场景

教育行业的模块定制

目标:在Zoho CRM中定制模块以满足B大学的个性化需求。

 1 创建自定义
模块
 
 2 创建
页面布局
 
 3 创建
布局规则
 
 4 创建
子表单
 
 5 创建
验证规则
 
 
  1. 创建名为学生的自定义模块。
  2. 在“学生”模块内创建多个布局以管理不同专业,例如,工程专业和电影研究专业
  3. 设置布局规则以便在“学生”模块中创建布局规则,从而定义字段依赖关系。
  4. 通过添加子表单在布局中添加多个行项。
  5. 通过设置验证规则来确保数据准确性。

B大学的模块定制需求

B大学需要一个 CRM 系统来管理他们学校的各种活动。例如,填写录取表格、向学生和老师发送周期性简报等等。

虽然Zoho CRM默认的销售模块设置不符合他们的要求,但是可以根据他们的需求进行特别定制。让我们仔细研究B大学的需求并了解 Zoho CRM 如何满足这些需求。

需求 1.创建自定义模块

B大学在进行学生信息管理时,不会使用线索、联系人、客户和商机之类的模块。

解决方案:

B大学可以在 Zoho CRM 中创建自定义模块来匹配他们的使用环境。例如,学生、老师和实验室技术人员等模块。

按照以下步骤创建自定义模块:

  1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段。 
  2. 模块列表页面中,点击创建新模块。 
  3. 在接下来的布局编辑器页面中,输入模块的名称:学生。 
  4. 在左侧的新字段 面板中,将所需类型的字段和分栏拖放至布局。
    (下表将显示本教程中使用的每个字段和字段类型)
    根据需要编辑字段属性。 
  5. 设置模块权限并点击保存
    选择可访问该模块的用户角色。未授予权限的角色将被限制,无法访问此模块。 

“学生”模块中的字段和分栏的详细信息:

分栏:个人信息 -
字段名称字段类型特殊属性(如果存在)
学生姓名单行
昵称单行
生日 日期
邮箱 电子邮件 
备用邮箱电子邮件 
原籍多行 
婚姻状况选择列表选项:
已婚,未婚
身份证单行 
创建者单行 
修改者单行 
分栏:支付信息 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在) 
是否存在辅导员批准的费用减免?选择列表选项:是,否
是否正在申请助学贷款?选择列表选项:是,否
如果选择“是”,请输入有关助学贷款的详细信息 多行
分栏:家庭信息 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在)
父母/监护人姓名单行
就读大学(如果存在)单行
父母的婚姻状况选择列表选项:
已婚,离异
如果离异,请补充离异时间 日期
职业信息 多行
雇主信息 多行
通信地址多行
分栏:教育背景信息 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在)
学校单行
学校类型选择列表标记为必填

选项:
公立
私立
函授
委办
高职
家庭学校
其他/教育机构
开始时间日期
辅导员邮箱电子邮件
辅导员电话 电话号码 
学籍编号单行 
学校地址多行 
毕业时间日期
是否收到毕业证书?检查表 
如果选择“是”,请补充时间日期 
分栏:工作经历信息 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在)
雇主(第 1 份职业)单行
职位描述(第 1 份职业)多行
受雇时间(第 1 份职业)日期
每周工作时间(第 1 份职业)整数
雇主(第 2 份职业) 单行
职位描述(第 2 份职业)多行 
受雇时间(第 2 份职业)日期 
每周工作时间(第 2 份职业)整数
分栏:其他信息 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在)
是否有过试用期、
停职和开除经历?
复选框
是否曾经被判犯有重罪或
或任何其他罪行?
复选框
如果符合其中之一或同时符合,
请提供详细信息
多行
创建页面布局 →
 1 创建自定义
模块
 
 2 创建
页面布局
 
 3 创建
布局规则
 
 4 创建
子表单
 
 5 创建
验证规则
 
 

需求 2.添加多个布局

我们现在已经为 B大学创建名为“学生”的模块,但是,学生信息是根据不同的专业进行管理的。例如,属于工程系专业的学生所需要的课程信息与电影研究系的学生不同。例如,工程系学生的学生申请表单与电影研究系的学生申请表单就大不相同。同样,两个系的录取过程、学生活动、新闻通讯都是不同的。同一模块中管理这些不同的信息会导致很多混乱。

此外,根据学生是属于工程系专业还是电影研究系专业,围绕学生的活动、自动发送给学生的电子邮件、所获得的报表分析都将会有所不同。所以,该大学如何在同一模块下管理不同专业的学生信息和学生活动?Zoho CRM提供的解决方案就是在“学生”模块下创建多个布局。 

解决方案: 

每个模块可包含多个布局。例如,“学生”模块可包含以下布局:

