供应商门户
随着您的业务增长，可能很难管理所有的供应品，跟踪每笔交易，协作并维护供应商关系。这正是为什么Zoho Books为您的供应商提供了一个专门的门户，让他们可以查看和访问他们的交易。
一旦您在 Zoho Books 中启用门户，您的供应商将能够：
- 上传交易文件，您可以在 Zoho Books 中验证并转换为账单。
- 查看采购订单、发票的详细信息并跟踪收到的付款。
- 生成一份综合账户报表。
- 添加评论以讨论交易并共同工作。
洞察： 您可以使用客户门户，允许客户跟踪他们的交易、添加评论和协作。
注意：此功能仅适用于 Zoho Books 的某些计划。请访问定价页面查看您当前的计划是否可用。
启用供应商门户
前提条件：您的供应商可以上传文档的图像和PDF文件。每个文档的最大文件大小为5MB。
您需要启用门户访问权限，并邀请您在 Zoho Books 中添加的供应商或其联系人。要启用门户：
- 前往采购并选择供应商。
- 选择您想要启用门户的供应商。
您可以通过三种方式为您的供应商启用门户访问：
1. 点击供应商详情页面右上角的更多，然后从下拉菜单中选择配置供应商门户。
或者
2. 将光标悬停在“其他详情”部分下的“门户状态”上，然后点击齿轮图标。
或者
3. 点击供应商名称下方的邀请到门户。
- 在弹出窗口中，选择您想要提供门户访问权限的供应商或其联系人。
- 一旦您点击保存，Zoho Books 将向您的供应商发送邀请他们加入门户的电子邮件。您可以根据您的喜好自定义电子邮件的内容。
注册供应商门户
要访问门户，您的供应商应：
- 打开发送给他们的电子邮件邀请。
- 点击接受邀请。他们将被重定向到门户网站的注册页面。
- 输入密码并点击更新。
他们将被带到门户网站的主页，在那里他们可以执行诸如查看采购订单详情、上传采购发票、跟踪收到的付款等操作。
供应商门户中的功能
让我们看看可以在供应商门户中执行的功能。
首页
一旦您的供应商登录到门户网站，主页/仪表板将为他们提供您与供应商之间所有交易的概览。他们可以查看以下详细信息：
- 未结账单：您因之前的交易而欠他们的总账单金额。
- 可用信用额度：他们可能已退款的金额或他们欠你的任何金额（通过信用票据）在Zoho Books中保存为信用额度。这些可以应用于交易并相应地进行跟踪。
- 最近付款：您最近进行的付款。
- 我的账户详情：供应商的名称和联系方式，可以编辑。
- 客户的联系方式：您的联系信息。
查看采购订单
在 Zoho Books 中由您创建的请求供应商提供特定商品及其价格和数量的文档称为采购订单。供应商可以查看采购订单并对其进行评论，以协商价格或在创建最终发票之前添加他们的备注。要访问采购订单，您的供应商应：
- 登录门户网站，然后从左侧边栏中进入采购订单。
- 点击采购订单并查看其详细信息。
- 如有必要，请添加评论以讨论订单。
他们还可以通过点击显示所有采购订单下拉菜单来按状态筛选采购订单。可用的筛选器有：全部、已开票、部分开票和已取消。
接受和拒绝采购订单（供应商专用）
供应商可以使用门户接受或拒绝在 Zoho Books 中创建的采购订单。当您在 Zoho Books 中创建采购订单时，您可以将其发送给供应商进行审核。
一旦供应商接受了您的采购订单，您就可以继续从供应商处购买商品。如果您的供应商拒绝了您的采购订单，您可以尝试创建一个新的采购订单并提交审核。
当您需要供应商同意从供应商处购买商品时，此功能非常有用。
为 Zoho Books 用户启用采购订单审核
管理员必须在用户发送采购订单进行审核之前启用此功能。操作方法如下：
- 点击右上角的齿轮图标，然后从下拉菜单中选择首选项。
- 接下来，点击左侧边栏中的门户，然后选择供应商门户标签。
- 向下滚动并选择允许供应商接受/拒绝采购订单选项。
提交采购订单以供审核（适用于 Zoho Books 用户）
一旦 Zoho Books 中的管理员启用了批准采购订单的选项，用户将能够将其提交给供应商进行审核。操作方法如下：
- 点击左侧边栏中的采购，然后从下拉菜单中选择采购订单。
- 在右上角点击+ 新建以创建新的采购订单，并选择您希望提交审核的供应商。
- 输入所有必要的详细信息，然后点击保存并发送或保存为草稿。
