一种简洁的方式。

邮件共享

企业邮箱邮件共享便于与团队成员和同事围绕邮件轻松协作。

通常,我们会收到来自客户或其他业务联系人的邮件,并需要将该邮件发送给同一团队或机构中的一群人,就其进行辩论和讨论,然后才能向该人员发送明确回复。这种邮件会不断地被转发和回复,从而使得邮件的原始上下文被淹没。有时,它会导致不必要地延迟数日、数周或甚至数年。还会产生很多的混乱,并因此我们可能错失由其他人在某封邮件中共享的一些重要信息。

邮件共享功能确保讨论上下文始终以邮件为中心。协作者通过评论共享其反馈,这在回复中提供了清晰上下文,并确保回复中没有不需要的延迟或不确定性。

 邮件共享如何工作

您接收或发送的每封邮件都可与机构中的任何人共享。您需要在邮件中 @提及相关人员,而不是将邮件转发给他们。可以将邮件与个别用户或甚至启用了消息流的群组共享。这些用户或群组成员将收到关于所共享邮件的通知。他们将能够查看邮件对话并将反馈作为评论添加。

  • 共享邮件时,整个对话都将与所选用户共享。
  • 即使您从“搜索”视图共享(在“搜索”视图中邮件列示为单独的邮件),也会将整个对话与所选用户共享。
  • 邮件的原始发件人或其他收件人不会收到关于您的评论或共享邮件的通知,除非将他们包括在评论中。 
  • 提供邮件给其他用户共享时,为了安全起见,该用户将无法邀请新用户查看邮件。
  • 您可以点击查看所有共享链接来查看属于共享邮件和相关讨论的成员的列表。

邮件共享的优点:

  • 原始邮件内容不可篡改或改变。
  • 邮件线程更干净,因为避免了由于转发而形成的不需要的垃圾线程。
  • 同一对话可共享给新的人员,而不必转发多封邮件。
  • 即使是受邀加入线程的新人员也可以很容易理解讨论和信息流。

允许/拒绝受邀者

共享邮件时,默认情况下,将授予您共享邮件给其的每个人以添加受邀者的权限。您也可以禁止成员向该邮件添加受邀者。

在与机构成员共享邮件之前,请点击禁止成员添加受邀者图标。

共享邮件之后,如果您后来改变主意,也可以将您的首选项更改为允许成员添加受邀者。 

 

 - 此图标表示,只有提供邮件供人共享的人员才能添加受邀者。

 - 此图标表示,已与其共享邮件的任何人都可添加受邀者。

 消息流与邮件共享

消息流主要用于与使用状态、便签、任务和评论的一组用户协作。邮件共享是消息流的其中一项独特的功能,可帮助用户围绕邮件进行协作。
您共享邮件时,相关成员将会收到有关该共享的通知。用户可从“消息流”页面读取邮件并进行评论。

 

可以从“主页”页签的我的帖子查看您共享给其它群组或一群用户的邮件。

 在对话中使用新邮件刷新共享

共享邮件时,仅在共享时存在的邮件对话将共享给其他用户。假设同一对话已通过新邮件进行更新,那么受邀用户将无法自动查看这些邮件。
您可能想要复查这些邮件,并决定使用新邮件来刷新共享。可使用所提供的视觉差异识别那些共享的邮件和未共享的邮件。共享的邮件将具有突出显示的“共享”图标,而同一会话中未共享的邮件显示为灰色。

 

要将较新的或未共享的邮件包括到共享中,您可以点击“共享”图标,以更新现有协作者的视图。

 共享草稿

在发送邮件之前,可以共享其草稿。这简化了复审过程(即,需要先由另一个人验证内容,然后您才能点击“发送”)。其他人的输入可帮助您提供更好的事实,或者帮助您验证所提供的事实或甚至更正任何错误/输入错误。您可以通过评论针对您草稿的反馈来进行更改。

 

对于草稿中保存的每一项更改,都会通过消息流内“草稿”视图中刷新符号的外观通知被邀请者。点击“刷新”按钮可查看上一次保存的草稿版本。

您也可以使用通知所有人来明确提醒被邀请者草稿已更新。

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