同意管理

Zoho CRM 中的同意管理

Zoho CRM 的同意管理设置可以帮助您征求潜在顾客和客户的同意。我们会提供一个系统,允许您定制同意表单,将其包括在电子邮件模板中,设置与同意相关的首选项,最重要的是,在跟踪同意详情方面获取帮助。

同意可以应用于“联系人”、“潜在客户”、“供应商”和自定义模块中的记录。在 Zoho CRM 中启用“GDPR 合规性设置”之后,您就可以开始标记数据处理的法律基础,并根据具体情况获取必要的同意。

首先,您标记必须获取同意才能处理数据的记录。接着,定制同意表单,并在电子邮件模板中包括其链接。此电子邮件模板可用来将电子邮件发送到您需要征求其同意的数据主体。稍后,可以针对个别记录和成批记录来跟踪同意状态。 

了解 Zoho CRM 中的同意管理

同意管理最佳实践

  • 将同意及数据处理的目的通知数据主体。
  • 如果偏离了已获同意的数据处理原始目的,那么您必须重新征求数据主体的同意。
  • 请确保让您的同意请求与任何其他条款和条件分离。
  • 在同意表单中,请勿使用预先选中的复选框或任何其他在默认情况下选中的选项。同意应该是有意的操作,数据主体通过该操作予以确认。
  • 同意请求或表单应包含详细信息,指出谁要收集同意(数据控制方),在何处处理该数据(数据处理方),以及在何处分享该数据。
  • 保持正确记录已收集到的同意。这对于证明数据主体已适当同意处理数据而言十分重要。
  • 获取同意时,请避免使用技术和法律方面的术语。确保您提供的消息简洁易懂。
  • 定期重新征求同意。

征求同意的方法

您可通过几种方法征求数据主体的同意。

  • 同意表单 - 您可以对 Zoho CRM 中提供的同意表单进行定制,以各种字段要求数据主体提供通信首选项和同意声明,等等。指向此表单的链接可以在电子邮件模板中使用,并进行发送以征求同意。
    可以从一个记录发送个别的电子邮件,或者批量发送电子邮件到一列记录。
  • 手动更新 - 通过电话或当面征得同意时,您可在记录的数据保密部分中手动更新。
  • 通过门户网站 - 有权访问 Zoho CRM 门户网站的数据主体可以从门户网站更新其同意情况。

同意管理阶段

在作为处理数据的法律基础的同意方面,共有三个阶段,您可以在 Zoho CRM 中加以跟踪。请注意,主要电子邮件地址字段用来更新电子邮件地址与您 Zoho CRM 帐户中的主要地址相同的所有类似记录中的同意状态。例如,您征得潜在客户的同意,当您转换该潜在客户时,就会以同意状态更新所创建的联系人。

  • 待定 - 尚未将同意请求发送给数据主体。
  • 等待中 - 已发送同意表单,您正在等待回复。
  • 已获取 - 您已征得数据主体的同意。
  • 无响应 - 您在“同意设置”中定义的等待期内,未收到数据主体的同意。

用于查看同意状态的仪表板。

设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 概述中,您可以查看处于每种同意状态(待定等待中已获取)的记录。您可以点击某种状态以查看记录,以及执行必要的操作,例如发送同意电子邮件给所选记录、更新数据处理基础,等等。

定义同意设置

“同意设置”可以帮助您定义两项设置:

  • 征求同意的等待期:您可定义一个时长,在此期间,必须得到数据主体对同意请求的答复。单位可以是天或月。如果在指定的时长内未征得同意,那么同意状态将标记为无响应,并自动锁定。不会处理这些记录中的数据。
  • 限制记录操作:在此等待期内,当控制方等待数据主体的响应时,您可决定要对记录执行的操作。选项包括:照常处理数据、停止数据处理、限制特定记录操作,例如发送电子邮件、拨打电话、编辑,等等。

要定义同意设置:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项
  2. 同意设置部分下,执行下列操作:
    • 等待期 - 请选择以为单位的期间。
      此等待期过后,同意状态将更新为无响应
    • 未征得同意时管理记录中的操作 - 请选择下列其中一项:
      • 照常处理数据 - 您可以继续照常处理记录。
      • 停止处理数据 - 锁定记录,不处理记录中的数据。
      • 抑制特定操作 - 请选择尚未征得同意时需要限制的操作。
  3. 点击保存

设置同意表单

同意表单可以定制,它允许控制方指出要针对哪些明确的详细信息征求同意。在该表单中,可以添加以下内容: 

  • 收集数据的目的。
  • 首选通信渠道。

要设置同意表单:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置
  2. 合规性设置页面中,点击同意表单子页签。
  3. 选择要让数据主体以何语言查看该表单。
  4. 同意门户网站下,执行下列操作,以定制该表单:
    • 添加相关文本,以说明使用其个人数据的目的,以及您要征求同意的原因。
    • 对于通信首选项,请指定简短的说明。例如:允许我们通过下列方法联系您
    • 点击相应选项(电子邮件、电话、调查)的显示/隐藏链接,以使其在表单中可见/隐藏。
      根据您的选择,针对相应的记录,将会禁用发送电子邮件、拨打电话或发送调查的选项。
    • 对于同意声明,请添加一条消息,要求数据主体提供备注(如果有)。
    • 在文本框中添加您的隐私声明
    • 指定表单中提交按钮前的任何其他文本。
  5. 点击预览以检查该表单,然后点击保存

注:

  • 在收集同意,并且数据主体仅同意通过电子邮件来接收通信,而拒绝电话方式时,在 Zoho CRM 中就会自动限制该方式。电话号码旁的拨打电话图标将会禁用。同样,假设客户 Dan 仅希望通过电话来联系,那么将禁用发送电子邮件按钮。不会通过任何渠道(例如,从列表视图中发送电子邮件、使用批量电子邮件选项,工作流程,等等)来发送电子邮件。
  • 同样,如果 Dan 不接受“调查”这一联系方式,那么电子邮件撰写器中的插入调查链接将会禁用。并且,“相关”列表下的发送调查选项不可用。从列表视图中,当您使用包含调查链接的模板来发送电子邮件时,该电子邮件不会发送给 Don。警报消息会列出不发送电子邮件的原因。
  • 门户网站用户可以从其 Zoho CRM 门户网站更新同意详细信息。门户网站用户也可以更新他们所添加的潜在客户/联系人的同意详细信息。另请参阅门户网站用户的数据隐私

在电子邮件模板中添加同意链接

为确保所收集的数据仅用于控制方所陈述的用途,并确保所收集数据的隐私与安全,Zoho CRM 提供了多个选项。可以通过两种方法来收集这些同意:

  • 您可以发送一封电子邮件,请数据主体填写同意表单及指定他们的首选项。
  • 您可通过拨打电话或任何其他方法来征得同意,并在您的 CRM 帐户中进行更新。

可以添加同意表单的链接:

  • 添加到电子邮件模板中,并用来发送电子邮件。
  • 在撰写要发送给个人的电子邮件时添加。

要在电子邮件模板中添加同意链接:

  1. 转到设置 > 定制 > 模板 > 电子邮件
  2. 点击 + 新模板
    另外,也可以将该链接添加到现有的电子邮件模板中。
  3. 从下拉列表中选择必须为哪个模块创建电子邮件模板,然后点击下一步
  4. 选择空白模板,或者从库中选择其中一个现有模板,并进行定制。
  5. 将所有的必需组件从所有组件部分拖放到模版中,并根据需要进行定制。
  6. 选中适当的文本行,并点击编辑器中的创建链接图标。
    • 添加链接弹出窗口中,选择同意表单链接
    • 从下拉列表中选择同意表单语言
    • 点击保存
  7. 对该模板进行定制,并将其保存至适当的文件夹。另请参阅电子邮件模板

要在电子邮件中添加同意链接

  1. 选择记录,以发送同意表单的链接。
  2. 记录的详细信息页面中,点击发送电子邮件
  3. 在电子邮件撰写窗口中,草拟电子邮件。
  4. 选中应该链接至该表单的单词或短语。
  5. 点击链接图标,然后选择同意表单图标。
  6. 在弹出窗口中,从下拉列表选择同意表单语言,然后点击保存
  7. 点击发送

要手动更新同意详细信息:

  1. 点击以打开您 CRM 帐户中的数据主体记录。
    该记录可以位于“潜在客户”、“联系人”、“供应商”或任何其他已启用“GDPR 合规性”的自定义模块中。
  2. 点击数据保密
  3. 同意详细信息下,数据处理基础标记为适用,并从下拉列表中选择同意
  4. 待定状态下,点击更新同意详细信息链接。
  5. 更新同意详细信息弹出窗口中,执行下列操作:
    • 选择电子邮件电话,以记录您征求同意的方式。
    • 同意日期字段中,指定您征得同意的日期。
    • 添加同意备注(如果有)。
    • 从数据主体所指定的通信首选项列表中进行选择。
    • 点击保存

查看同意请求的状态

要查看同意请求的状态:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 概述
    数据处理基础下,将会列出各种同意状态。
  2. 从下拉列表中选择模块,以检查其同意状态。
  3. 点击某种状态,以查看该类别下的记录。
    对于待定状态下的记录,您可选择记录并发送同意表单,或更新数据处理基础。

针对您的客户实现同意管理

在为您的企业实现同意管理之前,您需要了解三种类别的数据主体。

  • 无需征求其同意的客户。
  • 需要征求其同意的现有客户。
  • 需要征求其同意的新客户。

无需征求其同意的客户。

根据您的判断和业务情况,必须先过滤掉要根据除同意以外的法律基础来处理其个人数据的数据主体。操作方式如下所示:

  1. 创建过滤掉这些记录的列表视图。另请参阅管理列表视图
  2. 在列表视图中选择记录。
  3. 点击更多图标,然后点击更新数据处理基础
  4. 应用不需要或除同意以外的任何一种基础作为数据处理基础。

需要征求其同意的现有客户。

对于现有客户或 CRM 帐户中的其他数据主体,您可使用 Zoho CRM 中的同意表单征求同意。

  1. 对同意表单进行定制。
  2. 使用同意表单链接创建电子邮件模板。
  3. 创建列表视图,过滤掉要将同意电子邮件发送到的新记录。另请参阅管理列表视图
  4. 从列表视图中选择记录,并使用发送电子邮件选项。
  5. 选择包含同意表单链接的模板,并将其发送至所选数据主体。

需要征得其同意的新客户。

对于新客户或其他数据主体,您可通过创建包含同意表单链接的电子邮件模板进行准备。

  1. 对同意表单进行定制。
  2. 使用同意表单链接创建电子邮件模板。
  3. 使用电子邮件模板从列表视图和工作流程规则发送电子邮件。

 

常见问题解答

1.征得客户同意的各种方法为何?

2.我已关闭合规性。这对记录的现有数据处理基础有何影响?

3.客户在特定时段内不回复同意电子邮件时,数据会发生什么变化? 

 

 

注:此处提供的同意并不解释为法律建议。请与您的法律顾问联系,了解 GDPR 对您的组织有何影响,以及需要执行哪些操作才能符合 GDPR。

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