- 查看采购订单邮件，然后再次点击发送采购订单或点击右上角的标记为已发出。
接受或拒绝采购订单（供应商专用）
供应商可以接受或拒绝用户在 Zoho Books 中发送给他们的采购订单。操作方法如下：
- 登录供应商门户。
- 点击左侧边栏的采购订单并选择一个采购订单。
- 查看采购订单并点击接受或拒绝。如果您拒绝采购订单，请输入原因并再次点击拒绝。
当您批准采购订单后，您的客户将在 Zoho Books 中收到通知。
管理发票
当您的供应商向您发货时，他们可以将交易文件（发票）的照片上传到门户网站，您可以在 Zoho Books 中验证并接受或拒绝它们。一旦接受，它将作为账单在 Zoho Books 中创建。
上传文件
要在门户中上传交易文件，您的供应商应：
- 下载/打印并拍摄交易文件的照片。
- 使用电子邮件中提供的链接登录门户网站。
- 进入发票模块，并停留在已上传文件标签页以添加交易文件。
- 拖放或上传文件从电脑。
洞察：您的供应商可以上传文档的图片和PDF文件。每个文档的最大文件大小为5MB。
文件上传后将处于 待处理状态。 如果您在 Zoho Books 中接受该文件，它将在供应商门户中转换为发票。 您可以通过点击文件来添加评论。
上传采购订单的发票（供应商专用）
注意：此功能是 Zoho BillPay 插件的一部分，适用于 Zoho Books 的加拿大、印度和美国版本。购买插件以为您的组织启用此功能。
如果您的组织启用了 Zoho BillPay 插件，您的供应商可以直接上传相应采购订单的发票。操作方法如下：
- 点击供应商门户左侧边栏的采购订单。
- 点击您想要上传发票的采购订单。
- 点击顶部的上传发票并选择发票。
发票将被上传。您可以在相应采购订单的详情页面的未开票文件部分以及账单模块的已上传文件标签中查看。
查看发票
一旦您的供应商上传了文档，您可以审核并接受/拒绝该文档。如果接受，它将在门户中创建为发票。以下是您的供应商在门户中查看发票的方法：
- 登录门户并进入发票模块。
- 前往发票标签以查看所有已接受的文件。
洞察： 供应商创建的发票对您（Zoho Books 用户）来说将是一张账单。
- 点击发票以查看所有详细信息。
- 输入评论并点击 添加评论 以分享它们。
跟踪收到的付款
您可能已经通过在线支付或现金支付了供应商的发票。您需要在Zoho Books中手动记录付款，供应商才能查看这些信息。本节将显示金额、支付方式和参考交易的详细信息。要查看这些信息，您的供应商应：
- 登录门户并进入已收到的付款模块。这将列出您（Zoho Books 用户）所做的所有付款。
- 点击付款收据以查看付款详情。
- 点击 下载 PDF 或 打印 按钮以保存文档副本。
生成账户报表
账户对账单显示了您与供应商之间进行的所有交易的合并列表。您的供应商可以生成任何时期的此对账单，并查看收到的付款和未付余额。要查看对账单：
- 登录门户并进入报表模块。
- 选择右上角的 日期范围。
- 点击 Go 生成报表。
- 点击 下载 PDF 或 打印 按钮以保存声明的副本。
创建账单（Zoho Books 用户）
您将能够根据供应商上传的文档在 Zoho Books 中创建账单。此外，您还可以在评论区讨论它们。
- 点击供应商上传文档时发送到您的 Zoho Books 账户的通知。
（或者）
进入供应商模块，选择上传了文档的供应商。点击文档收件箱查看待处理的文档。
- 所有上传的文件将被列出。您可以点击一个文件来查看其详细信息。
- 点击右上角的转换为账单以接受文档。如果需要，您也可以拒绝/删除文档。
专业提示： 您可以将鼠标悬停在文档上，然后点击转换为账单，即可立即创建账单。
- 查看账单并输入详细信息。供应商名称将为您自动填充。
- 点击 保存为草稿或 保存为开放。只有处于 开放状态的交易对供应商可见。
启用自动扫描上传的文档
但是，如果您在文档模块中启用了自动扫描功能，文档的重要信息（如日期、金额等）将在创建新交易文档时自动从文档中捕获并填充。
注意： 可以执行的自动扫描次数取决于您的订阅。如果需要，您可以购买更多的自动扫描附加组件。
您必须在文档模块中启用自动扫描功能，以自动扫描供应商上传的文档。
