教培机构家长学员信息怎么管理？教培CRM一套搞定报名续费跟进

教培机构要用专门的教培CRM，把所有家长学员信息统一进系统管理：线索从公众号、短视频、地推等渠道自动录入并打标签，按校区/课程自动分配给顾问，全过程记录电话与微信跟进；试听、到访、报名、课时消耗和续费节点都有提醒与统计，实现从咨询到续费的完整闭环管理，不丢号、好跟进、算得清。

对绝大多数教培机构来说，钱从哪里来？
归根结底，就两件事：

• 新客报名
• 老生续费 / 转介绍

而这两件事背后，有一个共同的基础设施：家长和学员信息的管理能力。

如果家长信息跟进混乱、学员上课记录不完整、续费节点没人盯，就会出现这些情况：

• 咨询过的家长没人回访，被别家机构截胡
• 老生课时快用完，老师才后知后觉
• 市场投放了一堆线索，却不知道哪个渠道更有效
• 校长问“本月续费率多少？”教务一脸茫然：数据都在各自的手机里

这时，教培CRM就不是“可有可无的系统”，而是从咨询到签单到续费的业务底座。

下面我们就用“一个线索的生命旅程”来讲清楚：家长学员信息怎么管，教培CRM能帮你做什么。

一条线索，从“咨询”到“续费”的完整路径

1. 线索从哪里来？统一进 CRM

教培机构的线索来源通常非常分散：

• 线上渠道：公众号、小程序、官网报名、短视频/直播、第三方平台表单
• 线下渠道：地推、异业合作、商场活动、老带新转介绍
• 人工录入：前台登记、电话咨询、朋友圈私信

如果这些信息分散在：Excel、纸质登记本、不同老师的手机里，你根本无法算清楚：今天到底有多少新增线索？每个渠道效率如何？

在教培CRM里，所有线索会被统一接入到系统中，并打上“来源标签”和“投放渠道”：

关键点：
所有线索第一时间进系统，而不是进个人手机，避免丢号、撞单、无法统计。

2. 信息采集：不仅要“有电话”，还要“有画像”

很多机构以为“登记了电话和名字，就算录入信息了”，但对于后续的跟进和成交，这远远不够。

在教培CRM里，你可以根据自己的业务，设计适合教培场景的字段模板，做到一边接电话，一边完整建档。

常见关键信息字段建议：

• 家长信息：姓名、手机号、微信、与学员关系（妈妈/爸爸/其他）、职业（方便判断支付能力与时间）
• 学员信息：姓名、性别、年龄、所在学校、年级、兴趣方向、性格特点
• 需求信息：
  • 咨询科目（英语 / 数学 / 才艺等）
  • 目标（提高成绩 / 兴趣培养 / 升学冲刺等）
  • 目前基础（差 / 中 / 好）
  • 可上课时间（工作日晚上 / 周末 / 寒暑假）
• 渠道信息：来源渠道、投放广告编号、活动主题

这些字段可以在CRM中配置成：必填+下拉选择，这样既保证信息完整，又保证数据结构统一，方便统计分析。

3. 分配和跟进：线索不再“睡在手机里”

线索进系统后，接下来就涉及分配和跟进规则。

常见的分配方式有：

• 按校区分配：不同校区的线索自动分配给各自校区的课程顾问
• 按课程分配：咨询不同课程的线索，分给对应的专业顾问
• 按轮询分配：按顺序平均分配给团队每个顾问，防止抢资源

在教培CRM中，可以设置：

• 自动分配规则：线索来源+课程类型+校区 → 自动分配给指定团队/负责人
• 跟进时限提醒：例如：新线索分配后30分钟内必须首次跟进，否则自动预警或收回线索

为了确保线索“有人跟”，CRM会把每条线索的状态、跟进过程全记录下来：

• 当前状态：未联系 / 已联系待邀约 / 已到访 / 已报名 / 暂时无需求 / 无效等
• 跟进记录：
  • 电话沟通纪要
  • 微信沟通要点
  • 家长关心的问题
  • 下次沟通约定时间

