如何正确利用CRM+邮箱?拯救你的销售效率

2024-03-19 61 阅读量 8 分钟 Yanping
如何正确利用CRM+邮箱?

在千行百业都在谈提效的今天,如果您的销售团队效率较低,恐怕很难过好2024。销售团队提效是个大话题,总的说来就是销售团队需要在正确的时间做正确的事。如何做到?自然要借助CRM工具。过去我们也讲了不少CRM如何辅助销售团队提效的方法。今天将从CRM+邮件的组合展开,您可能会惊讶于Zoho CRM在功能细节设计和应用场景层面,竟为用户考虑得如此周全。当然,更希望您看完之后,多多尝试文中提到的技巧,因为小功能往往也会带来大变化。

由于Zoho CRM与邮件结合的应用历史悠久,涉及的功能和场景较多。为了提供一个更好的阅读体验,我尝试按照初阶、中阶、高阶进行编排。初阶是您必须知道的基础观点和用法,中阶则进一步深入,高阶涵盖了CRM中与邮件相关的新技术、新场景和新能力。我们的原则是,初阶功能需烂熟于心,中阶用好快人一步,掌握高阶则可超越90%的企业,成为效率之王。下面进入正题。

邮件管理为何对销售如此重要

很多人认为社交媒体和即时通讯方式的出现,让邮件失去魅力。实际上,这种想法是错误。邮件一直是商业世界沟通和交流的重要方式。企业中存在大量与邮件相关的场景,邮件仍代表着强关系

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上图代表企业中真实的邮件发送关系,以客户为中心,在客户的整个生命周期里,包含诸多错综复杂的邮件往来。图片还未包括最初获取客户时的多封营销邮件,全部加起来才能构成企业与客户之间的一部完整邮件往来史。

本文更多探讨销售提效,相信在未来很长一段时间里,邮件因其专业性、易留存、可分析、高效传递信息等优势,依然是销售人员的重要沟通方式。

但是,很多企业不重视邮件,更不关注邮件管理对销售工作的意义。邮件管理混乱,多个系统割裂,会给销售团队带来4个负面影响。

1、工作效率低

常见场景,客户信息保存在CRM中,邮件在某个邮箱系统里,销售人员回复客户邮件前,需要先在邮箱系统里查看之前的邮件,然后回到CRM浏览客户其他信息,再回到邮箱系统给客户回复。如此这般来回切换工具和系统,严重影响了工作效率。

2、对客户认知不足

优秀的销售擅长在正确的时机开展正确的行动,他们对时机的把握,往往建立在对客户全面了解之上。往来邮件中包含着各类客户信息,糟糕的邮件管理将引发客户信息不完整,上下文缺失等问题,销售很难判断时机做出正确决策。

销售敏捷度是成功赢单的关键。销售人员通常很忙,没时间盯着邮箱,不能及时获知哪些重要客户何时回复了邮件,错失良机,被竞争对手趁机切入。

4、无法获得团队支持

销售单打独斗的时代早已过去,尤其是B2B业务,特别讲究团队协同共同服务客户。邮件管理混乱会造成部门之间的客户信息差,协同部门对客户及项目的认知不统一,信息不共享,难以对销售提供有力支持。

CRM+邮箱-初阶

Zoho CRM提供了将邮件附加到客户记录上的解决方案,一举打破多个系统来回切换的弊端,销售工作效率提升肉眼可见。

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1、在CRM里发送并回复邮件,解决来回切换的问题

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在Zoho CRM中的线索、联系人、客户、商机等模块,都可以直接使用CRM内置的邮箱发送邮件。客户回复的邮件,在CRM记录中也可以看到。不必专门打开邮箱去收发邮件,也不用在不同的CRM模块中切换,销售人员工作效率获得提升。

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在大多数的销售流程中,报价单、发货单和销售订单是需要销售人员处理的重要文件,用以保存和维护每笔交易记录。此类文件的处理经常通过邮件完成,销售经理批准后,销售人员即可在CRM的对应模块的记录中,直接发送给客户。

2、将邮件关联到客户记录,解决信息完整性问题

将客户往来邮件关联到客户记录后,销售即可以在该客户的记录中,查看所有与客户往来的邮件,业务过程涉及到的各类信息被汇总在一处,解决了信息完整性的问题。销售还能看到客户是否收到邮件,是否打开邮件,是否点击了链接,有助于判断接下来是否采取行动,采取什么行动。

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3、邮件消息提醒,解决及时性问题

CRM系统右上角的销售信号让销售人员及时了解客户对邮件的反馈,以及客户的行动。当客户收到邮件、打开邮件、点击了邮件中的链接,或者退回邮件,都会在这里显示一个消息。会看销售信号的销售,更能及时了解客户行为,把握行动先机。

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4、设置邮件分享规则,解决协同性问题

销售有权利决定是否分享客户邮件,分享给谁,决定与团队共享邮件的方式。 当把客户的往来邮件分享给团队时,团队会对该客户建立全面认知,从而给销售人员提供更多更好的支持。

