财务管理太僵硬?Zoho Books自定义,让您的工作不再被定义

2024-07-0413 阅读量5 分钟Wang
财务管理太僵硬?Zoho Books自定义,让您的工作不再被定义

在当今数字化的时代,企业拥用一款功能强大且灵活的财务软件,可以确保高效且流畅的记账体验。Zoho Books不仅是一款集合了全面记账功能的产品,能够满足企业的多样化需求,而且它还是一个平台,支持整个财务生态系统的管理。

Zoho Books内置了强大的功能,可以帮助企业实现流程的自定义设计、自动化执行及业务扩展,进而显著提升管理效率。该平台强大的多功能特性能够让企业简化复杂的财务处理,提高生产效率,并促进财务管理工作更加灵活。

这篇文章将带您深入探讨Zoho Books财务记账软件的自定义功能,帮助您告别僵硬的财务管理工作。

1、自定义字段

在Zoho Books财务记账软件中,用户可以在各个模块中自定义字段,灵活创建以满足特定业务需求的字段。与默认字段不同,自定义字段可以获取特定的信息,精准适应企业的具体要求。booksziduan07

例如,为了评估和追踪潜在客户的购买意向,您可以在报价单中添加一个下拉式自定义字段,记录客户的购买倾向。下拉选项包括“已接触”、“感兴趣”、“有潜力”、“潜在客户”等(表示意向从低到高的潜在客户)。记录这些细节有助于定制后续的销售跟进计划。

2、验证规则

验证规则是确保数据准确性和一致性的强大工具,支持通过设定限制条件对录入信息进行校验。这些规则定义了数据必须满足特定的条件,才能被系统接受。如果输入的数据不符合预设条件,系统会触发提醒,阻止流程继续进行,直到数据被更正。booksguize07

例如,在您的业务中,您需要控制原材料的采购。市场上的供应商经常批量进行销售。为了防止采购团队采买失误,您可以实施一个“验证规则”。这个规则可以限制了采购订单的价格,确保没有一个订单超过指定的金额。通过使用这个系统,您不必手动仔细检查每个采购订单,即可有效地防止批量订单发出。

3、自定义按钮

Zoho Books的自定义按钮功能是其平台定制化能力的亮点之一,它允许企业根据自身的独特业务需求,创建专属的操作按钮,以快速执行特定任务或业务流程。booksanniu07

举个例子,若企业意在加速销售流程,确保主管能直接介入潜在交易的跟进,可通过在报价管理模块增设一个“立即跟进”按钮轻松实现。遇到某个报价显示出成交潜力但亟需额外动力来促成购买时,您仅需轻点该按钮,系统随机触发跟进邮件,自动提醒相关的销售人员,推进销售进程。这样的设计,无疑使得操作更为流畅,同时强化了业务流程中的逻辑连贯性与效率。

4、自定义链接

自定义链接功能允许用户便捷地从Zoho Books界面直接访问外部链接,结合自定义按钮的配置能力,用户可以精准设置链接指向,无论是跳转至特定网页还是启动第三方应用操作,均可轻松实现。因为用户可以在这些链接中插入占位符,使他们能够在不离开Zoho Books的情况下访问来自外部内容,获取动态信息。这意味着用户在处理财务事务的同时,无需切换窗口或登录其他平台,即可洞悉全方位信息。bookslianjie07

例如,在您的业务中,商品的价格频繁波动。为了追求利润最大化,您设置了每日价格比价的例程。与其手动导航到供应商的网站并搜索商品,您可以通过Zoho Books设置自定义链接来简化流程。通过创建一个带有项目代码作为占位符的自定义按钮,您可以一键轻松访问供应商网站上特定项目的详细信息页面。

5、自定义模块

Zoho Books中的自定义模块是用户可以创建的个性化部分,用于管理可能在预定义模块中不可用的具体数据。booksmokuai07

例如,您经营一家小型货物运输公司。为了监控与Invoice或项目相关的运输车辆,您可以集成一个名为“车队”的自定义模块。在此模块中,您可以自定义包含车辆类型、注册编号、与车辆相关的文件和服务信息等字段,这将使监控和维护车辆信息的工作变得更轻松。

6、自定义视图

自定义视图允许用户按照个人设定的特定条件,从交易、项目及联系人等多个模块中筛选数据,让用户能够集中精力处理与手头任务或业务目标紧密相关的数据。通过创建自定义视图,企业能够量身定制数据管理流程,确保与自身独特需求的高度契合,从而大幅提升工作流程的流畅性和效率。booksshitu07

例如,若企业想要高效监控尚未确定和发送的高额Invoice,可以在Invoice模块中添加自定义视图过滤器,轻松筛选出未发送给客户的高额Invoice。

7、相关列表

Zoho Books中的相关列表功能是您无缝访问内部及外部数据的“桥梁”。当您需要交叉引用不同来源的数据以获得更全面的信息视图时,此功能特别有用。它有效简化了决策流程,避免了在不同模块之间或其他应用程序之间来回切换的麻烦。booksliebiao07

假设您经营五金器具的进口业务,需要批量采购商品。在您的运营管理过程中,需要追溯每每批次的报价、销售订单和Invoice。为此,您可以在采购订单模块下创建相关列表。通过查看各自的采购订单,轻松查看所有交易记录。

8、Web标签

“Web标签”功能允许企业在Zoho Books中嵌入外部网页或应用程序,无需在多个选项卡和窗口之间切换,使其成为一个集所有基本业务需求于一体的中心。booksweb07

例如,在您的业务中,您希望鼓励所有使用Zoho Books的团队成员,在公司的内部沟通平台和公共讨论区分享重要的销售进展。为了简化这一过程,您可以在Zoho Books中添加web选项卡,员工可以轻松访问最新的资讯。

Zoho Books 是一款全球化的财务记账软件,在财务管理方面已有13年的经验,支持180种货币、22种语言,能够帮助企业简化交易流程、扩展国际业务,助力企业财务管理工作轻松实现智能化、国际化发展。

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