保留发票中的基本功能

启用预付款发票

要开始使用预付款发票，您需要先启用它。以下是启用方法：

• 前往页面右上角的 设置。
• 在偏好设置下选择常规。
• 勾选预付款发票框。
• 选择您希望记录预付款发票的账户。由于此账户通常会被记录为负债，建议选择未赚取收入账户。
• 点击保存。

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创建预付发票

在您启用预付款发票模块后，您可以创建一个新的预付款发票。操作如下：

• 前往 销售 > 预付款发票。
• 点击页面右上角的+图标旁边的预付款发票或+ 新建按钮。

• 填写以下详细信息。

字段	描述
客户名称	选择您要为其创建预付款发票的客户。
预付款发票编号	预付款发票编号将自动生成。不过，您也可以通过点击齿轮图标来输入一个唯一编号。
预付款发票日期	选择创建预付款发票的日期。
参考	如果需要，请为预付款发票输入一个参考编号。

• 点击保存。

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记录付款

在您创建预付款发票后，当您收到客户的款项时，您可以记录付款。

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线下支付

如果您已亲自收到客户的预付款，或者您可以离线记录。操作方法如下：

• 前往 销售 > 预付款发票。
• 选择您希望记录付款的预付款发票。
• 点击记录付款。

• 填写所需的详细信息。
• 点击记录付款。

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向客户收费

如果您希望在线收取客户的预付款，您可以扣款他们的卡片信息。您可以扣款与客户关联的卡片，或者扣款另一张有效的卡片。要向您的客户收费：

• 前往 销售 > 预付款发票。
• 选择您希望向客户收费的预付款发票生成的发票。
• 点击 记录付款 下拉菜单并选择 向客户收费。

• 如果您希望使用已经与发票关联的卡，请选择 使用以 xxxx 结尾的卡支付此发票 选项，然后点击 继续。
• 如果您希望使用与联系人或预付款发票无关的其他卡进行支付，请点击使用其他卡支付选项，填写所需的卡信息，然后点击继续。

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查看已收到的付款

您可以生成一份报告，显示从客户收到的预付款的快速摘要。该报告将包括未使用金额和付款方式等详细信息。

• 前往左侧边栏中的报告模块。
• 在收到的付款部分，选择收到的付款报告。
• 前往 自定义报告 并选择 交易类型 为 预付款。
• 点击运行报告。

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导入保留发票

如果您已经有一份预付款发票列表，您可以将它们以CSV、TSV或XLS格式导入到Zoho Books中。要导入预付款发票：

• 前往 销售 > 预付款发票。
• 点击页面右上角的汉堡图标。
• 选择导入预付款发票。

• 点击 选择文件 按钮旁边的 上传文件。您可以通过点击 示例文件 下载示例 CSV 文件以供参考。

• 选择您的文件的字符编码和文件分隔符。

• 点击下一步。

• 确保在字段映射页面中所有字段都正确映射。
• 如果您希望下次使用类似的导入格式，请勾选 保存这些选择以供将来导入时使用 复选框。
• 点击下一步。

• 在预览页面，点击导入。