  • 工程专业
  • 电影研究专业 

请注意:虽然布局是分开的,并且可以向每个布局分配不同人员,但他们都属于同一个模块,即,“学生”模块。这样就可以让B学校在同一个 CRM 系统中轻松管理多个专业的学生信息。 

该模块下的每个布局都可以共享通用字段,或创建具有特定于某个布局的特殊字段。

例如,两个布局的课程信息字段将会不同。如果查看工程专业的布局,那么它具有土木工程、热力工程等等之类的选项。

而将布局切换至电影研究专业时,该字段具有摄影、导演和剧本写作之类的选项。使用的自定义字段只有一个,但它在不同布局中可能具有不同的选项。

按照以下步骤在一个模块中添加多个布局:

  1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段。 
  2. 模块列表中,选择学生
  3. 点击创建新布局
    请注意,“标准布局”将被复制,可以在新布局中编辑所需要的修改。 
  4. 创建适用于电影研究专业布局的新字段并保存。下面具体讨论一下这些字段。
“工程专业”布局的“课程信息”分栏 -
字段名称字段类型特殊属性(如果存在) 
学位申请选择列表标记为必填
选项:
理学硕士
工学硕士
工程学硕士
环境学硕士
艺术学硕士
音乐学硕士
博士
音乐艺术博士
临床听力博士
专业项目选择列表选项:
土木工程
计算机科学
航空工程
化学工程
材料科学工程
热力工程
主修科目 单行
重点领域 单行 
研究是否涉及人类或动物?选择列表 选项:

如果选择“是”,是否已提交至机构审查委员会?选择列表 选项:

是否分配URL?URL
成绩选择列表 选项:F,A,A+,B,B+,O
“电影研究专业”布局的“课程信息”分栏 +
字段名称字段类型特殊属性(如果存在) 
学位申请选择列表标记为必填
选项:
理学学士
工学硕士
博士
文学硕士
专业项目选择列表选项:
电影艺术
导演
编辑和声音设计
化学工程
剧本编写
主修科目 单行
重点领域 单行 
研究是否涉及人类或动物?选择列表 选项:

如果选择“是”,是否已提交至机构审查委员会?选择列表 选项:

是否分配URL?URL
成绩选择列表 选项:F,A,A+,B,B+,O

现在我们有两个布局:工程专业电影研究专业。可以在创建记录时选择布局并填写所需要的内容。 

如何使用不同布局?

将学生信息分类到不同的布局之后,B学校可以根据布局组织进一步的活动。

例如,尽管工程专业的学生与电影研究专业的学生属于同一模块,但自动发送给工程专业学生的电子邮件与自动发送给电影研究专业学生的电子邮件是不一样的。可以通过将布局定义为工作流规则条件来实现此功能。 

同样,下面列出的是可以根据布局实现的一些其他 CRM 功能:  

  • 布局分配和权限设定。
  • 基于布局的工作流。 
  • 基于布局的报表。
  • 基于布局的自定义视图。 
  • 通过导入、web表单提交和API推送的方式在CRM中生成基于布局的记录。

基于布局的工作流规则:基于布局自动向学生发送电子邮件提醒

每当触发工作流规则时,此工作流将自动向工程专业和电影研究专业的优秀学生发送不同的电子邮件。 

基于布局的报表:通过在过滤器中使用“布局”而创建的报表将创建特定于工程专业或电影研究专业的报表。 

基于布局的自定义视图:使用布局作为条件创建的自定义视图将显示特定于工程专业或电影研究专业的记录。

将布局分配给 CRM 用户:每个布局(在本案例中,即“工程专业”布局和“电影研究专业”布局)可能有不同的关联人员。“工程专业”布局所有者不需要查看“电影研究专业”的详细信息,反之亦然。为了进行有效的管理,可在 CRM 中将每个布局分配给特定用户角色。如果要限制角色访问布局,只需在“布局权限”分栏中删除该角色。

← 创建自定义模块 创建布局规则 →
 1 创建自定义
模块
 
 2 创建
页面布局
 
 3 创建
布局规则
 
 4 创建
子表单
 
 5 创建
验证规则
 
 

需求 3.使用布局规则定义字段依赖关系

现在我们已经创建了模块,每个模块下创建了多个布局。除此之外,B学校还有第三个需求。在新的“学生”表单中,根据之前的做法,会有很多不必要的必填字段。例如,只有在学生申请助学贷款的情况下才需要一个名为“助学贷款细节”的字段。否则,这些字段就是多余的。

通过构建布局规则来显示/隐藏字段和分栏并设置字段为必填项可以使整个布局动态化呈现。

解决方案

布局规则为以上需求提供了准确的解决方案。通过使用布局规则,可以使布局动态化 - 即,B学校可以根据字段的输入值控制布局的显示方式。因此,如果某人对“助学贷款”选择“是”,那么会出现另一个要求提供助学贷款细节的字段。否则,后面这个字段将保持隐藏状态。 