效果：只要打开一条线索，就能看到这位家长从第一次咨询到当前的完整沟通史，任何顾问接手都不会断层。

4. 试听与到访：流程标准化，提高转化率

教培机构的一个关键环节是：从“电话、线上咨询”到“到校区参观/试听课”。

在教培CRM里，这一部分可以做得非常具体和可控：

• 创建“试听任务”：
  • 试听课程
  • 试听时间
  • 上课老师
  • 校区和教室
• 发通知给：
  • 负责接待的课程顾问
  • 授课老师
• 记录到访结果：
  • 是否准时到访
  • 学员试听表现
  • 家长现场反馈
  • 报名意向程度（高 / 中 / 低）

并可以做一个简单的“试听转化漏斗”统计：

这样，校长或市场负责人就能一眼看出：是邀约不到位，还是试听体验有问题，从而做针对性优化。

5. 报名与合同：从“口头承诺”变成“系统记录”

当家长决定报名后，教培CRM会进入正式学员管理阶段。

在系统中，可以为每位学员建立报名档案：

• 报名班级 / 科目
• 报名时间、课程周期
• 费用明细（学费、教材费、活动费等）
• 优惠信息（折扣、赠课、返现等）
• 缴费方式（全款 / 分期 / 代金券等）

很多机构还会把报名合同、付款截图等直接上传到CRM，做到文档电子化，方便查找和留痕。

好处：

• 财务对账清晰
• 避免口头承诺引起后续纠纷
• 支持后续统计“不同班型/价格方案的报名情况”

6. 上课、课消与续费：不再“到期才发现要续费”

对于教培机构来说，续费和转介绍，比新招生成本更低、利润更高。

但现实中常见的问题是：

• 老师发现“孩子好像好久没来了”，一查课时已经用完
• 没有人系统地统计：谁在“快上完了”的阶段
• 想做续费活动，根本找不到准确的目标名单

在教培CRM中，可以结合教务功能，实现对课时与续费节点的自动管理：

1. 课时管理

   • 每节课消耗课时，自动扣减
   • 学员当前剩余课时实时可见
   • 师资课时与班级人数也可统计

2. 续费提醒

   • 设定规则：
     • 课时剩余 5 节 → 系统自动预警
     • 课时用完前 2 周 → 自动生成续费跟进任务给课程顾问
   • CRM中生成 “待续费名单” 视图，清晰显示：
     • 学员姓名 / 班级 / 家长联系方式
     • 剩余课时 / 预计用完日期
     • 续费跟进负责人、跟进状态

3. 续费数据统计

   • 每月续费率
   • 不同科目、不同年龄段的续费表现
   • 不同顾问的续费业绩对比

这样，续费从“临时想起来找人续费”，变成了一套有节奏、有安排的系统动作。

7. 家长关系维护：从“有事才联系”到“长期信任”

家长是否愿意长期续费和转介绍，很大程度取决于平时的沟通频率和质量。

教培CRM可以帮助你把这些关系“系统化管理”：

• 把家长按标签分类：
  • 高意向转介绍家长
  • 已续费多次的忠诚客户
  • 关注升学/竞赛的家长
• 针对不同标签，推送不同内容：
  • 学习反馈报告、课堂表现
  • 期中/期末复习建议
  • 升学讲座、竞赛报名通知
• 记录每次重要沟通：
  • 投诉与处理结果
  • 表扬和好评
  • 关键节点（考试、升学、比赛）

