其他报价操作

    编辑报价

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 选择你想要编辑的报价。
    • 在详情页面，点击顶部的编辑。
    • 在编辑报价页面，进行必要的更改。
    • 点击保存以保存报价，或者点击保存并发送将其发送给客户。

    克隆报价

    如果你需要一个具有相同详细信息的新报价，你可以克隆现有的报价。操作方法如下：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 悬停并选择你想要克隆的报价。
    • 在详情页面，点击更多图标并从下拉菜单中选择克隆。
    • 你将被重定向到新报价页面，其中包含所有选定报价的克隆详细信息。根据需要审查和自定义详细信息。
    • 点击保存以保存报价，或者点击保存并发送以保存并发送克隆的报价给客户。

    导入报价

     

    前提条件：

    • 你只能导入CSV、TSV和XLS格式的文件。
    • 文件大小不能超过10 MB。

    将报价导入Zoho Books的方法：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 点击右上角的更多图标，然后从下拉菜单中选择导入报价。
    • 在导入页面，点击选择文件并选择你想要导入的文件。
     

    专业提示：你可以下载并使用样本文件作为格式参考，如果需要，可以用你想要导入的数据填充它。

    • 选择文件后，填写以下字段：
      • 字符编码：默认为UTF-8 (Unicode)。根据你的文件选择正确的编码。
      • 自动生成报价编号：勾选此框以自动生成导入报价的编号。
    • 输入详细信息后，点击下一步 >。
    • 在映射字段标签中：
      • 默认数据格式：默认的日期格式将是在字段级别选择格式，小数格式将是1234567.89。如果需要，点击编辑自定义格式。
      • 根据你的偏好映射必要的字段。
    • 点击保存这些选择以便在未来的导入中使用以重用映射的字段进行未来的导入。
    • 点击下一步。
    • 在预览页面，查看你映射的字段，然后点击导入。

    现在，所有详细信息的报价将被导入到Zoho Books。如果在导入过程中遇到错误，阅读描述，做出更改，然后再试一次。

    导出报价

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 点击右上角的更多图标，然后从下拉菜单中选择导出报价。
    • 在导出弹出窗口中，填写以下字段：
      • 选择模块：默认情况下，模块将是报价。
      • 选择状态：选择你想要导出的报价的状态。默认情况下，全部将被预选。
      • 导出模板：从下拉菜单中选择一个模板以导出带有你选择的字段的文件。要创建新模板，从下拉菜单中点击+新模板。
      • 小数格式：选择货币应如何显示。
      • 导出文件格式：选择格式（CSV、XLS或XLSX）。
      • 导出时包含敏感的个人身份信息（PII）：如果你想在导出中包含敏感的报价详细信息，如任何自定义字段，请勾选此选项。
      • 文件保护密码：如果你想锁定文件，请输入密码。
    • 点击导出。

    现在，文件将下载到你的电脑上，包含你选择的偏好的报价。

    导出当前报价视图

    您可以按照在列表视图页面上显示的顺序导出报价，方法是导出当前的报价视图。操作步骤如下：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 在列表视图页面中，点击右上角的更多图标，并从下拉菜单中选择导出当前视图。
    • 在导出当前视图弹出窗口中，填写以下字段：
      • 小数格式：选择账单中的货币应如何显示。
      • 导出文件格式：选择格式（CSV，XLS或XLSX）。
      • 文件保护密码：如果您想锁定文件，请输入密码。
    • 点击导出。

    现在，文件将下载到您的计算机上，包含的报价顺序与它们在Zoho Books的列表视图页面上出现的顺序相同。

    根据报价为客户创建项目

    要根据为他们创建的报价为客户创建项目：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 悬停并选择您想用来为客户创建项目的报价。
    • 在详情页面中，点击顶部的更多图标，并从下拉菜单中选择创建项目。
    • 您将被重定向到新项目页面，其中客户名称和项目任务将根据报价中包含的客户详情和服务自动填充。
    • 填写其他必要的详细信息后，点击保存。

    现在，将从报价中为选定的客户创建一个项目，并将报价中列出的服务添加为项目中的任务。一旦您将这些任务标记为可计费，您就可以为每个任务向客户开具发票。

    从报价创建预付款发票

    如果您的客户支付了预付款，您可以通过创建预付款发票来记录此付款。创建预付款发票：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 选择您想要创建预付款发票的已接受报价。
    • 在详情页面中，点击更多图标并从下拉菜单中选择创建预付款发票。
    • 在接下来的页面中，填写以下字段：
      • 账单地址：此字段将根据客户的账单地址自动填充；如果您想修改它，点击编辑图标。
      • 描述和金额：在表格中，输入此发票创建的服务的描述以及预付款发票中这些服务的相应金额。
      • 预付款发票号码：这将自动填充，但您可以点击字段中的设置图标并选择手动输入号码。
      • 预付款发票日期：选择发票的创建日期。
      • 客户备注：添加您想在客户的交易中显示的任何备注。
      • 条款和条件：输入您希望在交易中显示的业务条款和条件。
    • 填写其他必要的详细信息，然后点击保存为草稿以保存发票但不发送，或点击保存并发送以保存并将其发送给客户。

    现在，将从报价创建预付款发票。

    将报价通过电子邮件发送给客户

    如果您想在以后的某个时间点通过电子邮件发送报价的副本，您可以将其发送给您的客户。操作步骤如下：

    • 在左侧边栏中转到销售，然后选择报价。
    • 选择您想要通过电子邮件发送的报价。
    • 在详情页面中，点击发送报价将报价发送给客户。
    • 在接下来的页面中，验证电子邮件中的详细信息并进行必要的更改。
    • 向下滚动，然后点击发送。

