门户

设置门户

门户旨在为客户提供访问 CRM 的各个部分的通道。通过创建门户,您可将您的 Zoho CRM 帐户的访问通道扩展至您的客户。通过门户,您的客户可访问各个模块以及某些关联数据(例如,产品、发票和备注)。他们还可查看、编辑或创建记录,也可添加备注和附件。

我们将考虑以下几个场景,以帮助您了解门户如何帮助您开展业务。

  • 在特许经营项目中 - 假定您经营快餐业务,并授权其他人在若干地点经营该特许经营项目。您使用 Zoho CRM 来管理所有业务详情以跟踪快餐店的业绩。特许经营项目所有者可请求查看其快餐店业绩及其客户详情。您可为这些特许经营项目所有者创建专属门户。他们将能够在 CRM 中查看和编辑相关记录。
  • 在汽车行业中 - 例如,您有一家汽车商行,并希望跟踪客户明细、销售车辆和维修计划。为此,您可创建门户并将其与您的客户共享。客户可在该门户中查看和编辑他们的明细,这些明细将在 CRM 记录中更新。同样,如果他们想要维修自己的车辆,那么他们可使用该门户填写明细。
  • 在教育机构中 - 如果您经营一所学校,那么您可将门户的访问权提供给家长,而不是手动输入每个学生的明细。他们可在门户中添加、更新或查看其子女的明细,系统可通过门户与家长共享学生的分数和成绩。
  • 对于业务合作伙伴 - 假定您经营一家软件公司,并使用 CRM 来跟进联系人和线索或跟踪一些处于不同阶段的交易。您与合作伙伴有一个会议,您想讨论所有联系人及收益最高的交易。您可以想像与各个合作伙伴共享这些复杂信息会有多繁琐。您可通过为合作伙伴创建门户来轻松管理此事项,您可在门户中给予他们对联系人模块的访问权,并在 CRM 的交易模块中添加联系人查找功能。这将允许他们查看联系人及其关联交易,还允许他们根据权限在各个模块中添加或移除详细信息。

可用性

必需权限:具有“管理门户”配置文件权限的用户可创建门户和邀请客户。

功能免费标准专业版企业版
门户---对于“联系人”模块,可免费使用 1 个门户。
如果还需要创建 4 个门户,那么需要购买用户许可证。

注:

  • 您可配置最多 5 个门户。第 1 个门户是免费的,只能针对“联系人”模块创建此门户。通过针对您要添加至门户的用户数付费,您可再创建 4 个门户。可针对“线索”模块、“联系人”模块和自定义模块创建这些附加门户。 
  • 第 1 个门户 - 可添加首个用户类型并邀请最多 5,000 个用户免费使用此门户。如果您需要添加更多用户,请联系我们。
  • 另外 4 个门户 - 对于这些门户,您需要购买用户许可证以向其添加用户。可在您创建的附加门户间分发这些所购买的许可证。
    附加购买项的订价模型:
    50 个用户(基本用户计数)- $600/月
    51 到 100 个用户 - $12/用户/月
    超过 100 个用户 - $10/用户/月

创建和设置门户

创建和设置门户包括以下步骤:

第 1 步创建门户

默认情况下,公司名称将充当门户名称,它将用于生成客户在访问该门户时使用的 URL。但是,您可选择在创建门户时更改门户名称。如果该门户名称已在使用中,那么 Zoho CRM 将提示您进行更改。

注:

  • 创建门户时,系统将创建名为客户门户的默认门户用户类型。此默认门户用户类型将具有默认设置,您无法从 CRM 帐户删除此门户用户类型。您可向默认门户用户类型免费添加最多 10,000 个用户。要添加更多用户,您需要付费。只能向此门户用户类型添加客户,不能添加来自同一个域的用户(即,员工或合作伙伴)。

第 2 步定义门户用户类型

门户中的用户类型是一个标签,对应通过您的机构的 CRM 帐户访问各个模块的用户。可对用户类型定义权限,以允许或限制对该 CRM 帐户中的数据的访问。这些用户类型可以是供应商、客户、顾问、顾客、家长还是分销商。

请注意,首个门户用户类型必须是客户。

注:

  • 付款后,您可添加多个门户用户类型和附加门户用户。在您的 CRM 帐户中点击管理订阅链接,即可查看“付款”部分。

第 3 步配置门户页签

在此步骤中,您将选择门户用户能够访问的模块和特定布局,以及定义用于创建、编辑、查看或删除记录的权限。例如,您经营一家汽车公司,并且希望您的客户输入某些信息。您可专门为这些客户配置门户并授予他们对“线索”模块的访问权。这些客户可在门户中输入明细,这些信息将添加至 CRM 记录。配置门户页签包括以下步骤:

