形式发票（Invoice）中的其他操作
编辑形式发票(Invoice)
更改现有形式发票的详细信息：
- 转到销售 > 发票，并选择您想要编辑的发票。
- 点击编辑图标。
- 进行必要的更改，然后点击保存。
向客户发送形式发票
通常，当您创建发票时，您可能已将其保存为草稿或立即发送给您的客户。
如果您已将其保存为草稿，您可以手动将其发送给您的客户。以下是操作方法：
- 转到销售 > 发票，并选择您想要发送的发票。
- 点击邮件/短信下拉菜单，选择您想要将发票发送给客户的方式。
- 查看模板，然后点击发送。
注意：您需要购买蜗牛邮件积分才能向您的客户发送蜗牛邮件。
标记发票为已发送
您可以手动将发票标记为已发送。这样您就可以为发票记录付款。要将发票标记为已发送：
- 转到销售 > 发票。
- 选择您想要标记为已发送的处于草稿状态的发票。
- 选择标记为已发送。
如果您已为客户启用客户门户，他们可以在其门户中查看发票并执行操作。
分享形式发票链接
您可以在Zoho Books中为发票生成链接，并与您的客户分享。使用此链接，您的客户可以查看和/或支付该发票。
生成并分享发票链接：
- 转到销售 > 发票。
- 选择您想要分享链接的发票。
- 点击分享。
注意：只有已发送状态的发票才能被分享。
- 您可以为公开或私人&安全访问生成链接。
- 如果您选择了公开，点击生成链接。
- 复制链接URL并与您的客户分享。
- 如果您选择了私人&安全，您的客户可以从他们的客户门户查看发票。
打印形式发票
在Zoho Books中打印发票：
- 转到销售 > 发票，并选择您想要打印的发票。
- 点击PDF/打印下拉菜单，然后选择打印。
- 检查发票预览，然后点击打印。
额外费用
在Zoho books中，您可以选择添加两种额外费用：
- 运输费用
- 调整
配置这些费用：
- 转到页面右上角的设置。
- 在偏好设置下选择通用。
- 向下滚动到选择您想要添加的额外费用。
- 根据您的需求，勾选运输费用和调整选项。
- 点击页面底部的保存。
现在，您会在项目表格下方的交易中找到这些字段。
注意：预付款发票和已收到的付款中不会显示运输费用和调整。
折扣
Zoho Books中可以在两个级别应用折扣：
- 项目级别 - 折扣分别应用于交易中的每个项目。
- 发票级别 - 折扣应用于发票的总金额。
在Zoho Books中配置折扣偏好设置：
- 转到页面右上角的设置。
- 在偏好设置下选择通用。
- 向下滚动到你会提供折扣吗？部分。
- 选择在行项目级别进行项目级别折扣或在发票级别 进行 发票级别折扣。
- 如果你不希望在任何交易中提供折扣，选择我不提供折扣。
- 点击页面底部的保存。
克隆形式发票
如果你想创建一个与现有发票具有相同详细信息的发票，你可以选择克隆它，而不是创建新的发票。操作方法如下：
- 转到销售 > 发票，并选择要克隆的发票。
- 点击•••并选择克隆。
- 在新发票页面中进行必要的更改。
- 点击保存以创建新的克隆发票。
将文件附加到形式发票
你可以将最多5个每个5MB的文件附加到发票。要将文件附加到发票：
- 转到销售 > 发票，并选择你想要附加文件的发票。
- 点击页面右上角的附加文件。
- 选择你的上传选项。
| 上传选项 | 描述 |
|---|---|
| 拖放 | 从你的设备上传文件。 |
| 云 | 从你的云账户上传文件。 |
| 文档 | 从你的Zoho Books账户中保存的文档上传文件。 |
你可以通过点击上传文件下方的选项下载、删除或移除文件。
注意：如果你删除一个文件，它将从你的账户中永久删除。如果你移除一个文件，它将从交易中移除，但仍会存在于你的文档标签中。
作废形式发票
一旦你作废了一个发票，它将不会反映在你的任何销售交易或报告中。要作废发票：
