电子邮件如何同步IT和企业工作流程

2024-03-06 46 阅读量 4 分钟 卡林
电子邮件如何同步IT和企业工作流程

随着数字化转型席卷各行业,企业邮箱电子邮件已经从单纯的通信工具演变成组织的重要组成部分。虽然我们大多数人都熟悉营销和电子邮件,但协调公司内部系统触发的消息,相对而言仍不被关注。那么,电子邮件如何同步IT和企业工作流程

电子邮件的包装 

与面向消费者的交易电子邮件(如订单确认或订阅更新)不同,运营电子邮件在企业的内部或后端运营中引起共鸣。通常,它们来自自动化工具,如在服务台系统中提出的新支持票证、CRM中潜在客户状态的转变,或ERP在库存耗尽时发出的警报。它们有多种形式,从通知、警报和提醒,到复杂的报告和关键的系统更新。

虽然“操作电子邮件”可能不是通用术语,但有些人可能会将其称为系统通知或流程警报、内部警报或平台生成的邮件等名称。然而,为了进行讨论,我们采用了“操作电子邮件”的命名法,以将其与事务电子邮件区分开来。

电子邮件通知的必要性 

如果没有操作电子邮件的通知,DevOps团队可能会在黑暗中摸索,系统立即停机可能会被忽视,导致服务长期中断。此外,计划外维护或紧急补丁部署可能会延迟,从而增加漏洞风险。这种充满沟通差距和反动措施的环境,与运营电子邮件所营造的积极、同步的环境形成了鲜明对比。

通过电子邮件,IT团队会变得反应迅速。他们可以始终如一地保持系统正常运行时间,任何故障或潜在漏洞都会立即激活实时通知,从而实现主动解决问题。

电子邮件简化了各种业务功能。在制造业生态系统中,电子邮件通知确保生产过程中的每个环节无缝连接。机器警报、库存通知和工作流程中断都能立即得到解决,以实现不间断的生产、最佳的资源利用率和及时的市场交付。

同样,在CRM中,运营电子邮件会通知团队有关领导活动的信息,以便及时采取销售行动。在ERP系统中,他们提醒团队供应链的变化,确保灵活性。对于人力资源部,他们发布政策更新和会议提醒,加强员工队伍的协调。在设施管理方面,从暖通空调问题到房间预订,他们都会发出信号,保持无缝运营。

这些电子邮件的关键作用不仅仅局限于通知;它们封装了连接不同部门的实时业务管理的本质,确保了快速决策和行动的信息流顺畅。

电子邮件接触点 

无论是在IT还是传统业务运营中,电子邮件都能提供及时的警报、提醒或更新,从而促进最佳性能和快速决策。

对于IT团队来说,这些通知可能是无缝操作和意外停机之间的区别。对于传统的业务功能,这些电子邮件可确保工作流程的平稳过渡、及时交付等。

虽然这两个领域看起来可能不同,但基本需求是相同的:清晰、及时和可操作的沟通。让我们更深入地研究这些运营电子邮件的接触点,它们跨越了IT和非IT部门:

IT接触点 

配置和集成

操作电子邮件通常由系统或应用程序检测到的事件、数据更改或特定条件的组合触发。电子邮件服务与各种工具的技术配置和集成遵循一种共同的模式,尽管具体的实施细节可能因所使用的工具或系统以及电子邮件服务提供商(ESP)而异。

API(与服务台和ESP集成)

让我们看看一家公司使用ManageEngine ServiceDesk Plus等IT服务管理工具的背景,并通过使用API集成与Zoho Mail等电子邮件服务提供商(ESP)或Mail360等电子邮件API平台来集成运营电子邮件警报的过程。

SMTP中继(APM工具和ESP之间的集成)

SMTP中继设置可确保关键性能见解从ManageEngine Site24x7等APM工具实时传输到相关利益相关者,并通过ESP的基础设施安全传输。

Webhook配置

在基于webhook的设置中,当特定事件发生时,系统会将数据推送到预定义的URL。这需要配置URL端点并指定哪些事件应该触发webhook。

第三方集成

Zapier和Zoho Flow等平台提供连接器,无需直接设置API或SMTP即可深度集成工具。设置此设置包括选择应用程序、指定触发事件和定义相应的操作。

电子邮件带来的挑战

电子邮件在优化组织运营方面发挥着关键作用,但也给实施团队带来了一些独特的挑战。这些挑战包括可扩展性和集成等技术问题,以及警报疲劳等以人为中心的问题。让我们看看这些挑战的性质、潜在影响以及可能的解决方案。

结论

电子邮件不仅仅是交流;虽然它们本质上是用来通知的,但其更大的目的是改进、精简和增强企业工作流程。对于实施团队来说,这意味着将操作电子邮件不仅视为消息,而且视为组织效率的催化剂,这是优化企业某个方面的机会。通过关注这些电子邮件的变革潜力并了解其关键作用,团队可以确保其系统达到最佳状态。

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