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Zoho Recruit 常用操作

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 导航预测

导航主要就是在记录内前后移动的过程。Zoho Recruit 中的导航允许在记录之间轻松移动；提供用于选择要在一个页面中显示的记录数的选项；并节省访问记录所用的时间。另请参阅导航记录 

Zoho Recruit 中提供了下面两个导航选项：

  • 页面级导航
  • 记录级导航

页面级导航

记录级导航

 搜索记录

搜索选项帮助找到特定信息或特定记录，而无需查遍整个记录列表，因而节省找到记录的时间。另请参阅搜索记录 

Zoho Recruit 中提供的不同搜索选项为：

  • 按字母搜索记录
  • 按信息搜索记录
  • 使用高级筛选器按条件搜索记录

按字母搜索记录

按信息搜索记录

使用高级筛选器按条件搜索记录

 创建记录

在 Zoho Recruit 系统中，您可通过以下方式创建记录：

  • 在记录详细信息表单中手动输入数据
  • 从外部源导入记录
  • 通过“Web 提交记录”表单从网站中捕获记录

备注

  • 下面列出的有些标准字段可能不可见或不可编辑，这取决于机构的业务流程。
  • 如果您想要添加或修改字段，请与系统管理员联系，以了解更多有关其他字段的用法的详细信息。

要获取标准应聘者字段的完整列表，请点击此处。 

 单独创建记录

只要对可逐个创建的记录数存在限制，就可手动创建记录。在这种情况下，可轻松地手动输入可用的详细信息，并立即创建新记录。

您可通过以下方式逐个创建记录：

  • 在记录创建表单中填写详细信息。
  • 复制记录，并对现有的详细信息进行少量更改。

您可使用以下方法逐个创建应聘者：

  • 在应聘者创建表单中填写详细信息。
  • 复制应聘者，并对现有的记录进行少量更改。

备注

  • 默认情况下，创建应聘者的那个人拥有它。
  • 要更改所有者，请在“应聘者详情”页面中点击应聘者所有者字段中的更改链接，然后选择另一个用户。

要逐个创建应聘者：

  1. 在 [模块] 页签中，点击新建 [模块] 。或者，点击 。
  2. 在创建记录页面，输入详细信息。（请参阅标准字段） 
  3. 点击保存。

要复制记录：

  1. 在 [模块] 页签中，点击要复制的特定记录。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 详情页面，点击复制。
  3. 在复制 [记录] 页面，修改所需的详细信息。
  4. 点击保存。

 导入记录

使用不同的系统来收集数据时，从外部源将记录导入到 ATS 系统是最重要的营销和销售活动。例如，您可能会从外部源购买记录，通过网站捕获产品请求，从机构内有机会交叉销售产品的另一个业务部门获取记录，或者从旧系统迁移数据到 Zoho Recruit。在所有这些情况下，导入记录都可提高效率。

如果已授权您导入记录，那么您可执行此操作。否则，[模块] 主页中的导入记录按钮将在用户界面中隐藏。默认情况下，导入记录的用户拥有记录所有权。您可在导入时更改记录的所有权，方法是在导入的 CSV/XLS 文件中添加记录所有者列，然后将其映射到已指定给字段。这会自动将记录指定给特定用户。创建记录导入文件时，请使用准确的 Zoho Recruit 用户名，否则将不会在 Zoho Recruit 中创建记录。

备注

  • 仅当您有权使用“导入”功能时，“导入”链接才会显示。
  • 如果这些链接处于禁用状态，请与管理员联系。
  • 导入记录之前，您必须具有 CSV/XLS 文件中的记录详细信息。
  • 导入记录之前，应关闭 CSV/XLS 文件和电子表格程序。
  • 请确保 CSV 文件不包含任何撇号（例如 ABC’s）。

另请参阅导入数据 

 从网站捕获记录（使用 Web 提交记录表单）

Web 表单简化了将网站中的访客或用户信息捕获到 ATS 系统中的过程。它们设计为自动将网站中的数据导入 Zoho Recruit 中，并使非技术用户能够设计并发布其自己的 Web 表单。