以下是如何为供应商上传的文档启用自动扫描的方法：
- 点击右上角的齿轮图标，然后从下拉菜单中选择首选项。
- 接下来，点击左侧边栏的门户，然后在门户和自定义域名下选择供应商门户标签。
- 向下滚动并选择自动扫描上传的文档选项。
洞察：一旦您在偏好设置部分启用了自动扫描，供应商在供应商门户上传的所有文档将在 Zoho Books 的文档标签中自动进行自动扫描。
当文件被自动扫描时，您将能够观察到以下文件状态：
扫描进行中： 文件或收据正在扫描中。
已处理：文档或收据已被扫描并捕获数据。
失败： 自动扫描失败。这可能是由于数据无法辨认、图像无法解释或不支持的语言所导致的。
一旦您的供应商上传的文件在 Zoho Books 中被自动扫描，您可以在“文档”标签中手动将扫描的文件转换为账单。
警告： 当供应商在门户中上传文档时，您可以自动扫描的文档数量将减少。
其他操作（适用于供应商）
编辑地址
您在 Zoho Books 中存储的地址将对您的供应商可见。如果他们更改了地址，可以在他们的门户中进行编辑。操作步骤如下：
- 登录门户并进入 首页。
- 前往我的账户详情部分，并点击地址旁的编辑。
- 在弹出窗口中更新地址，然后点击保存。
洞察：只有在 Zoho Books 中被您保存为主要联系人的人才能更新地址。
发送电子邮件
您的供应商将能够通过发送电子邮件直接从门户网站联系您。操作方法如下：
- 登录门户并进入主页。
- 向下滚动，组织详情将会列出。
- 点击 邮件按钮并输入消息。
- 点击 发送。
更改密码
如果您的供应商的密码过旧或存在漏洞，他们可以轻松地从门户网站更改密码。以下是操作方法：
- 登录门户并点击左侧边栏中的更改密码。
- 输入 旧密码，并根据密码要求输入 新密码。
- 重新输入密码，然后点击保存以更新密码。
登出
要登出门户：
- 进入门户网站。
- 点击左侧边栏中的注销。
供应商门户偏好设置（Zoho Books 用户）
偏好设置部分将允许您配置门户。
- 前往页面右上角的设置。
- 在偏好设置下选择供应商门户。
可用的自定义选项有：
门户名称
门户名称对您的组织是唯一的，并且它用于客户端和供应商门户的URL中。默认情况下，这是自动生成的。但是，您可以编辑门户名称，并点击保存以进行自定义。
通知我门户中发生的每个活动
启用此选项后，每当您的供应商上传文档、添加评论或更新任何详细信息时，您将通过电子邮件和应用内通知收到通知。
当我评论或拒绝文件时通知我的供应商
启用此选项后，每当您添加评论或拒绝他们上传的文件时，您的供应商将通过电子邮件收到通知。
允许供应商在门户中更新其联系信息
启用此选项后，您的客户可以在有任何变更时添加/编辑他们的送货/账单地址、自定义字段和其他联系信息。
在供应商注册门户时收集其组织详细信息
注意：此功能是 Zoho BillPay 插件的一部分，适用于 Zoho Books 的加拿大、印度和美国版本。购买插件以为您的组织启用此功能。
当供应商接受邀请并首次访问门户时，将显示一个入职屏幕以输入并提交其组织详细信息。您可以在供应商模块中查看提交的详细信息并批准。一旦批准，供应商即可访问门户。了解更多。
允许供应商上传文件
启用此选项允许供应商上传支持您采购的交易PDF或图像。您可以查看文件并接受它以在Zoho Books中创建账单。
自动扫描上传的文件
启用此选项将捕获供应商上传文件中的重要数据，并将其用于轻松创建账单。
仅允许供应商上传采购订单的文件
注意：此功能是 Zoho BillPay 插件的一部分，适用于 Zoho Books 的加拿大、印度和美国版本。购买插件以为您的组织启用此功能。
如果您希望供应商仅上传相应采购订单的发票，请启用此选项。上传后，您可以在 Zoho Books 中验证并将其转换为账单。
一旦启用此选项，供应商将无法再从供应商门户的发票模块中的上传文档选项卡上传文档。他们只能从相应采购订单的详情页面上传文档。
允许供应商接受/拒绝采购订单
启用此选项后，供应商可以在供应商门户中接受或拒绝采购订单。
横幅消息
横幅消息将显示在供应商门户的主页上。例如，您可以说“欢迎来到 Zylker。祝您有美好的一天！”
- 配置这些设置后，点击保存。