项目管理的各个阶段应该做什么?

2022-09-27 20 阅读量 3 分钟 Yunfei
项目管理的各个阶段应该做什么?

    项目管理的各个阶段应该做什么?早期时间管理工具都是离线的,包括Xmind的甘特图,只有作为创建者每天在盯着文件、更新状况。但以Zoho Projects项目管理软件为代表的的软件,都已经转变为可以支持线上合作的项目看板,所有的项目成员都能看到自己所处的项目环节、上下游对自己的期望等,这个对于项目成员来说相对还是蛮重要的。
    此外项目管理很重要的一点是有仪式感。不管是项目的启动还是结束,一定要有仪式感。尤其在跨部门协作的时候,我们要让所有的小伙伴知道,今天是项目启动的时间,今天我们达成了一个里程碑,这样一个在线共享的项目看板可以让大家保持同步。
    我们现在的团队角色很多元,有老师、产品经理、开发、测试、技术,也有我们交付给市场外面的业务方。为了保证项目有序推进,在整个项目过程中,我们会有几次比较大的时间节点,一定会把所有人召集在一起。这也是我刚才提到的”仪式感“。我们会在项目启动大会上告诉大家项目背景和预期产出,项目中期会有项目评审会,最后产品交付的验收会议后,我们可能会非正式地做一个小型的项目团建。
    有些人会开玩笑说“项目经理在整个的项目的过程当中没有做任何实际的活,因为开发有开发的小伙伴在做,产品设计有产品经理在做”,我们内部也有个段子说“项目经理会就是活你们干,背锅我来”。其实这都说明项目经理要对整个项目的成功与否负责任。所以我会和项目小伙伴说你就放心大胆的干,只要最后地产出能够交付上去,后面所有的责任都是项目经理来扛。这在管理团队上是蛮重要的,可以让他们卸下来压力和包袱。
    我把项目沟通分为正式沟通和非正式沟通两种。对于项目的重要节点,例如项目启动、里程碑的交付、或者项目范围的变更,这些都需要走正式沟通。例如写一份邮件并确保对方收到,作为双方约定的过程。一些不是很资深的项目经理可能会踩到这样的坑:你以为一件事情不是很重要,口头和开发说一下,但是开发可能转头就忘了。到了最后交付时,发现功能设计和约定的不一样,他会说并没有收到你给的通知。其实现在大家面对面聊天的内容太多了,一会儿聊中午吃什么,一会儿聊工作,对方很容易就忘记了。所以对于重要的信息,即使不用邮件告知对方,也一定需要变成文字类型的东西给到对方。
    项目从立项开始就是有风险的,在整个项目管理和交付的过程中,风险依旧存在。我们公司之前一度想做幼龄段的早教产品,但是双减政策出来后,这个项目等于没有立项。这种风险叫做外部的政策风险,不可控也无法避免,我们能做的只有及时关注市场,关注同类型的竞品动态。所以遇到不可抗风险时,我们只能接受。
    基于经验的风险预测,项目之初就可以制定应对策略,比如对于要求比较多又容易临时更改的需求方,我们必须做到事事书面确认,把风险化解在每一个步骤中。另一种是风险的转移,告知对方如果在某个时间点前无法给到材料,我们就无法启动,把风险转移给对方。

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