重点：
所有这些互动，都沉淀为该家长/学员的完整成长档案，不会随着老师离职而消失。

用教培CRM搭建一套“从线索到续费”的闭环

为了方便你整体把握，我们用一个表格来总结教培CRM在各环节扮演的角色：

一句话概括：
教培CRM帮你把“每一次家长接触”，都变成“可记录、可跟进、可回顾的数据资产”。

教培机构落地 CRM 的实用建议

为了让系统真正落地，而不是“买了又闲置”，落地时建议关注这三点：

1. 先梳理流程，再上系统

不要一上来就“全模块都要用”，容易挫败。建议顺序：

1. 先把线索→跟进→到访→报名这条主线跑通
2. 再逐步接入课消与续费管理
3. 最后做家长标签与数据分析

流程明确了，系统只是“承载和放大”。

2. 字段要精简且关键，避免“填到崩溃”

字段不是越多越好，而是对后续跟进和分析有用。

经验法则：

• 前台/初次咨询阶段：只收集必要信息，避免让家长抗拒
• 深度沟通/试听后：补充更多画像信息

你可以每年复盘一次字段：

• 哪些字段几乎没人填？删
• 哪些字段多次用到但系统没有？加

3. 让老师和顾问“用系统省事”，而不是“多做一份表”

如果老师/顾问感觉用系统只是“多干一份活”，一定用不下去。

设计使用规则时最好做到：

• 用系统替代原来的手工记录（不再用纸、个人Excel）
• 与绩效挂钩：比如
  • 线索跟进记录不全，不计入成交业绩
  • 试听记录不完整，不计入试听转化统计
• 给一线人员看得见的好处：
  • 自动提醒待跟进、待续费，不再“靠脑子记”
  • 成交数据与个人业绩，在系统中一目了然

关键总结：教培 CRM 到底帮你解决了什么？

把上面的内容压缩成三句话，就是：

1. 线索不再丢：所有家长学员信息统一进系统，过程有记录，负责人清晰
2. 报名续费有节奏：从试听到报名、从课消到续费，全流程可控、有提醒
3. 管理不再凭感觉：渠道投入效果、顾问绩效、续费情况，都有数据说话

对于教培机构来说，CRM不是“技术名词”，而是：
把家长学员当成长期资产来经营的一套方法论和工具箱。

常见问题 FAQ

FAQ 1：我们机构还不大，只有几十个学生，有必要上CRM吗？

有。

当学生还不多时，是搭好基础数据结构的最好时机：

• 线索量少，更容易把每条信息录得完整、准确
• 习惯从一开始就统一在系统，而不是等到“乱到不行再补课”
• 后续学生量上来时，只需要扩展使用范围，而不是推翻重来

可以从最轻量的功能开始：线索录入+跟进记录+报名与续费提醒，慢慢扩展。

FAQ 2：老师/顾问怕麻烦，不愿意用系统，怎么办？

关键是让大家感受到：用系统是为了省事和多挣钱，而不是多做一份报表。

几条实用做法：

• 明确规定：
  • 未在系统中登记和跟进的线索，产生的报名不计入个人业绩
• 给出直接好处：
  • 系统会每天推送“今日必跟进名单”“即将到期续费名单”，让顾问不怕遗忘
• 建立榜样：
  • 让用系统认真的人，业绩更好、数据更清晰，在团队中做分享

一旦顾问发现系统可以帮他多签单、多续费，抵触情绪会明显下降。

FAQ 3：我们现在已经在用表格和家校群，CRM会不会很复杂？

Excel 和家校群可以继续用，但各自有明显局限：

• 表格适合存档，不适合实时跟进和提醒
• 家校群适合沟通，不适合结构化记录和统计

教培CRM不会取代所有工具，而是：

• 把需要长期沉淀、可统计、可回溯的信息放进系统
• 把零散的Excel内容，逐步迁移成结构化字段
• 与现有的沟通工具（微信、电话等）配合使用

你可以先选一个校区或一个课程线做试点，用一两个月，把流程跑顺，再逐步推广到全机构。

用好一套教培CRM，你不仅是在“记信息、看数据”，而是在搭一套可以支撑机构长期发展的增长系统。只要这套系统运转起来，每一条家长学员信息，都是你未来续费与转介绍的种子。