发票

    发票是一种财务文件，详细记录了商品或服务的销售，包括应付金额、付款条款和税款，用作销售、付款和税务目的的记录。

    发票如何工作

    在Zoho Books中，首先为客户创建一张发票。您可以将其保存为草稿以便稍后发送，或者立即通过电子邮件发送。如果发票超过了到期日，其状态将变为 逾期。当客户付款时，状态将更新为 已付款，或者如果通过其他付款方式付款，您可以手动记录付款。记录的发票将反映在各种销售报告中。您还可以编辑发票，通过电子邮件发送它们，将它们作为链接分享，打印它们，下载它们，将它们设置为定期，创建信用票据，克隆它们，查看它们的日记条目，或删除它们。

    Zoho Books中的发票类型

    • 常规发票：常规发票是一次性发票，用于记录向客户销售商品或服务，指定付款详情和应付金额。
    • 定期发票：此发票是为定期时间段创建的。您可以设置重复的频率，如每周、每月，或者特定的时间段。了解定期发票的工作方式。
    • 预付款发票：此发票用于从您的客户那里收取预付款。通常在实际工作或交付开始之前发出。了解预付款发票的工作方式。
     

    场景：Zylker Inc，一家电话公司，向Danny销售了一部电话。Zylker Inc提供了一份确认销售的发票，其中包括电话详情、总付款金额、付款条款、税款和其他相关信息。然后，这张发票可以用作退货或保修索赔的记录。

    创建发票

    创建发票：

    • 登录到您的Zoho Books组织。
    • 转到左侧边栏的销售，并选择发票。
    • 点击右上角的+ 新建。
    • 在新发票页面中，填写以下字段：
      • 客户名称：选择发票的客户。
      • 发票号：将使用默认的交易系列。如果需要，从下拉菜单中选择一个不同的。点击字段右侧的设置图标，启用或禁用自动生成发票号码的选项。
      • 订单号：如果需要，输入订单号。
      • 发票日期：选择创建发票的日期。
      • 条款：选择发票到期的付款条款。
      • 到期日：选择付款到期日。
      • 销售员：如果适用，选择负责此发票的销售员。
      • 选择价格列表：选择发票中的物品的价格列表。
      • 物品表：选择并添加物品到表格。然后，填写以下列：
        • 数量：输入每个物品的数量。
        • 费率：费率将根据您设置的物品费率自动填充。如果需要，修改它。点击此字段下的应用价格列表，为物品选择一个价格列表。
        • 税：根据物品或客户的税务状态自动填充。
        • 折扣：输入百分比 (%)或金额进行折扣。
        • 批量操作：点击此选项在物品表中执行批量操作。从下拉菜单中选择批量更新行项目，更新表格中每个物品的项目或账户，或选择显示附加信息，显示表格中每个行项目的项目和账户。
      • 点击+ 添加新行，添加额外的物品行。
      • 点击批量添加物品，一次添加多个物品。
      • 运费：为您的物品添加运费。点击对运费应用税，选择运费的税。
      • 调整：如果需要，输入调整。使用负(-)符号减少金额。
      • 客户备注：添加备注以在发票中显示。
      • 条款和条件：为发票添加您的业务条款和条件。
      • 附加文件到发票：点击上传文件，将文件附加到发票。
      • 我已收到付款：如果您在创建此发票时已收到付款，请勾选此项。然后，从下表中选择付款方式和存款账户。如果客户使用了多种付款方式，点击+ 添加分期付款来分割付款。发票将被保存为已付款。
     

    注意：要使用此选项，您必须在您的组织中禁用销售审批。了解如何禁用销售审批。

    • 点击保存为草稿将发票保存为草稿，或者保存并发送将其发送给客户。

    现在，如果您还没有直接记录付款，您可以在客户支付金额后，稍后为创建的发票记录付款。

     

    专业提示：要直接从主页创建发票，点击右上角的快速创建 按钮，并从下拉菜单中选择发票。

    导入发票

    如果你有本地存储的现有发票，或者你正在从其他会计系统迁移到Zoho Books，你可以轻松导入它们。

     

    场景：Zylker Inc正在从另一个会计系统迁移，并希望批量导入所有现有的发票。使用导入发票选项，Zylker可以轻松地将所有发票导入到Zoho Books，而不必手动添加。

    要将发票导入Zoho Books：

    • 转到左侧边栏的销售，并选择发票。
    • 点击右上角的更多图标，并从下拉菜单中选择导入发票。
    • 在导入 - 选择文件页面，点击选择文件并选择你要导入的文件。
     

    注意：

    • 你只能导入CSV、TSV和XLS 格式的文件。
    • 文件大小不得超过10MB。
     

    专业提示：你可以下载并使用样本文件作为格式参考，如果需要，填入你要导入的数据。

    • 选择文件后，在配置选项卡下，填写以下字段：
      • 字符编码：默认为UTF-8 (Unicode)。根据你的文件选择正确的编码。
      • 文件分隔符：默认为逗号 (,)。根据你的文件修改分隔符。
      • 自动生成发票编号：勾选此项以根据你的Zoho Books设置自动生成发票编号。导入文件中的发票编号将被忽略。
      • 将发票链接到相应的销售订单：勾选此选项以将发票链接到相应的销售订单。如果选中，将销售订单字段与下一页包含销售订单号的相应列进行映射。
      • 将导入文件中的客户地址映射到Zoho Books中的客户记录：勾选此项以将导入文件中的客户映射到Zoho Books中的现有客户记录。如果客户存在，他们的地址将被更新；否则，将在Zoho Books中创建新的客户。
    • 点击下一步 >。
    • 在映射字段选项卡中：
      • 默认数据格式：默认的日期格式将为在字段级别选择格式，小数格式将为 1234567.89。如果需要，点击编辑自定义格式。
      • 根据你的偏好映射必要的字段。
    • 点击保存这些选择以便在未来的导入中使用以便在未来的导入中重用映射的字段。
    • 点击下一步 >。
    • 然后，在预览选项卡中，查看你映射的字段，然后点击导入。

    现在，包含发票的文件将被导入到Zoho Books。

    下一步 >
    记录发票付款

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