在世界数据备份日通过备份和归档保护您的电子邮件

2023-04-12 191 阅读量 6 分钟 叶庄主
在世界数据备份日通过备份和归档保护您的电子邮件

电子邮件彻底改变了现代商务通信方式,成为许多组织开展日常运营不可或缺的工具。然而,随着对电子邮件的依赖程度越来越高,有效的电子邮件数据管理对于确保业务运营的完整性和连续性变得至关重要。

尽管电子邮件数据管理的重要性与日俱增,但许多企业仍然难以完全掌握电子邮件备份和归档之间的区别。尽管备份和归档是两种截然不同的数据管理方法,但它们经常互换使用,导致混淆,并且不明确每种方法的具体功能和优势。随着世界备份日 12 周年的临近,现在正是重新审视这两种方法之间主要区别的好时机,包括每种方法何时适合使用。在本文中,我们将探讨电子邮件归档和备份在合规性和灾难恢复方面的优势,并就企业如何最好地管理其电子邮件数据以确保其安全性和可访问性提供见解。

电子邮件备份与电子邮件归档

 邮件备份 

 电子邮件归档 

电子邮件备份是在特定的预定时间点创建电子邮件数据副本或快照的过程,通常用于灾难恢复目的。

在电子邮件数据对业务运营至关重要的任何行业或任何团队中,拥有电子邮件备份是必不可少的。此方法可确保在发生数据丢失事件(例如服务器故障、硬件故障、自然灾害、意外删除或数据损坏)时电子邮件数据的可用性、可访问性和完整性。此外,电子邮件备份对于防范恶意软件或勒索软件攻击等可能危及敏感电子邮件数据(如财务数据、个人身份信息 (PII) 或患者数据)的网络威胁是必要的。最后,在员工行为不当或故意删除数据的情况下,电子邮件备份至关重要。

可以定期执行备份,例如每天或每周,以确保在发生灾难时始终可以使用最新的电子邮件数据。备份可以存储在本地或云端,企业可以选择保留多个备份副本以确保冗余和数据可用性。虽然电子邮件备份是电子邮件数据管理的重要组成部分,但它无法提供与电子邮件归档相同级别的可访问性和保留性。

电子邮件归档是一种更全面、更复杂的电子邮件数据管理方法。与电子邮件备份不同,电子邮件归档是逐项实时进行的。这种系统性方法涉及在特定时期内捕获、索引、存储和保留电子邮件数据,用于各种目的,例如电子发现、诉讼支持、监管审计或内部调查。

电子邮件归档保留所有电子邮件通信的完整、未更改的记录,包括发件人、收件人、日期和时间等元数据,以及电子邮件的附件、照片、视频、文档和其他媒体。通过以防篡改(符合 WORM 标准)格式保存电子邮件通信,电子邮件归档提供对存储信息的即时、可搜索和有组织的访问。

企业可以轻松检索特定电子邮件或整个电子邮件线程,从而降低数据丢失或诉讼的风险。电子邮件归档解决方案可以部署在本地或云端,通常包括高级搜索功能、防篡改存储和保留策略。总体而言,电子邮件归档比电子邮件备份更注重长期数据保留、合规性和可访问性。

使用 Zoho Mail 管理邮件数据   

使用 Zoho Mail 的邮件备份进行灾难恢复    

通过 Zoho Mail 的电子邮件归档实现合规性  

Zoho Mail 的电子邮件备份功能增加了企业的安全性,并允许组织处理任何不可预见的数据丢失情况,从而保证数据和声誉的安全。

制定政策

Zoho Mail 的邮件备份功能允许组织定义默认备份策略和备份规则。备份数据的默认保留期为 365 天,但组织可以根据其要求和存储可用性指定不同的期限或选择永久保留数据。备份规则提供了保留垃圾邮件和已删除邮件备份的选项。管理员可以选择应该开始备份的用户,并通过选择“选择所有用户”为所有用户帐户启用保留。