优点

Web 表单可用于：

  • 捕获数据（访客信息）
  • 与网站访客通信
  • 开展调查
  • 对用户问题作出回复
  • 生成在线销售
  • 接收在线反馈

另请参阅管理 Web 表单 

 导出记录

有时，将 Zoho Recruit 中的记录导出到电子表格程序（例如 Microsoft Excel、OpenOffice 和其他程序）以进行进一步数据分析非常有用。Zoho Recruit 中提供的不同导出选项为：

  • 导出数据
  • 请求 ATS 数据备份

另请参阅导出数据 

更改记录所有者

探查过程中，有时在单个步骤中更改一些记录的所有者可能很有用。您可更改单个记录或一组记录的所有者。

备注

  • 您需要具有更改所有者角色权限才能使用此功能。

要逐个更改记录的所有者：

    1. 点击[模块]页签。
      模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
    2. 在[模块]主页中，选择记录。
    3. 在 [模块] 详情页面，执行以下操作：
      • 在 [记录] 页面，更改所有者，然后点击保存。

要批量更改记录的所有者：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，选中所需的复选框。
  3. 在更多操作下，点击更改所有者。
  4. 在更改所有者页面，从更改所有者选择列表中选择新用户。
  5. 点击确定。

备注

  • 无论记录的现有所有者是谁，记录所有权都会更改为另一个用户。
  • 请小心使用此操作，否则属于不同用户的记录将更改为新用户。
  • 要克服此问题，您可以先搜索具有所需所有者名称的记录，然后批量更改所有者。
  • 对于您具有只读权限的记录，”更改所有者“选项不可用。

 打印记录

您可以采用可打印格式查看记录详细信息，然后使用浏览器的打印功能进行打印。

要打印记录详细信息：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，点击您想要打印的所需记录。
  3. 在 [模块] 详情页面，点击更多操作 > 打印预览。
  4. 从列表中选择模板类别。
    所选择的电子邮件模板、邮件合并模板或库存模板（视具体情况而定）将会显示以进行打印预览。
  5. 点击打印。

备注

  • 您也可以使用 Web 浏览器的打印功能来打印详细信息。
  • 仅当已为讨论的模块创建了任何电子邮件模板时，电子邮件模板才会显示。
  • 邮件合并模板选项仅限于“应聘者”、“联系人”、“客户”和“空缺职位”。
  • 库存模板限于“库存”模块。
  • 这些其他打印选项（电子邮件模板、邮件合并模板和库存模板）可供所有付费 Zoho Recruit 客户使用。对于免费和试用客户，只有默认打印选项可用。

要打印记录：

    1. 点击[模块]页签。
      模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
    2. 在 [模块] 主页，点击打印视图图标。
    3. 在打印预览页面，系统将显示记录列表。
    4. 点击打印页面。

删除记录

有时，您可能需要从 Zoho Recruit 中移除一些不必要的记录，以更好地组织数据。您可考虑移除对将来参考而言无用的记录。

备注

  • 已删除的记录将暂时存储在回收站中 60 天（从删除之日起），之后它们会被永久删除。
  • 具有管理员角色的用户有权访问回收站中的所有记录。
  • 只有管理员可从回收站中删除记录。

要逐个删除记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在[模块]主页中，选择记录。
  3. 在 [模块] 详情页面，点击删除。

要批量删除记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，选中与记录对应的复选框。
  3. 点击删除。

 恢复已删除的记录

如果您错误地删除了记录，那么始终可从回收站恢复已删除的记录。

要恢复已删除的记录：

  1. 点击设置 > 设置 > 数据管理 > 回收站。
  2. 在回收站页面，选中您想要恢复的记录的复选框。
  3. 点击恢复。

备注

  • 具有管理员角色的用户能够查看所有已删除的记录。

 合并重复记录

过一段时间后，可能会出现重复记录。您可搜索重复记录并合并它们，以便更好地整理记录。有两项功能可用于合并重复记录。

  • 查找与合并重复记录 - 指定条件以查找重复记录。在每个模块中，您可为 6 个字段指定条件。
  • 删除重复记录 - 根据选定字段的值在模块中搜索所有重复记录。您可以根据所选模块从可用的 4 个字段中选择任意一个。另请参阅合并重复记录
     