    现在，报价将被发送给客户，报价的状态将更新为已发送。

    您可以生成报价的链接并与您的客户分享。使用此链接，客户可以查看报价。要通过链接分享报价：

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 选择您要生成链接的报价。
    • 在详情页面中，点击顶部的分享。
    • 在分享报价链接弹出窗口中，填写以下字段：
      • 可见性：如果您希望任何拥有链接的人在其到期日期之前都能访问完整的报价，选择公开；如果您希望您的客户只能从客户门户访问报价，选择私有和安全。
      • 链接到期日期：选择您与客户分享的链接的到期日期。
    • 点击生成链接。

    现在，一旦您生成链接，点击复制链接以复制链接并与您的客户分享。

     

    注意：如果您想在到期日期之前禁用所有您生成的活动链接，请按照上述相同步骤操作，在弹出窗口中点击禁用所有活动链接。

    将文件附加到报价

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 悬停并选择您要附加文件的报价。
    • 在详情页面中，点击页面右上角的附加文件。
    • 在附加文件下拉菜单中，选择您希望如何上传文件的选项：
      • 拖放：直接从您的电脑上传文件。
      • 云：从云资源如Zoho Workdrive、Google Drive、Dropbox、OneDrive等上传文件。
      • 文档：从Zoho Books的文档模块上传文件。

    现在，一旦您将任何文件附加到报价，您可以内部使用它们。要在客户门户和电子邮件中显示附件，请在报价详情页面的附件下启用在客户门户和电子邮件中显示附件。

    注意：您最多可以上传10个文件，每个文件最大为10 MB。

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 悬停并选择您要打印的报价。
    • 在详情页面中，点击顶部的PDF/打印，在下拉菜单中，选择PDF将报价下载为PDF到您的电脑，或选择打印来打印文档。

    删除报价

     

    前提条件：如果您已经为报价创建了发票或预付款发票，您不能删除该报价。在删除报价之前，先删除相关的发票或预付款发票。

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 悬停并选择您要删除的报价。
    • 在详情页面中，点击顶部的更多图标，并从下拉菜单中选择删除。
    • 在接下来的弹出窗口中，点击确定进行确认。

    报价的批量操作

    批量更新报价

    如果您需要一次性更新多个报价中的特定字段，您可以使用批量更新选项。要批量更新：

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 选择您要更新的报价。
    • 点击页面左上角的批量更新。
    • 在批量更新报价弹出窗口中，从下拉菜单中选择您要更新的字段，并输入新信息。
    • 点击更新。

    现在，所选报价将被更新为新信息。

    下载多个报价的PDF

    您可以选择并下载包含多个报价的PDF，每个报价在一个单独的页面上。要下载：

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 选择您要下载的报价。
    • 点击左上角的PDF图标。

    现在，所选报价将作为一个单独的PDF下载，每个报价在其各自的页面上。

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 选择您要打印的报价。
    • 点击左上角的打印图标。
    • 在预览弹出窗口中，查看您选择的报价，然后点击打印。

    现在，所选报价将被打印。

    批量删除报价

     

    前提条件：一旦为报价创建了发票或预付款发票，就无法删除该报价。 首先，删除关联的发票或预付款发票，然后再尝试删除报价。

    • 转到左侧边栏的销售，并选择报价。
    • 悬停并选择要删除的报价。
    • 点击顶部的更多图标，并从下拉菜单中选择删除。
    • 在弹出窗口中，点击确定进行确认。

    现在，选定的报价将一次性被删除。

    将估计重命名为报价

     

    注意：这适用于在2023年3月31日之前创建的组织。

    在Zoho Books中，2023年3月31日之前创建的组织将估计作为模块名称， 而在此日期之后创建的组织将报价作为模块名称。如果您的组织中的模块名称是 估计，并且您已经通过显示的弹出窗口将其重命名为报价，那么您需要执行以下步骤来完全应用这个更改：

    • 更新模板中的文档标题
    • 更新交易前缀

    更新模板中的文档标题

    PDF模板中的交易文档标题仍然是估计。您必须在每个PDF模板中手动更新名称。操作方法如下：

    • 登录到您的Zoho Books组织。
    • 转到设置。
    • 在自定义下选择PDF模板。
    • 在右侧的模板窗格中，选择报价。
    • 悬停在模板上并点击编辑。
    • 点击左侧边栏的交易详情并展开底部的文档详情部分。
    • 编辑显示文档标题下的文本框，将文档标题从估计更改为报价。
    • 预览您的更改并点击保存。

    更新交易前缀

    如果您已启用交易编号系列，以下是您可以更新前缀的方法：

    • 登录到您的Zoho Books组织。
    • 转到设置。
    • 在自定义下选择交易编号系列。
    • 选择所需的系列。
    • 向下滚动到报价，并在前缀列中输入首选的前缀，以符合模块的重命名。
    • 点击保存。

    (或者)

    如果您没有启用交易编号系列，以下是您可以更新前缀的方法：

    • 转到左侧边栏的销售并选择报价。
    • 在右上角点击+ 新建。
    • 在新建报价页面，点击报价#旁边的文本框中的设置图标。
    • 在出现的弹出窗口中，在前缀下方的文本框中输入首选的前缀。

    这样，您创建的新报价将具有您输入的前缀。

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