  1. 选择模块:您可选择授予客户对“线索”模块、“联系人”模块或自定义模块的访问权。这些客户将能够在模块中查看他们自己的明细,并可根据权限添加和编辑记录。
  2. 选择相关模块:具有线索或联系人查找功能的模块将列示在“相关模块”下。您可选择希望客户能够访问的相关模块的列表。
  3. 选择相关模块的布局:您可对每个相关模块选择多个布局以供门户用户访问。
  4. 定义模块记录权限:可为模块中的每个记录设置权限级别。例如,您可允许客户查看或编辑其许可证编号或邮件地址,或为供应商提供只读权限以供其采购订单。
  5. 选择列表视图:如果已对任何 CRM 模块创建画布视图,那么可选择“列表”视图或“画布”视图以显示记录。默认情况下,系统对所有模块选择“列表”视图。请注意,如果门户用户被添加至“画布”视图,那么系统不会对这些用户显示自定义按钮或自定义链接。
  6. 过滤条件:使用查找过滤器来选择门户用户将查看的记录。例如,如果您在“交易”模块中添加了两个查找字段,那么您可根据希望门户用户查看的记录来选择查找。但是,仅当现有门户用户编辑门户配置时,查找过滤器才对他们可用。

注:

门户用户可访问以下记录,并根据针对门户用户类型定义的权限执行操作:

  • 他们自已的记录 - 他们可添加或编辑他们自已的记录的明细。
  • 他们创建的其他线索/联系人 - 根据所定义权限,他们可创建、编辑或删除其他记录。
  • 与线索/联系人相关联的其他记录(交易、发票、报价等等) - 可克隆记录。
  • 在“产品”中 - 他们可查看产品模块中列示的所有记录。

第 4 步指定字段权限

您在上一步(门户页签配置)中选择的相关模块将列示在“字段权限”分栏中。可选择希望门户用户访问的字段。还可将不希望客户编辑的字段标记为“只读”。CRM 中的必填字段在门户中也将标记为“必填”。

创建门户

要创建门户,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 渠道 > 门户
  2. 门户页面中,点击立即开始
    您的公司名称将显示为默认门户名称。
  3. 必要时,编辑门户名称。
  4. 点击立即配置
    系统将生成客户门户 URL,并且将显示门户名称。
  5. 点击下一步以继续。
    然后,定义门户用户类型、门户页签配置和字段权限。

注:

  • 创建门户名称后,不能对其进行编辑。
  • 配置门户后,不能删除该门户。

定义门户用户类型

要定义门户用户类型,请执行以下操作:

  1. 门户用户类型下,输入名称,例如,家长、合作伙伴或车辆服务。
  2. 点击下一步

配置门户页签

要配置门户页签,请执行以下操作:

  1. 门户页签配置页面中,从下拉列表的选择模块中选择模块。
  2. 相关模块部分中,执行以下操作:
    • 页签 - 选中对应门户用户可访问的相关模块的复选框。
    • 布局 - 选择用户将有权访问的一个或多个布局。
    • 权限 - 选择对应该模块中的记录的创建、编辑、查看或删除权限。门户用户只能对该模块中属于他们的记录执行所定义操作。
    • 列表视图 - 对记录选择列表视图画布视图
    • 过滤条件 - 从下拉列表中选择过滤器。 
  3. 点击下一步

指定字段权限

要指定字段权限,请执行以下操作:

  1. 字段权限页面中,选中对应需要提供给门户用户的字段的复选框。
  2. 必要时,点击只读复选框。
  3. 点击保存并继续以移至下一个布局或模块以定义字段权限。
  4. 对所有模块和布局重复以上步骤。
  5. 点击完成以保存所有明细。

查看门户预览

门户配置完成后,可预览门户以查看记录对客户显示的式样。

要查看门户预览,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 渠道 > 门户
  2. 客户门户配置页面中,点击预览
  3. 从下拉列表中选择门户用户类型以查看预览。

注:

可在完成门户配置后查看门户摘要。可在门户配置详情中编辑“字段权限”和“门户页签配置”。必要时,还可添加新的门户用户类型。

向用户发送邀请

创建门户后,可开始邀请客户。电子邮件邀请将包含门户 URL 详情。用户接受邀请后,系统将提示他们设置密码。在门户内,客户必须设置基本信息,例如,他们的首选语言、时间格式、时区和国家/地区(默认显示 CRM 设置)。然后,系统会将他们引导至他们有权访问的模块页面。

