无缝电子邮件迁移的 4 个技巧

随着组织的发展和多样化，对可以改善沟通和协作的电子邮件服务的需求变得至关重要。如果符合您组织的最佳利益，您甚至可以考虑从一种电子邮件服务切换到另一种电子邮件服务。但是，考虑到数据丢失、安全漏洞、声誉受损和服务中断的风险，迁移可能是一项艰巨的任务。
根据Adobe的一项调查，一名典型的员工每天花费4.5小时在工作电子邮件上，没有一家公司能够承受其电子邮件服务因迁移失败而中断的后果。不过，如果您有专业知识，电子邮件迁移可能会轻而易举。
考虑一下最近为他的组织成功完成迁移的IT管理员Kim先生的案例。对他来说，迁移是无缝的，因为他与组织中的几个用户进行了测试迁移，评估了优缺点，然后决定继续进行电子邮件迁移。让我们仔细看看Kim是如何进行迁移的。

一、通过运行测试迁移来避免问题

Kim在他的组织中有1000个用户。因此，他决定对10个用户进行测试迁移，这些用户是从销售、客户支持、营销和开发等各个部门精心挑选的。通过这种方式，他能够分析和评估迁移过程的可用性、安全性和便利性。
他没有完全迁移这10个用户，而是选择设置双重交付，其中电子邮件将同时在现有和新的电子邮件服务中接收，以防止任何电子邮件发送失败。这让他有机会比较两种电子邮件服务之间的功能，例如可传递性和垃圾邮件防护等。
此外，他还注册了一个新域来托管新的电子邮件服务提供商，供组织中的临时用户和新用户使用。这让他有机会以全新的眼光探索新的电子邮件服务。
一旦他对新的电子邮件服务提供商的服务和功能感到满意，他就决定迁移整个组织。
做出迁移决定后，需要考虑哪些事项以确保其成功？

二、准备是成功的一半

没有人愿意在星期一早上到达并发现自己被锁定在他们的帐户之外或不清楚如何导航新的电子邮件环境。为避免这种情况，请告知员工电子邮件迁移过程，包括他们的新登录凭据、完成时间以及迁移内容。
例如，Kim不打算迁移垃圾文件夹，因此他提前通知了所有员工，在迁移前共享了登录凭据，并就任何问题与他们联系。他还通过演示为他们准备了新环境，以确保轻松过渡。

三、确定要迁移的内容

搬到新公寓是一个清理的机会。同样，对于组织而言，迁移是清除旧数据和重复数据的理想时机。没有人像使用它的部门那样知道数据，这就是Kim将它们纳入决策过程的原因。他还备份了他在任何情况下都不想丢失的所有重要和敏感信息。没有人希望看到数据丢失，但如果您做好准备，则可以防止大部分潜在危害。

四、以最小的干扰为目标

在利用率最低的日子里尝试并计划您的迁移。Kim清楚地了解他的组织拥有的数据量，这有助于他估计迁移所需的时间。因此，他计划在周末进行电子邮件迁移，以尽量减少任何工作中断。
因此，可以使用适当的工具、流程和指导快速完成迁移。
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