自定义群组设置

自定义群组设置

在创建群组之后,可在高级设置中自定义群组配置。高级选项包括更改群组类型、更改群组成员角色、邮件审阅等等。

群组列表

您可以登录到 mailadmin.zoho.com.cn 并导航至群组部分,查看您机构中创建的所有群组的列表。或者,您也可以使用链接访问群组菜单。

您可以使用“群组”页面右上角的搜索工具栏来搜索特定群组。

如果您的Zoho Mail 企业邮箱机构已配置多个域,则您将在搜索工具栏旁边看到筛选选项。点击筛选器图标旁边的下拉菜单以查看列出的域。您可以点击任意域以查看相关群组。

群组列表选项

Zoho Mail 在“群组列表”页面提供许多选项,让对群组执行某些功能变得轻松。您可以添加新群组、导出群组详情、应用邮件策略和删除群组。

添加群组:

您可以使用添加群组选项将群组添加到机构。您可以选择群组详情和添加群组。

导出群组:

如果您需要导出群组详细信息,则可以使用群组列表页面的“导出群组”选项。您将能够在导出菜单中找到三个选项。

  1. 如果您点击导出群组选项,与您的机构关联的所有群组都将导出至 .csv 文件。
  2. 如果您已使用复选框选定某些组并点击导出群组选项,您将发现附加的导出所选群组选项。这将仅导出您已选择的群组。
  3. 如果您已按域筛选群组,然后选择导出群组选项,您将发现附加的导出所有筛选的群组选项。这将导出为所选域创建的所有群组。

应用策略:

您可以将邮件策略应用到列表中的群组。当点击此选项时,所有配置的策略将列出。您可以选择所需策略,然后将其应用至您列表中的群组。您也可以通过点击列表中的新增选项来添加新策略。

删除:

您可以使用相应的复选框选择群组,然后点击顶部菜单中的删除选项。

群组详情

群组列表页面中,您可以点击特定群组以查看群组的特定详细信息。 

Zoho Mail 群组

在此页上,您可以导航至其他高级群组设置和配置。 

群组成员

管理员或群组群主可向群组中添加成员。管理员可以在“成员”部分更改成员的详细配置信息或更改其角色。

  1. 以管理员或群组群主身份登录到 www.zoho.com.cn/mail。 
  2. 如果您是管理员,选择“控制面板 >> 群组”。
  3. 选择您要为其管理成员的群组。
  4. 选择“成员”选项卡以查看群组中的成员列表。
  5. 用于向群组中添加新成员的选项在右侧面板中提供。 
  6. Click 'Select and add users from Org' to view and select the users from a popup.
  7. 您可以点击‘从机构中选择所有成员’以将机构中的所有用户选择到群组中。我们建议您在使用此选项之前先核实是否想要所有机构成员都添加到群组中。 
  8. 您也可以提供用户的邮箱地址(用逗号分隔),以便直接通过其邮箱地址来添加用户。
  9. 当您将外部成员添加到群组时,外部成员将收到一封用于确认接受群组成员身份的邮件。  

编辑群组成员详细信息

将所有用户添加到群组之后,您可以执行更改角色、批量删除用户等操作。

更改角色:

您可以选择其中一些群组成员并分配特定的角色。

  1. 选择您想要更改其群组角色的用户。
  2. 点击更改角色下拉菜单,并选择所需的角色。 

查看:

一般而言,当您查看群组详情时,所有群组成员均会列出。

如果您想在该视图中单独查看群主或群组成员,请点击查看选项,并从列表中选择群主、成员待决邀请

导出:

您可以导出部分成员的群组详情。选择导出选项,然后选择您是想要为所有用户、成员还是为群主导出详情。相应的详情将导出至 .CSV 文件。

移除用户:

从列表中选择一组用户,然后点击移除选项以从群组中移除所选用户。

邮件审阅

当群组是审查群组或受限的机构/私人群组时,则邮件将基于权限和群组投递设置等待审阅。群组的群主或机构的管理员可以管理群组以处理等待审阅的邮件。 

突出显示的邮件可能是垃圾邮件并用垃圾邮件图标来指示。点击“发件人”栏时,邮件头文件将显示在弹出式窗口中。邮件可基于头文件来批准或拒绝。  

自定义设置 - 高级选项

群组的高级设置可用于自定义邮件交付选项、通知设置、群组类型(访问级别)选项。管理员甚至也可以在公共群组或其他群组中定义需要限制或节制的邮箱地址或域。此外,管理员也可以添加外部邮箱地址或域,它们即使在审查群组中也允许发送邮件。 

访问级别设置:

访问级别设置基于机构所需的群组类型。有些自定义选项可用于管理群组和访问级别。 

  1. 每个人 – 公共组
    • 任何人都可以给群组发送邮件。
    • 所有邮件都将交付给群组成员。 
  2. 机构成员 – 机构群组
    • 只有同一机构的成员才可以向群组发送邮件。
    • 当其他人发送邮件到此群组时,根据在“邮件审阅”部分中选择的选项,邮件可进行审阅/退回到发件人。
  3. 群组成员 - 私有群组
    • 只有群组成员才可以向群组发送邮件。
    • 当其他人发送邮件到此群组时,根据在“邮件审阅”部分中选择的选项,邮件可进行审阅/退回到发件人。 
  4. 仅群主 - 受限制群组
    • 只有群组群主才可以直接向群组发送邮件。
    • 当其他人发送邮件至此群组时,邮件将接受审阅。但是也可以从成员部分自定义个别成员/群主的权限。 

通知设置:

当邮件等待审阅时通知群主:如果已选定此选项,每当邮件等待审阅时,群组的所有群主都将收到邮件通知。群主将能够在通知部分查看邮件内容,并批准或拒绝邮件。 

当邮件被拒绝时向发件人发出通知:如果选定此选项,当群主拒绝发送至审查群组的邮件时,发件人将收到有关发送至群组的邮件被拒的通知邮件。 

当批准或拒绝一封邮件时通知群主:当一个群组有多个群主时,此选项可用于在一位群主批准或拒绝等待审阅的邮件时向其他群主发出通知。 

禁止添加或删除成员时发送邮件通知:每当用户添加到新群组或从群组中删除时会收到自动发出的邮件。如果已选择此选项,则将禁止发出关于群组成员身份的通知邮件。  

邮件交付和权限:

仅当收件人或抄送栏中有群组邮箱地址时才交付邮件:如果已选定,则在密件抄送栏中带有群组邮箱地址的邮件将需要等待审阅。只有收件人/抄送栏中有群组邮箱地址的邮件才会交付。 

允许群组成员使用群组邮箱地址作为收件人地址来发送邮件:在某些情况下,群组成员需要使用群组邮箱地址回复而不是使用他们的个人用户账户回复。这对于面向公众客户的群组(例如,支持/销售群组)和专门群组(例如,人力资源、社交媒体等)非常有用。如果选定该选项,群组邮箱地址将添加为所有群组成员的发件人地址。当回复发送给群组的邮件时,群组邮箱地址将自动设置为发件人地址。 

成员设置: 

管理员可以使用群组的自定义成员设置来覆盖成员的某些设置。 

在审批之后,选择‘接受’以允许成员向审查群组发送邮件。点击‘推迟’以让邮件保持为待审阅。 

在“以群组发送”中,选择“允许”,以便将群组邮箱地址作为成员的群组邮件别名,并将它用作发件人地址。选择“不允许”,不允许成员在“发件人地址”部分使用群组邮箱地址。 

如果是外部群组成员,失败 10 次之后它们将变为不活跃。管理员可以点击“重置”以重置失败计数并重新启用外部成员的邮件交付功能。 

垃圾邮件控制:

在群组的垃圾邮件控制中,管理员或群主可为群组添加黑名单邮箱地址/域。类似地,可为群组将某些邮箱地址设为白名单,以便让邮件可发送到这些用户的收件箱。 

一般而言,机构的黑名单/白名单优先于群组/个人黑名单/白名单。 

为群组定义黑名单/白名单的步骤:

  1. 登录到 www.zoho.com.cn/mail 并访问群组设置(从控制面板/群组主页)
  2. 选择编辑图标以更改群组设置。 
  3. 选择“垃圾邮件控制”以将一些邮件/域添加到白名单或黑名单。
  4. 在右侧的“快速添加”部分,选择“黑名单”或“白名单”。
  5. 在文本框中输入邮箱地址/域
  6. 点击“保存”

允许/拒绝列表(邮箱地址/域): 

白名单和黑名单有助于确定从特定域/邮箱地址收到的邮件是否需要分类为垃圾邮件。除了白名单/黑名单,管理员还可以将域/邮箱地址添加到接受或拒绝列表。接受和拒绝列表适用于所有类型的群组。 

接受列表:  

当群组是审查群组或私有或机构级别群组时,外部用户向群组账户发送邮件会存在一些限制。这会导致一些邮件从外部域或邮箱地址发送时需要接受审阅。但是,管理员会有一些例外情况,他们需要自动允许直接来自某些外部账户的邮件,不会因为审阅而导致出现延迟或由于退回而导致群组未收到邮件。 

在这种情况下,管理员需要将邮箱地址或域添加到‘接受’列表。 

拒绝列表: 

即使在群组是需要接收来自任何地方的邮件的公开群组情况下,管理员可能需要通过退回邮件或让某个人审阅邮件,从而限制来自某些域或邮箱地址的邮件。此类邮箱地址或域可添加到拒绝列表。  

暂存以待批准: 

当您不确定是否要拒绝来自特定域/邮箱地址的邮件时,以及不想直接将来自这些地址的邮件交付给群组时,您可以将它们添加到审阅列表并暂存它们以待批准。 

将域/邮箱地址添加到列表的步骤:

  1. 在 https://mailadmin.zoho.com.cn 登录到 Zoho Mail 控制面板
  2. 点击“群组”并选择“高级”选项卡。 
  3. Under the Accept/ Reject lists, select the 'Add Email Address' or 'Add domain'.
  4. 提供域或邮箱地址以将它添加到列表。 
  5. 您可以添加多个邮箱地址或域,只需用逗号分隔它们。
  6. 选择是将它们添加到接受/拒绝列表还是暂存以待批准列表。 
  7. 点击“添加”以完成操作。

邮件选项

在此部分,您可以指定由不同事件触发而发送给各种用户的各种自动化邮件的内容。触发邮件的各种事件为

  • 新用户添加到群组 – 订阅邮件
  • 从群组中删除用户 – 取消订阅邮件
  • 邮件被群主拒绝 – 拒绝邮件
  • 邮件被退回 – 退回邮件
  • 邮件已接收 – 确认
  • 群主队列中的邮件 – 审批邮件内容
  • 当群组成员发送邮件时,邮件发送给管理员 - 管理成员审批邮件内容
  • 当非成员发送邮件时,邮件发送给管理员 - 管理非成员审批邮件内容
  • 当邮件在队列中被标识为垃圾邮件时 - 垃圾邮件审批文本
  • 当收件人或抄送栏没有群组邮件 ID 时 - 不在收件人或抄送栏中

基于所选群组的类型,只有部分内容对该群组有效。提供自定义内容并点击“保存”以保存更改。

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn