电子邮件签名应包括哪些内容?小白必看!

2023-10-25696 阅读量3 分钟叶庄主
电子邮件签名应包括哪些内容?小白必看!

    全球范围内,每天电子邮件往来频繁,每封邮件都是展示自我和业务的良机。然而,许多人将电子邮件签名视为次要之事,错失了大好机会。签名不仅是自我介绍的场所,更是让人们轻松联系你、了解更多的途径。因此,仅在签名中留下姓名和联系方式,并未充分利用这一机会与收件人建立联系。那么如何打造一个吸引人的邮件签名呢?


    电子邮件签名应该包含哪些内容?

  1.     姓名
  2.     单位信息(如职称、部门)
  3.     次要联系方式
  4.     社交资料图标
  5.     个性签名
  6.     预订链接
  7.     行业免责声明或法律要求
  8.     照片或logo
  9.     代词

    1.姓名

    就像Zoho邮件一样,你的名字应该包括在内,这样收件人就知道邮件是谁寄来的。这体现在电子邮件签名中,通常作为文本的第一行。

    2.单位信息(如职称、部门)

    紧随你名字之后,应是你的企业信息。你的从属关系可涵盖职位、公司或组织,甚至部门。当然,你的名字最终应具备吸引力,但提供这些信息能为谈话和角色提供更多背景。此外,加入知名企业将为你带来更多信誉,有助于吸引读者关注并认真对待你的信息。

    3.次要联系方式

    次要联系方式同样举足轻重,让收件人明了如何与你取得联系。这些信息可能涵盖电话、QQ、微信等沟通方式,或任何其他你想强调的沟通方式。在你不想提供你的直接联系的情况下,你可以利用这个机会来推广你的个人网站或企业网站——这是一种被动的方式来打开沟通渠道。

    4.社交资料图标

    你的社交媒体形象是个人品牌的关键元素,它能吸引同行业的追随者,展示你的兴趣所在。通过观察一个人发布的内容和自我描述,便可窥见其为人。因此在电子邮件签名中加入社交媒体链接是个明智之举。这不仅能强化个人品牌,还能为人们提供新的关注途径。

    尽管在多个社交媒体网站上都有账号,但尽量将图标数量控制在5个以下,务必确保社交资料最新且内容丰富有趣,重点关注对业务发展或个人品牌建设至关重要的客户。

    5.个性签名

    在邮件签名中,巧妙运用个性签名可谓锦上添花。最佳的个性签名应简洁明了、与时俱进,不强求华丽,与你的电子邮件风格相得益彰,使之既显独特又不显推销之嫌。

    6.预订链接

    如果你发现自己要和那些想和你预约会议的同事或客户来回发邮件,那么在你的邮件签名中加入一个预约日程表的链接,让他们更容易做到这一点。如果你使用的是 Zoho 邮箱,在签名编辑器中,输入你的常规签名内容,并将光标定位到你想要插入日历的位置,点击编辑器工具栏上的“插入日历”按钮(📅图标),选择你想要插入的日历格式和细节设置。

    7.行业免责声明或法律要求

    在法律、金融和保险等专业领域,电子邮件的使用和礼仪受到严格规定,以确保私人信息不被泄露。因此,了解行业规范并在签名中加入电子邮件传输免责声明至关重要。Zoho Mail提供了一些实用的免责声明范例,如:

    本邮件内容仅供指定收件人查阅,严禁未经发件人书面同意与第三方分享。若您误收到此邮件,请回复并删除,以免影响双方工作。

    8.照片或logo

    照片是电子邮件签名的锦上添花之选。若欲彰显个性风格,让收件人一见倾心,可将专业照片融入签名之中。此外,亦可运用公司标志,提升邮件品牌知名度。

    9.代词

    虽然在电子邮件签名中不常见,当然也不是必需的,但在签名中添加你喜欢的代词是有帮助的,尤其是在给你从未见过的人发电子邮件的时候。如果你的名字被认为是中性的,它也会消除歧义。

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