恢复

Zoho Mail 中的电子邮件恢复功能使管理员能够将丢失或意外删除的电子邮件恢复和恢复到用户邮箱,或者简单地导出所需数据。需要时,管理员可以选择“所有用户帐户”或“特定用户帐户”来恢复存档电子邮件并将其还原回邮箱。

启用备份保留后,删除的电子邮件可以根据定义的策略保留在备份门户中,垃圾邮件将根据组织中设置的备份规则进行保存或跳过。

审计日志

在 Zoho Mail 的审核日志中,管理员采取的每项操作都将通过指示开始和完成日期以及应该有权访问预览或下载审核的用户帐户来记录。此外,恢复和清除历史记录都包含按时间顺序排列的每个管理员执行的恢复操作和清除操作的日志,以及完整的信息。

Zoho Mail 全面的电子邮件归档功能可帮助各种规模的企业管理其电子邮件保留、恢复和合规性需求。

制定政策

Zoho Mail 的电子邮件归档为用户提供了设置自定义保留策略的能力,这些策略可以根据日期、发件人、收件人或关键字等特定条件自动删除或归档电子邮件。这些策略可帮助组织确保只保留相关电子邮件,同时根据组织策略删除或归档其余电子邮件。

除了适用于收件箱中所有文件夹的默认存档策略外,管理员还可以根据时间段、邮件数量或电子邮件大小等条件定义自定义存档规则。例如,管理员可以定义规则来自动存档超过特定月数的电子邮件,或者不包括最近的电子邮件。还可以指定启动归档前的限制大小和期限。此外,管理员可以为特定文件夹选择“不存档”策略以防止其被存档。

电子数据展示:搜索、保留和导出

根据调查的需要,eDiscovery 管理员在 Zoho Mail 的 eDiscovery 仪表板上启动新调查,并通过根据各种条件应用一个或多个保留来管理整个调查周期。即使超过保留政策规定的保留时间,因调查而被搁置的邮件也不会被销毁。

管理员可以指定特定调查的要求,根据搜索条件暂停电子邮件,以及标记对查询至关重要的电子邮件。

管理员可以在必要时以他们选择的格式导出保留结果,下载后,管理员可以选择简单地导出或导出并永久删除数据。

用于调查的审计日志

管理员可以为存档的电子邮件设置访问控制,确保只有授权用户才能访问敏感信息。此外,Zoho Mail 还提供详细的审计日志,使管理员能够监控电子邮件活动并跟踪调查中对存档所做的更改。

结论 

随着数据备份和管理在当今数字世界中的重要性与日俱增,选择安全可靠的电子邮件提供商以提供有效的电子邮件备份和发现功能至关重要。在我们庆祝世界数据备份日之际,现在是升级您的电子邮件数据管理游戏并考虑切换到 Zoho Mail 以获得更安全、更高效的电子邮件体验的最佳时机。

Zoho Mail Premium和Zoho Workplace Professional 具有强大的内置电子邮件归档模块,对于想要安全地备份和管理电子邮件数据的企业和个人来说非常有用。eDiscovery 仪表板是一个内置的集成归档模块,可简化组织的法律发现、法规遵从性和数据访问。可定制的订阅允许用户混合搭配不同的定价计划,使 Zoho Mail 和 Workplace 为所有类型的用户提供灵活和可扩展的选项。  

Zoho 还为 Microsoft 365、Google Workspace 以及其他基于云和内部部署的电子邮件服务器等其他邮件服务提供独立的、基于云的归档和电子邮件安全解决方案 Zoho eProtect 。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验15天: https://www.zoho.com.cn/mail/

相关话题

邮件备份 邮件归档
上一页 如何从阿里企业邮箱迁移到Zoho Mail国内版(POP方式‌邮箱搬家) 查看文章
下一页 外贸公司企业邮箱怎么选?企业邮箱用什么好? 查看文章

Zoho Mail企业邮箱是一款SaaS云端电子邮箱,多次荣获邮箱国际大奖。180多个国家的10万+企业在Zoho Mail的帮助下,收发国内外邮件,邮箱迁移配置企业域名共享邮件组邮件管理等,加强邮件沟通能力,保障邮件数据安全。