- 转到销售 > 发票，并选择要作废的发票。
- 点击•••并选择作废。
- 输入原因并点击作废。
如果你想让发票再次有效，你可以将其标记为活动。这比永久删除发票更好，让你保留发票中的任何信息。
要使发票变为活动状态：
- 转到销售 > 发票，并选择处于作废状态的发票。
- 点击转换为草稿。
- 输入原因并点击转换为草稿。
冲销形式发票
当你的客户不支付发票，而你已经尽力让他们支付，你可以将其冲销。你冲销的发票金额将反映在报告中的坏账账户中。
要冲销发票：
- 转到销售 > 发票。
- 选择你想要冲销的发票。
- 点击记录付款 > 冲销。
- 输入冲销的原因。
- 点击冲销。
如果你想撤销冲销，点击页面右上角的取消冲销按钮。
导出形式发票
您可以将所有发票导出到您的系统中，格式可以是CSV、XLS或XLSX。操作方法如下：
- 转到销售 > 发票。
- 点击页面右上角的汉堡图标。
- 选择导出发票。
填写以下字段：
| 字段 | 描述 |
|---|---|
| 选择状态 | 默认情况下，将导出所有发票。如果您想根据发票的状态导出发票， 您可以在这里选择状态。 |
| 日期范围 | 选择一个从和到日期，您希望在这个日期范围内导出发票。 这将过滤出所有发票日期在从和到日期之间的发票。 |
| 导出文件中的字段 | 如果您只想导出某些字段，您可以在导出文件中的字段下选择一个模板。如果您没有导出模板，您可以点击 + 添加新的来创建一个新的模板。 |
| 导出为 | 选择您的导出格式 |
| 个人身份信息 (PII) | 如果您想将PII与导出文件一起导出，标记在导出时包含敏感的个人身份信息 (PII)选项。PII字段，如您的客户的地址、电子邮件地址、电话号码、银行账号和任何敏感的自定义字段 将被包含在导出文件中。 |
| 密码 | 输入密码以保护您的导出文件。 |
- 点击导出。
批量更新形式发票
如果您需要一次性更新多张发票中的特定字段，您可以使用批量更新选项。批量更新的方法如下：
- 转到左侧边栏的销售，然后选择发票。
- 选择您想要更新的发票。
- 点击页面顶部的批量更新。
- 在批量更新发票弹出窗口中，从下拉菜单中选择您想要更新的字段，并输入新的信息。
- 点击更新。
现在，所选的发票将被更新为新的信息。
批量下载形式发票为PDF文件
您可以将所选的发票下载为PDF文件，每张发票在一个单独的页面上。下载的方法如下：
- 登录到您的Zoho Books组织。
- 转到左侧边栏的销售，然后选择发票。
- 选择您想要批量下载的发票。
- 点击页面顶部的PDF图标。
现在，所选的发票将被下载到您的设备上，作为一个PDF文件，每张发票为一个单独的页面。
批量下载形式发票为ZIP文件
您可以将所选的发票下载为ZIP文件，该文件将包含每张发票的单独PDF。下载的方法如下：
- 转到左侧边栏的销售，然后选择发票。
- 选择您想要批量下载的发票。
- 点击页面顶部的ZIP图标。
现在，所选的发票将被下载到您的设备上，作为一个包含每张发票的单独PDF的ZIP文件。
启用背书
根据2017年CGST规则第46(q)条，向SEZ单位、SEZ开发商和海外客户提供的发票必须包含一个背书，说明供应是有偿还是无偿的IGST。要为您的发票启用背书：
- 转到右上角的设置。
- 在自定义下选择PDF模板。
- 导航到模板下的发票。
- 悬停在一个模板上并点击编辑。
注意：此功能仅适用于电子表格和标准模板。
- 导航到总计部分下的税收和电子路单详情。
- 标记显示出口/SEZ背书选项。
一旦启用，您的发票PDF中将显示一个背书，指示向海外客户、SEZ单位或SEZ开发商的供应是有偿还是无偿的综合税（IGST）。
下一步 >
故障排除