外贸行业财务记账与进销存管理

2024-01-18 54 阅读量 4 分钟 Zhong Rao

在外贸行业会计的过去,我们通常以手工记账为主。简单的软件系统作为辅助去进行财务做账。会计不管在处理发货单、采购账单、进出口报关单、增值税海关缴款书、还是在处理外币资金、费用报销、收付款等,都是依托于手工做凭证、手工做账。在竞争白热化的当下,如果外贸行业会计做账还是主要依赖手工做账的方式,我们将难以在市场中保持效率优势。随着技术条件的发展,外贸行业会计做账亟需从过去的电算化时代转型到智能化、一体化

Zoho Books作为一款智能财务记账软件。它具有应收账款、应付账款、库存自动化跟踪、银行和财税报告等一系列功能,是众多外贸、出海客户信赖的财务工具。

本期,小Z带您回顾Zoholics用户大会上,Zoho(卓豪)售前技术支持工程师郭鹏带来的主题分享:Zoho Books——解锁外贸行业的财务记账和进销存管理

多种方式,轻松获取票据。Zoho Books获取票据的方式可以是财务人员自主创建票据凭证,业务人员在开展业务过程中进行单据转换生成凭证,也可以是财务数字账户绑定外币银行账户在线获取回单,还可以是批量的进项发票、销项发票一键导入系统。自主创建方式、一键导入方式、在线获取方式等多种轻松获取票据的途径,满足企业全场景使用。

 

汇率实时同步,省心方便。财务人员在做账做凭证过程中,频繁波动的汇率常常让我们感到头疼。Zoho Books打通了汇率中心,可以做到在线实时同步汇率。财务人员不用每次做账的时候都去查询汇率,也不用担心因为没有使用新汇率而导致亏损。

汇率自动换算,汇率币种一目了然。当我们同时向多个不同国家进行贸易时,每一笔销售的订单可能使用的都是不同的外币,我们财务做账的时候就会导致币种类型过多,换算工作量大。Zoho Books可以对不同的外币换算成统一的基准货币,比如把所有单据中的外币自动换算成人民币进行做账。

交易一键锁定,防止做账干扰。财务人员在做账过程中难免会有对不上账的情况,Zoho Books提供了一键锁账功能,如果销售订单中的账不平,可以把销售订单暂时进行封锁,防止再有新的账进来,等现有的账做平之后,我们再去把它进行解锁,省心又方便。

外汇银行流水自动同步,避免遗漏。具体指财务账号绑定外汇银行后,银行卡公户可以自动同步账户的银行流水,使我们在对账过程中更加高效准确。

单据批量更新。比如我们需要把某几张、某个季度或者某个年度的单据进行更新,就可以选择批量更新。此外,Zoho Books也支持对单据进行某个字段的更新,更改省时省力。

制定预算,实时掌握财务详情。我们可以在系统中对特定板块制定预算,比如销售费用。在我们实际业务开展后,就可以通过预算与实际支出作对比,从而实时掌握当前费用的整体财务详情。

票据、库存单据、日记账等,自动归档、自动生成报表。

 

使用Zoho Books后,我们可以对销售、采购、库存及财务进行一体化管理。

销售管理:

Invoice简易化,具体表现为短时间创建发票、立即将报价转化为发票、自动执行定期发票。

快捷收款:确保无缝在线支付、自动提醒不拖延付款、跟踪进度、避免亏损。

客户门户功能:该功能主要是提供一个进入系统的链接,并且限定客户在系统内查看的权限,客户可以在自助端查看与我们的往来信息。比如帮助他们完成付款、在报价和发票上互动、允许接受报价、获取反馈评论等等。

采购应付管理:

购买简化:简化我们的购买流程,可以在几秒钟内快速创建采购订单。在简化购买流程中,也还能设置丰富的模板。

应付款:具体指我们的采购单可以快速转化成一个应收账单、对一些经常性的费用和账单会自动化生成相应单据。

库存管理:主要体现为管理库存、存货计价、库存调整等。

财务管理:具体包括自动扫描文件、直接连接银行及快速核对交易等。


除了以上介绍的优势、功能外,Zoho Books还是一个全生态产品,可以与Zoho旗下50多款SaaS应用做集成,比如集成Zoho CRM后,我们可以管理客户往来数据,提高部门间的协作效率。

还能和外部第三方应用做集成,比如集成支付工具、商城等,Zoho Books是一个开放高效的平台。如果您感兴趣,欢迎联系我们获取更多功能介绍及案例,通过Zoho Books,帮助您的业务在全球顺利开展。

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