电子邮件备份和恢复
电子邮件备份
电子邮件备份处理电子邮件并将其存储在安全、集中的位置，可随时检索。通过这项功能，用户能够恢复意外删除或丢失的电子邮件内容，从而帮助防止数据丢失。
备份可延长您的电子邮件的可用时间，可更快地跟踪丢失的电子邮件。
您的机构是否需要电子邮件备份
电子邮件通常包含极其宝贵的业务信息，因此确保您的企业拥有正确的解决方案来恢复其关键数据非常重要。
实施主动数据备份可以为您的企业增加额外的安全性，也让您能妥善应对意外的数据丢失情况，从而确保用户的工作效率以及机构的数据和声誉安全。由于备份电子邮件存储在一个集中的位置，因此可以缓解电子邮件丢失的风险，同时节省 IT 团队由于不得不搜索重要电子邮件而花费的时间、资金和人力。
启用电子邮件备份
Zoho Mail 提供了电子邮件备份解决方案，可确保重要的电子邮件通信不会被员工意外删除。电子邮件备份会将删除的员工邮件保留在备份门户中。管理员可以将其从备份门户恢复到员工的帐户中。
启用备份的步骤：
- 访问 https://ediscovery.zoho.com.cn 并使用您的 Zoho 管理员帐户登录
- 单击备份。
- 备份门户将对您的访问表示欢迎，并简单介绍备份功能。
- 单击启用备份按钮为您的机构启用备份。
定义默认备份策略
默认备份策略将定义机构数据应在备份门户中保留的时间段。默认值为 365 天，但机构可以根据需求定义具体的时间段（以天为单位），也可以单击永久保留。您可以在 eDiscovery 门户中定义默认备份策略。
定义默认备份策略的步骤：
- 单击“下一步”以选择默认的保留期。
- 默认情况下，保留期为 365 天。如果需要，您还可以选择永久保留。您还可以根据需要定义特定天数的备份期。
定义保留期后，可以继续定义备份规则。
注意：
启用永久保留不会删除备份电子邮件，因此随着时间的推移，存储空间会逐渐被填满。
定义备份规则
利用备份规则，您可以按需备份垃圾邮件以及删除的电子邮件。
定义默认备份规则的步骤：
- 定义保留期后，可以继续定义默认备份规则。
- 您可以决定是否将垃圾邮件以及其他已删除的电子邮件一并保留。
- 如果您希望从保留中排除垃圾邮件，请在此部分中取消选中同时备份垃圾邮件，以避免保留垃圾邮件。
- 如果您后续要更改默认备份规则，请转至设置并更改。
接下来，您需要选择应为哪些用户启用备份保留。
选择用户帐户
定义备份期限和备份规则后，您现在要选择应启用备份的用户。单击启用备份以开始为所选用户组保留已删除的电子邮件。
您可以单击选择所有用户，以便为所有用户帐户启用保留。
启用保留并定义备份策略后，从用户帐户中删除的电子邮件将根据备份期间保留在备份门户中。系统根据机构中的备份规则集保存或忽略自动从帐户中删除的垃圾邮件。
使用电子邮件备份
在您完成电子邮件备份的初始设置后，您能够访问该门户提供的所有功能，以管理贵机构的数据。此外，除了启用/禁用用户和创建新的备份策略外，您现在还可以自定义门户设置。
恢复
当电子邮件意外从用户邮箱中删除时，管理员可以使用备份存储中的恢复选项，帮助将该电子邮件恢复到用户帐户。
从备份中恢复电子邮件的步骤：
- 输入条件搜索或名称以从用户的邮箱过滤出电子邮件。
- 选择所有用户帐户或特定用户帐户，具体视情况而定。如果您选择了“特定用户帐户”，请指明用户邮箱。
- 包括垃圾邮件（如果适用）。
- 指定搜索的开始日期和结束日期，并指明搜索标准。
- 在条件查询中，提供定义自定义电子邮件保留策略时要依据的条件，从提供的粒度选项中做出适当的选择：
- 包含 - 整个电子邮件中包含文本/电子邮件地址
- 主题 - 主题包含所选字词
- 内容 - 电子邮件内容包含所选字词
- 发件人 - 发件人电子邮件地址包含所选字词
- 收件人 - 收件人电子邮件地址包含所选字词
- 抄送 - 抄送电子邮件地址包含所选字词
- 密件抄送 - 密件抄送电子邮件地址包含所选字词
- 答复 - 答复电子邮件地址包含所选字词
- 包含附件 - 仅限包含附件的电子邮件
- 附件名称 - 附件名称包含所选字词
- 附件内容 - 附件内容包含所选字词
- 仅传出电子邮件 - 仅包含传出电子邮件
- 如果您希望查看根据上述步骤对电子邮件执行操作之后的效果，请单击预览结果。
- 如果结果与您需要恢复的电子邮件相符，请单击恢复并将所有邮件恢复到邮箱。
注意：
如果启用了 eDiscovery，则在电子邮件恢复到邮箱时，将从备份中删除该电子邮件，同时在存档中保留副本。
选择导出和删除选项，以便在外部创建和维护较旧或不需要的备份文件的副本。这将创建符合搜索标准的电子邮件的 PST ZIP 文件，并从备份存储中删除电子邮件。这样做不仅可以保持备份存储干净（因为仅保留根据您的要求隔离的电子邮件），还可以释放存储容量。
“导出和删除”是一项不可撤销的操作，它将从备份中删除电子邮件，因此请谨慎使用。
恢复统计信息
所有恢复操作以及详细信息都按时间顺序列在恢复统计信息列表中。90 天及以上的恢复统计信息将自动清除。此操作的审计日志仍可在审计日志选项卡中使用。
导出
有时，管理员还可以导出所需数据，而不是将电子邮件恢复回帐户。系统将针对这些导出制定相关的计划安排，管理员可以从备份门户下载导出的文件。
审计日志
管理员在此门户中的所有操作都将记录在审计日志部分中。审计日志可以特定于门户上的特定调查，也可以通用于整个门户。
自定义备份设置
启用/禁用备份
作为管理员，您可以通过单击 eDiscovery 门户的“备份”下的设置选项卡自定义备份设置。此部分允许您为机构启用或禁用备份。如果您先前启用了备份，后来由于某些不可预见的原因想要禁用该服务，则较旧的电子邮件将根据现有保留策略予以保留。但是，一旦禁用备份，从用户邮箱中删除的电子邮件将不再保存在备份门户中。
为新用户自动启用
在备份设置下启用“为新用户自动启用”功能时，就表示从新用户帐户删除的邮件将自动存储在备份存储中。如果禁用了“为新用户自动启用”，则管理员可以在需要时在用户选项卡下手动为新用户启用备份。
备份垃圾邮件
作为管理员，您还可以进入设置选项卡，启用或禁用（如果已在初始设置阶段启用）备份垃圾邮件以及已删除电子邮件的功能。
用户帐户
用户选项卡提供了机构用户及其备份状态（启用/禁用）的整体视图，以及每个用户的存储利用率。作为管理员，您还可以手动为新加入的用户启用备份服务，或者手动为已启用该服务的用户禁用这项服务。此视图还提供了有关每个用户对其电子邮件备份所用存储量的详细信息。
注意：
备份存储包括在分配给用户的存储总量中。