示例 - 仅当学生申请助学贷款时,才需要助学贷款描述。否则,助学贷款描述字段是不需要的。 

解决方案 - 仅当对“申请助学贷款”的回答为“是”时,才会显示“助学贷款明细”字段。  

示例 - 在“教育背景信息”分栏中,如果选中了“是否收到毕业证书”字段,那么显示“补充时间”字段就顺理成章了。否则,后者将是一个多余的字段。  

解决方案 - 仅当选中了“是否收到毕业证书”字段时,才会显示“补充时间”。  

按照以下步骤定义字段依赖关系:

  1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段。 
  2. 布局规则下,点击新建布局规则并按图中所示配置规则。
← 创建页面布局 创建子表单 →
 1 创建自定义
模块
 
 2 创建
页面布局
 
 3 创建
布局规则
 
 4 创建
子表单
 
 5 创建
验证规则
 
 

需求 4.使用子表单添加多个行项。

我们为 B大学创建了一个名为“学生”的自定义模块,添加了不同的布局来管理不同的专业,并通过条件字段和布局依赖关系来解决布局问题。 

此外,假设 B大学想要收集有关申请人的“教育背景”和“工作经历”的其它信息。 

  • “教育背景信息”分栏包含上一年的成绩,科目选择等字段。 
  • “工作经历”分栏可能包含“雇主名称”、“职位”、“工作描述”等字段。 

在这种情况下,每个申请人可能在这些分栏下输入 3 到 4 个条目。通过自定义字段来实现这样的需求会很麻烦,因为它会导致界面布局非常混乱。 

解决方案:

CRM提供的子表单功能为以上问题提供了很好的解决方案,子表单允许在辅助表单中添加多个行项,从而使主表单免于混乱。虽然这些是关于学生的重要信息,但你可以轻松地在名为“教育背景信息”或“工作经历”的子表单中补充这些内容。可以在子表单中引入其他行项以添加更多信息。虽然主表单仍是关于学生的内容,但子表单将包含有关教育背景和工作经历的其他详细信息。  

按照以下步骤向布局添加子表单:

  1. 访问设置 > 定制 > 模块与字段。 
  2. 在模块列表中,选择学生 > 工程专业布局
  3. 布局编辑器中,从左侧的新字段分栏拖放子表单
  4. 对子表单命名 -“工作经历”。
  5. 添加下表中提到的字段。

分栏:工作经历信息

字段名称字段类型特殊属性(如果存在) 
父母/监护人姓名单行
雇主(第 1 份职业)单行
职位描述(第 1 份职业)多行
受雇时间(第 1 份职业)日期
每周工作时间(第 1 份职业)整数
雇主(第 2 份职业) 单行
职位描述(第 2 份职业)多行 
受雇时间(第 2 份职业)日期 
每周工作时间(第 2 份职业)编号

← 创建布局规则 创建验证规则 →
 1 创建自定义
模块
 
 2 创建
页面布局
 
 3 创建
布局规则
 
 4 创建
子表单
 
 5 创建
验证规则
 
 

需求 5.通过设置验证规则来确保数据准确性

我们现在已经为“工程专业”和“电影研究专业”布局添加了许多字段。输入的学生信息可能不符合 B大学的条款。 

例如,要申请航空工程专业,候选人的 GPA 成绩必须高于 5。如果成绩低于 5,那么系统应将其识别为无效信息并抛出错误。  

解决方案:

创建验证规则可以帮助你在 Zoho CRM 中输入无效数据时将其锁定。在本案例中,为“工程专业”布局创建验证规则将允许你为“航空工程专业”课程定义申请人所需的 GPA 成绩。如果申请人输入的 GPA 成绩低于 5,那么系统将发出以下提醒:“抱歉,GPA 成绩必须高于 5 才能申请此课程”。  

示例 - 申请“航空工程专业”课程的申请人,GPA 平均成绩必须高于 5。

解决方案 - 定义验证规则,即,如果 GPA 成绩为 5,那么系统会提醒申请人:“抱歉,申请本课程要求 GPA 成绩必须高于 5”。 

按照以下步骤为字段设置验证规则:

  1. 访问设置 > 定制 > 模块与字段。 
  2. 选择要为其创建验证规则的模块。
  3. 在[模块]页面中,点击验证规则页签。
  4. 点击 + 创建验证规则
  5. 在“创建验证规则”弹出窗口中,执行以下操作:
    • 选择“工程专业”布局,您希望验证的字段属于此布局。
    • 选择“GPA 成绩”字段,然后定义触发此规则的主要条件。例如,如果希望验证 GPA 字段并排除GPA成绩低于5的记录,那么主要条件就应该设置为“GPA 成绩为 5”。

通过本教程介绍的场景,我们总结了教育行业CRM系统的基本定制方法和定制步骤。接下来的教程,继续学习关于房地产行业和保险行业CRM系统的定制。

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