要发送邀请,请执行以下操作:

  1. 选择模块。
  2. 选择用户
  3. 用户明细页面中,点击更多图标,然后选择发送门户邀请

注:

  • 您可通过 Zoho CRM 中的“用户明细”页面向客户发送电子邮件邀请。仅当添加用户的电子邮件地址后,发送邀请选项才可用。
  • 不能向客户群发电子邮件邀请。
  • 例如:Russell 是一个 CRM 用户,他邀请 Sage 在带有创建联系人和交易的权限的情况下访问门户。在此情况下,如果 Sage 通过门户创建联系人,那么该联系人将添加至 CRM 数据库,并且 Russell 将成为新联系人的拥有者。

更改门户用户类型

有时您必须更改用户的门户用户类型。例如,您为关注产品 A 和产品 B 的客户创建了两个不同门户。如果该客户不再有意购买产品 A 而改为想要购买产品 B,那么您可轻松将他们移至产品 B 门户用户类型。您可从以下任意位置更改用户的门户用户类型:

  • 记录详情页面 - 您可从记录的详情页面更改门户用户类型。
  • 门户用户列表 - 如果要同时将多个门户用户更改为另一门户用户类型,那么您可从“门户配置”页面的“门户用户列表”弹出窗口中完成此操作。

将线索转化为联系人时

在 Zoho CRM 中,您可手动将符合资格的线索转化为联系人,也可使用工作流规则自动进行。如果您为线索创建了一个门户用户类型,为联系人创建了两个门户用户类型,并已将 CRM 线索和联系人添加至相应门户,那么您在 CRM 中将线索转化为联系人时,系统会提示您在“联系人”下选择某个门户用户类型。例如,您有四个线索(A、B、C 和 D)属于“线索”门户用户类型,并有联系人 1 和联系人 2 分别属于“联系人”模块中的 2 个门户用户类型。在 CRM 中,将线索 A、B、C 和 D 转化为联系人时,系统会提示您选择要将这些线索转移至的“联系人”门户用户类型(联系人 1 或联系人 2)。

门户用户的数据隐私

数据处理基础:

作为数据控制者,为遵循 GDPR,您需要根据某个合法依据处理数据。根据您的业务要求和自由裁量权,您可以从依据列表中选择处理依据:合法利益、合同、法律义务、重要利益、公共利益和同意。如果同意是用于处理数据的合法依据,那么 Zoho CRM 提供了一个选项以允许门户用户访问您存储的有关他们的详细信息并同意处理他们的个人数据。

在设置门户用户的数据隐私时,您必须考虑以下几点:

  • 仅当开启合规性设置后,才会对记录显示“数据隐私”页签。
  • 仅当数据处理依据为同意时,门户用户才能在其帐户中查看数据处理依据。
  • 门户用户还可以更新他们添加的线索或联系人的同意详情。
  • 门户用户可在门户内更新他们的同意详情。

数据主体权利:

在 GDPR 下,门户用户具有与其个人信息相关的特定权利。他们可在门户的数据隐私部分中手动添加对应以下权利的请求:

  • 删除权利
  • 停止处理权利
  • 导出权利
  • 修改权利

他们还可代表他们添加至门户的联系人或线索在门户中添加请求。 另请参阅数据主体权利

删除门户用户类型

有时您想要移除特定门户用户类型。在此情况下,您首先需要将该门户用户类型的用户更改为另一门户用户类型,然后删除该门户用户类型。仅当您要删除用户的原始门户用户类型时,才能将用户更改为另一门户用户类型。

如果您尚未关联任何用户,那么您可直接删除门户用户类型。

要删除门户并转移门户用户类型,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 渠道 > 门户
  2. 选择门户,将鼠标指针放在该门户上,然后点击删除
  3. 在弹出窗口中,点击转移并删除
  4. 从下拉列表中选择门户用户类型以转换用户的门户用户类型。
  5. 点击是,继续

注:

如果要重命名门户用户类型,请在“门户配置”页面中点击“编辑”选项。

禁用门户用户

可根据需要随时禁用门户用户。

要禁用门户用户,请执行以下操作:

  1. 选择门户用户类型,然后点击门户用户
  2. 门户用户列表弹出窗口中,关闭用户的状态栏。

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