Zoho Mail 邮箱中不容错过的 15 个功能

2023-10-20126 阅读量8 分钟叶庄主
Zoho Mail 邮箱中不容错过的 15 个功能

  Zoho Mail本周年满15岁。当你不断努力变得更好,让客户更快乐时,时间过得很快。现在是深入了解Zoho Mail中不容错过的15个功能的好时机。

话不多说,让我们从假设的企业主约翰的角度来揭开这些功能,因为他发现 Zoho Mail 如何帮助他扩展业务。

一、约翰:简短的个人简介

  约翰·多伊是一位忙碌的企业家。他的大部分时间都围绕着接二连三的会议、客户电话、咖啡和大量的电子邮件。对他来说,电子邮件是保持他的业务联系和顺利运行的沟通中心。

  慢慢地,他的电子邮件开始影响他的效率。他的收件箱里充斥着垃圾邮件、网络钓鱼和不必要的促销邮件。筛选它们非常耗时。

  约翰说“受够了”,并决定与这种低效率作斗争。他的答案是改用一个能满足他苛刻需求的电子邮件服务。

  他选择了Zoho Mail,他的第一件事就是从原来的电子邮件提供商那里迁移数据。通常,电子邮件迁移是一项艰巨的任务,需要跨越许多技术障碍。

二、使用 Zoho Mail 轻松迁移 

  但对于Zoho Mail来说,这根本不是故事。John能够轻松地将他的所有数据从以前的电子邮件提供商转移到Mail。由于可以灵活地使用IMAP或POP协议进行迁移,John可以选择最适合自己的方案。

  只需点击一下,他所有的电子邮件数据就被转移到了Zoho Mail上。现在,约翰可以回到他的电子邮件中——在一个更集中、更安全、更有条理的收件箱中。

  既然John已经决定从原来的电子邮件提供商切换到Zoho Mail,让我们来看看Zoho Mail的其他好东西。

三、Zoho Trident 的一套应用程序

John 可以通过Zoho Trident(一款可提供快速、安全的用户体验的本机应用程序)来  利用其 Zoho Mail 操作系统的全部功能。

Zoho Trident 在一个位置提供了一套功能,例如任务、日历、书签、联系人和注释。该套件确保约翰立即启动并运行。

由于这些应用程序与 Zoho Mail 紧密集成,John 可以轻松添加电子邮件中的上下文事件,快速将其转换为任务,并将电子邮件内容传输到 Notes。

这有助于约翰掌控自己的一天并腾出时间来做重要的事情。  

约翰的工作涉及定期与许多不同的团队合作。由于电子邮件是大多数企业最流行的沟通方式,约翰正在寻找电子邮件平台中的细微差别以增强沟通。

四、协作元素:信息流,共享电子邮件草稿 

  进入Zoho Mail的协作式社交媒体风格功能消息流。现在有更少的令人困惑的电子邮件线程和更多的反应性消息。

  消息流为John和他的团队聚集在一起,构思,制定计划并执行它铺平了道路。这些消息具有很强的互动性,并包括反应。这意味着每个人都可以参与到行动中来,并感到参与其中。

  Zoho Mail还让你能够与其他人共享电子邮件草稿,以获得评论和批准。这意味着任何重要的邮件在发送前都要经过John的批准。

五、附件:预览、分享和上传

  有了Zoho邮件,约翰将永远不会面对可怕的“你试图附加的文件超过了总附件限制”的消息,同时发送一个巨大的附件。每当John收到附件时,他都可以使用预览选项来了解附件的要点,而无需下载。

  使用附件查看器功能,他还可以快速、轻松地共享附件。由于附件查看器根据文件类型对每个附件进行排序,John发现在它们之间进行筛选更加容易。

  既然John已经在Zoho Mail中站稳了脚跟,满足了他的大部分业务通信需求,他也需要考虑安全方面的问题。

六、安全、TFA 和电子邮件策略可助您一臂之力 

  Zoho Mail涵盖了安全方面。采用隐私优先的方法,Zoho Mail为John提供了安全的电子邮件体验。有了TFA、高度安全的数据中心、大量有效的垃圾邮件过滤器等安全特性,可以放心,属于John的东西将永远属于John。

  作为管理员设置电子邮件策略的能力使他能够完全控制其组织中的电子邮件用户。他可以设置特权、限制和角色,以确保每个人都有安全的电子邮件体验。通过对每个细节的细粒度控制,约翰可以放心地知道他的电子邮件是尽可能安全的。

七、过滤器和高级搜索 

  现在他的安全在Zoho Mail的手中得到保障,约翰转向过滤器选项,在他收到电子邮件时自动对他的收件箱进行排序。他可以为符合特定条件的电子邮件设定规则。

  如果约翰想找到一条发给他的有用信息怎么办?这就是Zoho Mail高级搜索功能的亮点所在。约翰可以简单地转到邮件屏幕右上方的“搜索”部分,然后继续搜索。

  约翰还使用其他应用程序,比如用于项目管理的Asana,用于记笔记的Evernote,以及用于视频会议的Zoom。为了将所有这些都集中在一个地方以实现最佳的生产力,Zoho Mail铺平了道路。

八、简化工作流程的集成 

Zoho Mail 可以与电子小部件和集成形式的许多其他流行应用程序良好配合John 可以在 Zoho Mail 中进行配置并立即从那里访问它。

如果他想将电子邮件转换为任务,他可以选择将其添加到 Asana。他收到的所有重要电子邮件都可以根据上下文转换为笔记并添加到 Evernote。这些集成为 John 带来了一种处理电子邮件的全新方式。他可以有效地执行多项任务,而无需在多个选项卡之间跳转,从而降低工作效率。

九、Zia拯救了我们——名副其实! 

