会计师偏好

将账户代码设置为必填且唯一

您可以使账户代码对新账户是必填项，并确保每个账户代码都是唯一的。操作方法如下：

登录到您的Zoho Books组织。
进入设置。
在偏好设置下选择会计。
在常规选项卡下的科目表中，检查以下选项：
- 为新账户设置必填账户代码： 这确保每个新账户都需要一个账户代码。如果您编辑现有账户，并且启用了此选项，则必须填写所需的账户代码。
- 为创建的账户输入唯一的账户代码： 这确保每个新账户都有一个唯一的代码，帮助您区分不同的账户。
点击保存。

现在，每次创建新账户或编辑现有账户时，您必须输入一个唯一的账户代码。

配置交易中使用的默认账户

注意：此功能仅在早期访问中可用。要启用此功能，请联系我们的支持团队，邮箱地址为 support@zohobooks.com。

您可以为不同的会计分录配置默认账户。例如，您可以为应收账款分配一个默认账户，以跟踪客户付款和未结余额。同样，您可以为应付账款、运费、调整、折扣、坏账、供应商预付款和客户预付款配置默认账户。操作方法如下：

登录到您的Zoho Books组织。
进入设置。
在偏好设置下选择会计。
在常规选项卡下，在选择默认账户进行跟踪中，选择默认账户用于：
- 应收账款：跟踪客户欠您公司的金额。
- 应付账款：跟踪您公司欠供应商的金额。
- 运费：跟踪运费。
- 调整：跟踪交易调整。
- 折扣：跟踪应用于商品或交易的折扣。
- 坏账：跟踪无法收回的金额。
- 供应商预付款：跟踪预付给供应商的款项。
- 客户预付款：跟踪客户的预付款项。
点击保存。

现在，会计分录将根据配置的默认账户进行跟踪。

设置重复日记账分录的首选项

重复日记账是用于重复性交易（如租金或折旧）的自动日记账分录。您可以将它们保存为草稿或立即发布。要设置子日记账的保存方式，请按照以下步骤操作：

登录到您的Zoho Books组织。
进入设置。
在偏好设置下选择会计。
在常规选项卡下的重复日记账中，选择以下选项之一：
- 在草稿状态下创建手动日记账：创建日记账条目作为草稿以供稍后审查和发布。
- 在已发布状态下创建手动日记账：直接在已发布状态下创建日记账条目。
点击保存。

所有重复的日记现在将遵循您选择的偏好。

日志自定义字段

在 Zoho Books 中，您可以为日记账分录创建自定义字段以捕获附加信息。例如，您可以创建一个日记账自定义字段来跟踪交易参考、审计备注或税务详情。

创建日志自定义字段

创建日志自定义字段：

登录到您的Zoho Books组织。
进入设置。
在偏好设置下选择会计。
点击顶部的日志自定义字段标签。
点击右上角的+ 新建自定义字段。
在新自定义字段 - 期刊页面中，填写以下详细信息：
- 标签名称：输入自定义字段标签名称。
- 数据类型：选择您希望使用此自定义字段收集的数据类型，例如文本、数字、日期或链接。
- 帮助文本：添加简要描述以向用户解释此自定义字段的用途。它将显示在期刊创建页面的自定义字段下方。
- 数据隐私： 如果使用此字段收集的信息是敏感的，请选择适当的选项：
  - PII（个人身份信息）： 允许具有受保护数据访问权限的用户查看自定义字段详细信息。然后，您可以选择以下选项之一：
    - 敏感数据。加密并存储： 如果您不希望该字段用于高级搜索，请选择此选项。
    - 非敏感数据。无需加密存储： 如果您希望该字段用于高级搜索，请选择此选项。
  - ePHI： 如果字段的数据包含敏感的健康信息，请选择此选项。数据将以加密方式存储，只有具有受保护数据访问权限的用户才能查看。
- 防止重复值：选择是，如果您希望该值是唯一的且不再被使用。
注意： 如果您选择防止重复值，自定义字段将无法用于重复日记。
- 输入格式：选择在自定义字段中输入数据的格式。点击配置自定义格式以输入您偏好的格式。您可以选择以下默认选项之一：
  - 数字：仅接受数字（0-9）。
  - 无空格的字母数字字符：接受小写字母（a-z）、大写字母（A-Z）和数字（0-9）。
  - 带空格的字母数字字符：接受小写字母（a-z）、大写字母（A-Z）、数字（0-9）和空格。
- 是否必填：如果您希望在创建手动日记账时此自定义字段为必填项，请选择是。
- 在所有PDF中显示： 如果您希望此自定义字段出现在所有手动日记账PDF中，请选择是。

专业提示： 要在以后修改此自定义字段的偏好设置，请转到设置 > 偏好设置 > 会计 > 日记账自定义字段 标签。将鼠标悬停在自定义字段上，点击右侧的下拉菜单，然后选择 在所有 PDF 中显示。要再次隐藏它，请按照相同的步骤操作，并从下拉菜单中点击 在所有 PDF 中隐藏。