如何通过项目管理系统提高团队协作效率?

2022-08-29 60 阅读量 4 分钟 Yunfei
如何通过项目管理系统提高团队协作效率?

    在疫情的影响下,许多企业受到了经济的影响。企业产值和人员的减少需要提高现有员工的工作效率。项目中的团队合作是提高企业产值的重要组成部分。如何提高项目管理中员工的团队合作效率已成为困扰许多管理者的难题。
    许多管理者在领导团队进行项目管理时无法有效地管理员工,员工缺乏团队精神和行为。原因是管理者对员工的责任和任务分配不均匀,管理者缺乏对员工的有效监督,问题责任调查人员不清楚。这些问题将直接导致员工工作效率低下。
    如何通过项目管理系统提高团队协作效率?作为管理者,选择项目管理系统Zoho Projects是明智的。Zoho Projects项目在团队合作的功能项目分工、团队合作和项目监督方面具有很大的优势。

    1、项目分工

    周一整理了本周的工作安排,但是如何按照本周的工作安排来安排呢?“每天,每一项社区任务,新媒体任务,KOL规划”快速方便地分配给员工,已成为困扰主管的大问题。
    一般来说,如果工作过程中突然有一些相对简单的任务,我会用Zoho Projects创建任务,然后邀请相关合作伙伴一键参与。
    当我遇到一些相对复杂的工作事项时,我会用项目来创建它们。项目可以拆分成一个个小的任务,拆解完成后我们可以邀请相应的成员加入。工作安排一目了然,方便快捷,即使工作复杂,也不用担心无法清晰传达给员工。
    Zoho Projects还支持自定义模板,这样可以避免重复性的创建项目,真的很简单快捷。 而且Zoho Projects更有利于企业在线分配任务,支持多人任务的分配,每个人一目了然应该做什么。综上所述,我认为Zoho Projects在项目管理和会员分工方面做得更好。

项目分工

    2、团队协作

    在工作场所,各部门的有效合作是确保工作顺利进行的重要前提。以社区运作为例。有时,我们需要通过一些活动来调动社区成员的热情,活动海报的设计和文案需要交给运营部的其他同事。此时,我们需要进行跨部门的合作和沟通。
    在现代职场,面对面讨论工作的所有细节并不是最有效的方式,有时甚至难以实现。过去我一直认为跨部门沟通的效率很低。为什么呢?因为群聊太多了。为了方便分工交流,我们往往需要拉三四个小组;数据共享更是乱七八糟。你一个接一个,我一个接一个,最后看什么都不清楚。
    然而,有了Zoho Projects,这些问题就不算什么了。这款项目管理软件才能真正支持协作、讨论想法和共享文档这些重要能力。因为Zoho Projects可以以任务的形式准确分发给负责这一部分的同事,并且可以再任务下进行评论,同时拥有动态、聊天、论坛等功能,可以激励员工讨论和交流项目,并通过团队合作引导员工实现既定目标。员工也可以根据关键事项进行有针对性的沟通。

团队协作

    3、项目监督

    事实上,对于较大的项目管理,管理者很难及时掌握员工的实时工作情况,实现有效的监督。特别是当工作环节出现问题时,员工不可避免地逃避责任,使管理者无法明确奖惩。
    领导团队时,我最头疼的是跟进团队项目的工作进度。以前的工作报告往往在微信上,qq等待聊天软件,这部分内容有时与其他一些话题混合——比如任务出错,材料需要修改等等……这给我们整合工作进度带来了困难。我没有精力整天更新员工的任务进度,也没有办法每次翻一堆记录,找出他们现在做了什么。
    但是Zoho Projects的功能很好地解决了我的症结。它将项目的整体内容、完成情况和动态进展整合到一个清新的页面中,让我一打开就能准确定位自己关心的内容。今天做了多少,还有多少没做;谁完成了什么,有没有新的安排?……在这个页面上,我可以找到我需要的答案。现在,我的思想可以用在更重要的地方,我不需要抓住这些细节。

项目监控

    都说管理者要有大局观和统筹能力,我深以为然。但是,如果你想完美地反映这两种品质,你不能仅仅依靠人们自己的努力,你必须适当地使用一些项目管理工具。以我目前正在处理的社区运营项目为例。在过去,我同时推广三个任务是非常痛苦的——不同的人员,不同的安排,不同的内容……但现在不一样了。
    在Zoho Projects项目的事项管理界面中,我可以同时列出我目前负责的项目下属的任务。我只需要稍微了解一下任务的每个部分。如果我需要调整原来的任务安排,我不需要像以前那样一个接一个地通知,同一个项目的成员可以随时查看。
    无论是从分工、合作还是监督,我认为免费项目管理工具Zoho Projects在各个环节都做得更加细致到位,适合大多数团队在项目管理中的协同工作。Zoho Projects可以快速清晰地分配工作,促进员工之间的内部合作和沟通,加强员工管理。因此,选择Zoho Projects是一个非常好的选择。

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