管理法律基础

管理数据处理的法律基础

开启 GDPR 合规性选项

在合规性设置下,必须先开启 GDPR 合规性设置(如果适用于您的业务)。

要开启 GDPR 合规性选项:

  1. 点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置
  2. 合规性设置页面中,开启“合规性设置”的启用按钮。
  3. 对模块启用 GDPR 合规性下拉列表中,选择包含数据主体信息的模块。
    稍后,您可通过设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项进行编辑。
  4. 点击保存

法律基础

处理个人数据的基本原则是,必须以透明方式合法处理该数据。GDPR 定义了六种处理数据的法律基础。这六种法律基础之间不分优劣,了解这一点至关重要。请根据您处理数据的目的以及业务需求来选择最合适的法律基础。

  • 同意 - 先征求数据主体同意,再处理器其个人数据。在数据主体一方必须执行有意的操作来予以确认或同意。
    示例:收集并处理个人数据以用于行销目的,或用于发送时事通讯。
  • 合同 - 您与个人签订合同,以提供他们所申请的商品或服务。在此情况下,您处理数据以履行合同。
    示例:在履行合同期间,客户通过电子邮件索取更多信息,组织处理其个人数据以回应该请求。
  • 法律义务 - 根据法律的要求,您必须处理该数据。
    示例:政府机构需要职员的薪酬详细信息,或某项调查要求处理个人数据。
  • 切身利益 - 您需要处理数据,以保护某人的生命安全或处理紧急情况。
    示例:收集人员的个人详细信息,以便在突发事件或火灾中确保其人身安全。
  • 公众任务 - 您为满足公众利益而需要执行任务(通常以政府机构或政党等身份执行)。
    示例:政府当局处理数据,以进行科学研究、调查或公众健康研究。
  • 合法利益 - 您的组织有真实而合法的原因来处理数据,其目的不侵犯数据主体的权利。
    示例:客户未支付其发票款项,因此公司需要处理该客户的数据以收集支付信息。或者,为进行管理,组织处理职员的个人数据以确定薪酬。

使用 Zoho CRM 应用法律基础

法律基础为不适用

默认情况下,当您从设置用户与控制合规性设置启用 GDPR 时,“潜在客户”、“联系人”和“供应商”模块中的所有记录都会将“数据处理基础”设置为“不适用”。启用后,每个记录都有“数据保密”部分,其中会显示数据处理基础详细信息。您可根据自己的判断和业务情况进行更改。

记录的“数据保密”部分。

在 Zoho CRM 帐户中开启 GDPR 之后,每个记录都有数据保密部分,其中会显示数据处理基础详细信息。如果法律基础为同意,那么还会提供发送同意表单和手动更新同意详细信息的选项。在记录的详细信息页面中,还有一个名为来源的新字段,用于存储数据源,例如“Web 表单”、API 和“集成”,等等。 

谁可以访问记录的“数据保密”部分。

任何有权查看该记录的用户都能够查看和编辑“数据处理基础”部分。如果您使用的是门户网站,而且数据处理基础为“同意”,那么有权访问该门户网站的人员能够查看“数据保密”部分。他们可以更新其同意详细信息。

当法律基础为同意

如果您使用 Zoho CRM 来开展业务,那么可根据上述任何法律基础来处理数据。“同意”要求主体一方执行有意的操作来予以确认。因此,控制方必须使用恰当的同意管理系统来征求数据主体的同意。

Zoho CRM 的同意管理系统可帮助您征求潜在客户和客户的同意。

Zoho CRM 中的同意管理提供了下列选项。

更改记录的法律基础。

您可通过下列方式更改数据处理的法律基础:

  • 选中单个记录,然后在数据保密下更新详细信息。
  • 创建列表视图以过滤掉记录,然后点击更多图标 > 更新数据处理基础
  • 创建工作流程规则,以自动完成针对符合特定条件的记录更新法律基础的过程。

使用数据处理基础字段来定义条件。

查看仪表板

转到设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 概述,以查看显示下列详细信息的仪表板:

  • 将法律基础标示为“不适用”的记录数。
    您还可以查看这些记录以及更新其法律基础。
  • 已根据其中一种法律基础进行更新的记录数。
    这些记录归类为“同意”或“其他基础”。您还可以查看这些记录以及更新其法律基础。
  • 显示同意状态的图表 - 待定等待中已获取
    点击状态即可查看记录。

常见问题解答

1.可供数据控制方用来处理客户数据的法律基础有哪些?

2.什么是 LIA?

3.谁或者何为 DPO?

4.如何对现有的客户启用 GDPR?

5.GDPR 生效后,对 Zoho CRM 中的现有数据有何影响?

注:此处提供的同意并不解释为法律建议。请与您的法律顾问联系,了解 GDPR 对您的组织有何影响,以及需要执行哪些操作才能符合 GDPR。

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写邮件给我们:support@zohocorp.com.cn