个人字段

标示个人字段

GDPR 将个人数据定义为任何与已识别或可识别的自然人(即数据主体)相关的信息。个人数据多种多样,其中包括电子邮件地址、位置、移动电话号码、ID 号,等等。在 Zoho CRM 中,可以将包含此类数据的字段标示为个人字段,并可以进一步分类为普通敏感。虽然 GDPR 以保护所有的个人数据为目标,但是有一个特殊的类别,其中的数据可以视为敏感个人数据。处理敏感数据必须格外小心,因为这些数据可能包括与健康状况相关的信息、医疗记录、财务详细信息、生物特征数据、宗教信息或者任何其他可以唯一地识别数据主体的数据。

在 Zoho CRM 中的设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项下,您已选择包含数据主体个人信息且必须符合 GDPR 的模块。只有在这些模块中才会提供管理个人字段选项。将字段标示为个人字段后,下列情况就不会传送或共享这些字段中的数据:数据导出、API 使用以及与 Zoho CRM 的其他服务(Books、Finance、Campaigns,等等)集成。

管理个人字段

您可以从两个位置将字段标示为个人字段。

  • 模块页面。
  • 在编辑布局

要从“模块”页面中管理个人字段:

  1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段
  2. 将鼠标指针悬停在包含数据主体个人信息的模块上。
  3. 点击选项列表中的管理个人字段
    只有在您通过设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项选择的模块中才会提供此选项。
  4. 个人字段部分中,点击标示个人字段
  5. 在弹出窗口中,从下拉列表选择字段。
    自动编号公式用户查找类型的字段不能标示为个人字段,因此不会显示在下拉列表中。
  6. 选择普通敏感,以指定该字段所包含的数据类型。
  7. 点击添加字段以将更多字段标示为个人字段。
    对于每个模块,最多可以添加 30 个字段作为个人字段。
  8. 点击完成

要从“布局”页面中管理个人字段:

  1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段
  2. 点击包含数据主体个人信息的模块。
  3. 选择布局。
  4. 布局编辑器页面中,点击要标示为个人字段的字段的更多图标。
    自动编号公式用户查找类型的字段不能标示为个人字段。
  5. 点击编辑属性
    • [字段] 属性弹出窗口中,选中包含个人数据复选框。
    • 选择普通敏感,以指定数据类型。
    • 点击完成
  6. 点击保存,以保存对布局所做的更改。

注:

  • 自动编号、公式、用户查找类型的字段不可标示为个人字段。
  • 您也可以在子表单中标示个人字段。
  • 在子表单中,添加聚集字段时,请注意聚集公式字段不可标示为个人字段。但是,在新字段下,数字货币十进制字段可以标示为个人字段。
  • 关联的项目 - 使用 Webhook自定义函数、电子邮件模板以及与 Zoho CRM 的集成时,可能会与 CRM 外部共享个人字段的数据。为避免此类情况,您可点击信息图标,以查看使用特定字段的位置。这可以帮助您确定并采取必要的操作。

在“数据保密”部分下查看个人字段

记录的“数据保密”部分还包含有关个人字段的详细信息。它会列出标示为“敏感”的字段数,以及标示为“普通”的字段数。

要查看个人字段:

  1. 点击以打开您 CRM 帐户中的数据主体记录。
    该记录可以位于“潜在客户”、“联系人”、“供应商”或任何其他已启用“GDPR 合规性”的自定义模块中。
  2. 点击数据保密
    个人数据部分下,将会显示敏感普通字段数详细信息。
  3. 将光标悬停在数字上,即可查看所选记录的字段和值。

个人数据处理

您可能已将部分个人数据标示为普通数据,并将其他数据标示为敏感数据。Zoho CRM 提供了选项,允许您决定要限制通过 API 或其他与 Zoho CRM 集成的应用程序访问的个人数据类型。您可使用下列选项,对其他子处理程序之间共享的数据主体个人数据进行保护。

限制数据传送到 Zoho 应用程序和第三方应用程序

要开展业务,您可使用多个软件工具,其中包括电子邮件服务提供程序、客户关系管理系统以及协作平台。在许多情况下,这些应用程序紧密集成,客户的数据在这些平台之间共享。重要的是,您所使用的这些第三方处理程序也直接以及在法律上有责任符合 GDPR。为保护客户的数据,Zoho CRM 提供了限制将个人数据共享给 Zoho 应用程序以及与 CRM 帐户集成的第三方应用程序的选项。

