怎样选择合适的协作办公工具

团队协作工具在公司日常办公中是必不可少的,使用合适的在线办公软件可以提高团队的生产力,让团队协作更有效率。无论公司的大小,都有着相似的需求,选择合适的工具都需要考虑哪些内容呢?

 

1,符合团队需求

最重要的一点是协作软件要能满足团队的需求,所以首先要分析公司都有哪些需求,清晰的列出相关的条目,然后再根据自己的需求来对比不同的软件,会更容易找到符合心愿的工具。

2,易用

团队协作软件是需要每一位参与者使用的,所以入门的成本也是考虑因素之一,花费太多精力,或者面临会给员工造成使用困惑的,可能就不会是很好的选择。

3,功能扩展

团队沟通是协作的重要部分,很多软件都可以帮助团队在线沟通,但是更高效的软件可以在满足团队沟通的同时,也可以提供丰富的团队协作扩展功能,比如在Zoho Cliq中可以共享屏幕、实时会议、设置提醒、智能助手、消息流及组群等丰富功能。

4,便捷的管理

任何组织都需要有序的管理,选择协作软件时需要考虑管理组织是否便捷,通常都需要设置管理人员、分配角色和权限、设置工作流程等。

5,好用的手机端

软件对系统的要求也很重要,无论是windows、mac OS还是Android、IOS,都要求能使用并且账号数据共享,依托云计算的Zoho Workplace云办公平台可以实现跨系统的使用,并且在手机端有丰富的APP可供手机使用,随时随地可以办公,不必拘束于办公室。

6,控制成本

高效率低成本是每个公司的追求,在选择协同办公软件时也要考虑到财务预算的情况,需要对比符合要求的选择,确保用合适的价格使用合适的工具。

 

在拥有合适的选择后,可以先在公司内小范围的试用一段时间,根据反馈来寻找真正适合的工具,确保选择的是最高效最经济的;为选择协同工具付出精力是值得的,因为合适的工具会让团队变得更有凝聚力更高效。

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