5、习惯用Gmail或Outlook邮箱怎么办

Gmail或Outlook分别是全球使用人数榜一和榜二的邮箱。不少销售习惯使用Outlook或Gmail来发送接收邮件,尤其是外贸、跨境电商或全球化出海业务。通过对应的插件,使用这两个邮箱的销售也可以将邮件自动关联到Zoho CRM记录。

6、多设备同步

销售每天不是拜访客户,就是在拜访客户的路上。如果只在电脑上方便使用,对销售就太不友好了。我们让所有邮件在电脑、手机或平板自动同步。销售人员采用不同的设备,在任何时间任何地点,都可快速访问邮件。

CRM+邮箱-中阶

掌握以上CRM与邮箱结合的知识并应用起来,您的销售团队效率会发生变化。如果用起下面这些中阶功能,销售团队效率将进一步提升。

1、SalesInbox, 解决邮件太多没重点的问题

销售人员每天要处理的事情又多又杂,非常容易错过重要邮件。比如。客户对报价单进行了回复,要求销售尽快来公司面谈。结果销售在忙碌中没看到,竞争对手抢先给了客户更好的价格,销售非常遗憾地失去了客户。

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在Zoho CRM中, 可以根据客户在销售周期当前所处的阶段,对客户进行细分,并分组显示。邮件同理。销售人员可以基于销售管道,自动组织和管理邮件,优先关注来自重要销售机会的邮件,而不是最新的。另外,如果销售开发客户成功,客户在邮件中表达了对产品的兴趣,也不用手动增加线索,而是通过设置规则的方式,不离开收件箱即可自动创建一条新线索。

2、邮件模板,解决大量重复工作带来的低效问题

销售经常需要重复发送某几类邮件,比如被分配了新客户,需要发送第一封自我介绍邮件;参加展会交换了微信,要给客户发一封公司简介邮件;客户服务到期,要给客户发续费提醒邮件......提前设置好不同类型的邮件模版,用到哪个一键调用,足以应对此类重复性的日常事务。

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3、邮件透视,解决不知道过程和结果的问题

销售人员结果导向,最不愿意做不了解过程和结果的事。启用邮件透视功能,销售可以通过邮件状态过滤记录,也可以查看邮件分析数据,跟踪邮件模板效果,根据数据了解邮件发送结果,更好地指导后续工作。

CRM+邮箱-高阶

随着AI的发展,人工智能的能力被融入到CRM中,也落实到邮件的各类场景,如邮件撰写、邮件解读、数据抓取,让销售的工作变得更快、更好、更高级。

1、智能邮件撰写,解决写不好写得慢的问题

不是每个销售都能写好邮件,尤其是新手销售,写不好,写得慢,非常影响客户推进效率。Zoho CRM的人工智能助理Zia可为销售人员写好邮件提供帮助。

A、写邮件时磕磕巴巴,措辞无力,Zia智能提示合适的词汇来完成句子;

B、完成邮件撰写后,Zia对邮件内容进行分析,推荐合适且更吸引人的邮件主题;

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2、智能邮件解读,解决时间不够用的问题

销售人员都很忙,他们需要快速获取信息,并将有限的精力聚焦在重要的事情。Zia不仅擅长概括信息,还能从客户的邮件措辞上感知客户情绪,让销售以最短的时间获取最有价值的信息。

A、自动汇总邮件内容,提炼成概览。在不打开邮件的情况下,销售一眼快速了解邮件信息,决定处理顺序。

B、分析客户在邮件中表达的情绪和意图(高兴、难过、请求、查询、投诉等),了解客户体验(负面、正面、中立),根据严重程度决定处理邮件的优先级。比如,当销售看到某封客户邮件旁出现的红色严肃脸图标,情绪字段显示“不满意”,则需要立刻马上赶紧查看这封邮件,第一时间了解问题,消除负面情绪。这种直观的方式,对于挽留老客户或者推动新客户成交,起到至关重要的作用。

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3、智能提取邮件签名,解决客户信息缺失问题

职场人士的邮件签名包含了丰富的企业和个人信息,看看我们自己的邮件签名,是不是有公司名、网址、邮箱、电话、部门、Title,这些信息对销售来说太重要了。Zia可以自动从客户邮件中抓取两类内容。

A、抓取客户邮件签名中的详细信息,自动填充CRM里的客户信息,无需销售录入,节省时间也不易出错。

B、识别并抓取邮件中的任务、会议等信息,在CRM中自动创建日程安排,销售工作怎能不高效?

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Zoho CRM和邮箱深度融合,你中有我,我中有你。本文仅介绍了一部分比较重要的功能,还有不少实用功能受篇幅所限忍痛割爱。

Zoho  CRM的功能设计从推动成单的角度出发,切实帮助销售人员全面掌握客户信息,节省时间抓重点,加速转化效率,顺利达成业绩目标。销售人员提效这件事没有止境,Zoho CRM+邮箱的话题也远远没有结束。无论是销售小白、营销高手、还是天选大Sales,都可以从CRM获益。现在,请跟随我们的文章,从初阶、中阶再到高阶,一起体验这些学会即赚到的功能吧

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