下表列出各种集成的详细信息,以及限制个人数据所产生的影响。某些字段是集成所必需。例如,对于 Zoho Projects 集成,“电子邮件”是必需的字段。如果将“电子邮件”标示为个人字段,那么不会将数据从 CRM 推送到 Projects。您可在下列各表中找到更多此类详细信息。

*请注意,“名字”和“姓氏”不可标示为个人字段。

与 Zoho 应用程序集成

与 Zoho 应用程序集成集成所必需的字段限制个人数据有何影响?
Zoho Desk“姓氏”和“电子邮件”不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Projects电子邮件不会通过创建或关联项目来添加客户端用户。
Zoho Finance Suite“姓氏”和“电子邮件”不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Campaigns电子邮件不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Recruit电子邮件不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Cliq不适用除个人字段中的数据以外的详细信息将通过 Zoho Cliq 进行共享。
Zoho Reports不适用如果某个先前已同步的字段受限,那么将会删除基于这些字段的报告。
Zoho Writer不适用不适用
Zoho Motivator不适用不适用
Zoho Creator不适用不适用
Zoho Mail不适用不适用
Zoho日历不适用不适用
Zoho Social不适用不适用
Zoho Sales IQ不适用不适用
Zoho Survey不适用不适用

与第三方应用程序的集成

与其他应用程序的集成集成所必需的字段限制个人数据有何影响?
Microsoft Office 365名字因为“名字”不可标示为个人字段,该集成无法正常工作。
Microsoft Outlook 名字因为“名字”不可标示为个人字段,该集成无法正常工作。
Google 联系人名字因为“名字”不可标示为个人字段,该集成无法正常工作。
Slack不适用除个人字段中的数据以外的详细信息将通过 Slack 进行共享。

要限制数据传送到 Zoho 应用程序:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项
  2. 个人数据处理部分中,开启限制数据传送到 Zoho 应用程序以将其启用。
  3. 查看影响,并点击限制个人数据以继续。
  4. 数据类型下拉列表中选择下列其中一项:
    • 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成来传送。
    • 普通数据和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成来传送。
  5. 点击保存

要限制数据传送到第三方应用程序:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项
  2. 个人数据处理部分中,开启限制数据传送到第三方应用程序以将其启用。
  3. 数据类型下拉列表中选择下列其中一项:
    • 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成来传送。
    • 普通数据和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成来传送。
  4. 应用程序下拉列表中选择要限制数据传送的集成。
  5. 点击保存

限制通过 API 来访问数据

利用 API,其他应用程序可以连接到 CRM 帐户,并可以传送数据。通过 API 传送数据时,您必须确保仅在目的明确的情况下共享客户的个人数据。为确保数据安全,Zoho CRM 提供了限制通过 API 共享个人数据的选项。

限制数据后,您就无法在 Zoho CRM 中更新所标示字段中的个人数据,也无法通过 API 在系统外部共享该数据。

要限制通过 API 来访问数据:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项
  2. 个人数据处理部分中,开启限制通过 API 访问数据以将其启用。
  3. 数据类型下拉列表中选择下列其中一项:
    • 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过 API 来访问。
    • 普通数据和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过 API 来访问。
  4. 点击保存

限制导出数据

在某些情况下您可能需要导出数据,或者为确保安全,您不想导出个人数据。在这些情况下,您可限制导出个人数据(普通个人数据和敏感个人数据)。这包括在“Zoho Sheet”视图中导出报告和更新数据。在限制将导出操作用于个人数据时,请注意下列事项。

  • 在“Zoho Sheet”视图中,个人字段不可用。
  • 导出报告时,将会导出除个人字段以外所有字段中的数据。对于预定的报告,情况也是如此。
  • 矩阵报告的行和列都需要字段。当其中任何字段为个人字段(不可导出)时,矩阵报告无法提供准确的数据。因此,不会导出含个人字段的矩阵报告。对于预定的矩阵报告,情况也是如此。
  • 何时不会导出报告:
    • 如果将个人字段用于要汇总的列选项。
    • 在摘要报告中,如果将个人字段用于分组列。
    • 在矩阵报告中,如果将个人字段用于小计依据列或行。

要限制导出数据:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项
  2. 个人数据处理部分中,开启限制导出数据以将其启用。
  3. 查看影响,并点击限制个人数据以继续。
  4. 数据类型下拉列表中选择下列其中一项:
    • 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法在导出的数据中访问。
    • 普通数据和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法在导出的数据中访问。
  5. 点击保存

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