正当约翰准备去开会时,他收到了一封包含大量信息的巨大电子邮件。这是一封重要的电子邮件,主题行为“重要电子邮件:需要尽快回复!” 来自他的老板。

借助 Zia 及其人工智能功能,John 可以轻松地快速总结该电子邮件的内容。Zia甚至更进一步,帮助他在不到一分钟的时间内起草了一封回复电子邮件。有了这个强大的盟友在身边,约翰就可以告别他花费无数时间手动浏览每封电子邮件以找出关键点和重要信息的情况。齐亚为他做这件事。

约翰最近为其产品推出了一项新功能。他收到了大量与此相关的客户电子邮件——包括反馈和投诉。这使得他的收件箱爆满。但有了 Zia,他就可以坐下来,让它完成所有繁重的工作。

但他能进一步简化这个过程吗?如果他甚至不需要打开收件箱,但收件箱看起来仍然干净整洁怎么办?Zoho Mail 正好具备此功能。

十、邮箱委托 

Zoho Mail 附带一个称为邮箱委托的绝妙功能。这封电子邮件相当于要求别人为你做点实事。约翰可能认为这个功能是自火发明以来发生过的最好的事情。他可以简单地将代表分配到他的收件箱,这些代表可以代表他回复、回复或存档电子邮件。

John 仍将在管理员级别保持对收件箱的控制,并在委派时设置不同级别的权限。

虽然邮箱委托负责处理不一定需要约翰回复的通用电子邮件,但有些电子邮件需要他的输入,也许还需要专业的处理。

十一、创建自定义签名 

John 可以创建自定义签名,其中包括他的职务、公司名称、联系信息、社交媒体账号等。通过添加公司网站的链接,他可以增加其业务的曝光度。

电子邮件签名还将约翰介绍给收件人,有助于营造专业感,并使潜在客户更容易看到他的业务。

十二、RTL接口 

约翰的员工来自世界各地。这包括从阿拉斯加和挪威一直到中东和非洲地区的劳动力。为了确保来自 MEA 地区的员工有宾至如归的感觉,Zoho Mail 配备了本机从右到左 (RTL) 界面支持。

约翰最近聘请了一位新的营销人员来负责法国地区的促销活动。Zoho Mail 精通多种语言,可以让任何人有宾至如归的感觉。

十三、更改主题 

约翰喜欢对他的房子进行改造并使其看起来焕然一新。科学也证明,不同的颜色可以直接影响人们的情绪,约翰也不例外。

在 Zoho Mail 中,John 可以赋予他的界面全新的外观,并根据他的品味进行定制。

根据约翰的感受,他可以在深色模式和浅色模式之间切换。每当他熬夜时,为了减轻眼睛的疲劳,他可以启用黑暗模式。当他感觉明亮、活泼时,他可以随着浅色主题滚动。

还有一个选项可以更改界面的强调色。约翰使用这个漂亮的功能来区分他的电子邮件帐户。

十四、Zoho Mail 使用您自己的语言 

Zoho Mail 可以说多种语言并且可以流利地使用。Zoho Mail 支持多达 73 种语言,使其成为最具包容性的电子邮件客户端之一。

法国的新营销人员不必忍受默认语言设置,他们可以将其更改为法语。这有助于营销活动,因为他们可以与当地的潜在客户沟通,没有任何语言障碍。

十五、没有互联网?没问题! 

  约翰要去法国参加一个营销活动。当他在飞机上时,他不能上网——换句话说,他不能访问他的电子邮件。但Zoho离合器的邮件仍然是离线访问功能。

  他没有坐在那里思考,消磨飞行时间,而是使用离线邮件功能,浏览他可能错过的重要邮件。他可以回复邮件,查看收件箱,撰写新邮件。只要他到达一个有WiFi的地方,所有这些更改都会同步到云端。

  现在,即使不能上网,也不能阻止他处理一些电子邮件。

十六、外出自动回复配置 

  在忙乱的一天里,满是会议,敲打键盘以达到梦寐以求的“收件箱零”,以及大量的深度工作之后,约翰终于觉得他需要休息一下。但邮件的问题是,它们不知道你什么时候在度假。

  Zoho Mail在这里发挥了关键作用。约翰可以很容易地为他的电子邮件帐户设置自动回复,以便在他度假时向给他发电子邮件的人发送自定义消息。他可以确保即使重要的人在他的休息日给他发邮件,他们也能得到适当的回复,并得到相关的联系信息。

  约翰还可以在他请病假、出差或产品发布期间安排不在办公室的邮件,因为他无法检查电子邮件。这个功能可以让他从浏览收件箱的波涛汹涌中喘口气。

   十七、简而言之  

  在过去的15年里,Zoho Mail取得了长足的进步。随着新功能的加入,它只会越来越好。为了最大限度地改善你的Zoho邮件体验,请尝试一下上面的15个功能。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

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