 批量转移记录

此功能允许您将记录从一个用户转移到另一个用户。因此，所有未关闭活动也将转移到新所有者。您需要具有各个模块的批量转移角色权限才能使用此功能。

要批量转移记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，点击 [模块] 工具 > 批量转移 [模块]。
  3. 在批量转移 [模块] 页面，执行以下操作：
  • 在选择新的所有者部分中，点击 以便为转移自和转移到字段选择所有者名称。
  • 指定条件。
  • 点击搜索。
  • 在匹配[记录]下面，选中复选框。
  • 点击转移。

 批量删除记录

此功能允许您批量删除记录。您需要具有各个模块的批量删除角色权限才能使用此功能。

要批量删除记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，点击 [模块] 工具 > 批量删除 [模块]。
  3. 在批量删除 [模块] 页面，执行以下操作：
  • 指定条件。
  • 点击搜索。
  • 在匹配[记录]下面，选中复选框。
  • 点击删除。

备注

  • 批量删除的记录将暂时存储在 Zoho Recruit 的回收站中。
  • 要恢复数据，请选择记录，然后点击恢复。

 批量更新记录

此功能允许您批量更新记录详细信息。您需要具有各个模块的批量更新角色权限才能使用此功能。

备注

  • 您无法使用“批量更新”功能更新下列字段。
  • 文本区字段。
  • 查找字段。

要批量更新记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，点击 [模块] 工具 > 批量更新 [模块]。
  3. 在批量更新 [模块] 页面，执行以下操作：
  • 指定条件。
  • 点击搜索。页面将显示匹配记录的列表。
  • 在“匹配的 [记录]”下，选中所需复选框，然后点击“批量更新”。
  • 在选择要更新的字段页面，选择要更新的字段。
  • 在框中输入相应数据。
  • 点击保存。

要从列表视图批量更新记录：

  1. 点击[模块]页签。
    模块指的是“应聘者”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 在 [模块] 主页，选中与您想要更新的记录相对应的复选框。
  3. 在更多操作下，点击批量更新。
  4. 在选择要更新的字段弹出窗口中，选择您想要为记录更新的字段。
  5. 指定字段的值。
  6. 点击保存。

 在条件中使用最近操作时间

除了编辑记录，还有各种其他活动与记录关联。例如，添加备注、关闭任务、发送电子邮件等。此类活动的最后更新时间在每条记录中捕获为上次更新：时间（仅在应聘者、客户、联系人和空缺职位模块中）。可在列表视图和报表的条件中使用此字段中的值，以筛选掉在特定时间段内没有任何操作的记录，或筛选掉那些具有最近操作的记录。

备注

  • 仅“应聘者”、“客户”、“联系人”和“空缺职位”模块支持此选项。
  • 列表视图条件下面的上次活动时间和记录详情页面中的上次更新时间相同。

活动和更新将记录为“上次活动时间”：

    • 编辑记录中的字段
    • 添加和更新活动（即任务、事件、通话）
    • 发送邮件给应聘者和联系人
    • 添加和编辑备注
    • 在客户下添加商机和联系人
    • 更改记录的所有者
    • 添加和删除记录
      （这不包括删除与父记录关联的记录。）
    • 关闭任务
      （这不适用于活动，因为在结束日期时间之后，它们会自动移动到“已关闭活动”下面。）
    • 删除和恢复记录（单个或批量）。

活动和更新将不会记录为“上次活动时间”：

  • 批量操作（比如，“批量更新”、“批量转移”等）。
    （“批量删除”选项除外。）
  • “编辑客户下的联系人或商机”将不会列示在“客户”下
  • 删除记录下面的相关列表。

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