什么是电子邮件客户端?如何选择合适的邮箱客户端?

2024-02-07 51 阅读量 8 分钟 Yunfei
什么是电子邮件客户端?如何选择合适的邮箱客户端?

“从1到10分,你会如何评价我们的电子邮件服务?”

无论你的评分是多少,影响你评分的一个重要因素肯定是电子邮件客户端提供的功能。

电子邮件客户端应该具有基本而漂亮的高级功能,以使迁移过程更容易。此外,应该有一些功能来确保你花更少的时间组织电子邮件,花更多的时间处理工作项目,有效地沟通和合作。但在谈论这些功能之前,让我们先简单地谈谈什么是电子邮件客户端。

一、什么是电子邮件客户端?

电子邮件客户端是一种应用程序,允许您发送和接收电子邮件,并将其存储在服务器或计算机上。电子邮件客户端可以是基于网络的应用程序,也可以是桌面应用程序。除了网络和桌面应用程序之外,一些电子邮件提供商还提供移动应用程序,因此您可以从任何设备管理电子邮件。

回想20年前,你的选择是有限的。然而在当今科技驱动的世界里,你有很多电子邮件客户端可供选择。那么你如何选择正确的呢?

电子邮件客户端应该提供轻松的迁移过程、有效的电子邮件管理、无缝协作、漂亮的自定义、外部应用程序集成、离线使用电子邮件客户端的能力,以及增强的隐私和安全性,这样您每天都可以提高工作效率,而无需担心数据。

二、电子邮件客户端的必备功能是什么?

1、无缝迁移

在一个拥有数千名员工的组织中,除非您有适当的工具、流程和指导来确保平稳过渡,否则迁移电子邮件、联系人和其他数据可能是一项艰巨的任务。电子邮件客户端必须提供多种电子邮件迁移方式,下面将讨论其中的一些方法。

  • 一键迁移:您只需验证现有的电子邮件帐户,即可开始迁移过程。如果不是所有流行的电子邮件提供商,电子邮件客户端必须为主要参与者提供一键迁移。
  • IMAP/POP迁移:您可以对存储在服务器上并可通过IMAP/POP协议访问的数据执行服务器到服务器的迁移。
  • 本地存储文件的迁移工具:电子邮件客户端应提供专用的迁移工具,用于迁移下载并以EST或PSL格式本地存储的电子邮件。

2、专用管理控制台

组织不会不受限制地与所有员工共享访问权限,这是正确的。风险巨大,后果严重。任何组织都希望能够管理其域、用户、组、设置策略、控制垃圾邮件和查看报告。

因此,至关重要的是,您选择的电子邮件客户端能够提供一个专用的管理控制台,您可以在其中执行这些重要操作,以有效地运行您的组织,并保护其免受商业电子邮件泄露和其他网络攻击。管理控制台必须提供以下功能:

  • 无缝迁移
  • 设置和管理域
  • 创建和管理用户
  • 管理组
  • 电子邮件和反垃圾邮件策略
  • 威胁保护
  • 组织报告

3、应用程序集成

在这个动态的商业世界中,人们需要兼顾多个方面来有效地完成工作,例如处理任务、参加会议、做笔记等等。使用不同平台上的应用程序管理每个元素都很麻烦。您将花费更多的时间在应用程序之间导航,而且很有可能会错过其中一个应用程序的关键更新,从而导致负面后果。

然而,由于检查电子邮件是你日常工作的一部分,如果电子邮件客户端能够与任何在你工作的不同领域提供帮助的外部应用程序集成,就会容易得多。你不仅可以节省时间、金钱和精力,而且可以在一个空间内完成多项任务。以下只是电子邮件客户端应该能够集成的应用程序类型的几个示例:

  • 用于创建和管理会议和事件的日历应用程序。
  • 任务管理应用程序,可帮助您高效、及时地完成任务。
  • 一种记笔记的应用程序,可以快速记下重要的观点或引人注目的想法。

4、合作

团队通过来回发送电子邮件进行合作的日子已经一去不复返了。可以理解的是,人们更喜欢即时消息来与团队成员实时交流、分享想法和讨论。

因此,电子邮件客户端必须提供一个平台,让人们可以在不发送电子邮件的情况下进行社交、集思广益和协作。协作平台不仅消除了收件箱中堆积的电子邮件线程,而且还为高效工作增添了乐趣。

5、在没有互联网的情况下工作

你的电子邮件客户端不应该局限在互联网的墙壁上。即使wifi之神抛弃了你,你仍然应该能够查看和阅读电子邮件,以及起草稍后发送的电子邮件。电子邮件客户端应该位于一个设施中,如果需要,它可以离线工作,这样你就可以在任何地方管理你的电子邮件。

6、多电子邮件应用程序管理

如果您的业务使用多个电子邮件服务,电子邮件客户端必须提供协议,您也可以访问和管理来自其他电子邮件应用程序的电子邮件。

此外,电子邮件客户端应该允许您通过特定的服务器发送电子邮件,这样您就可以在一个服务器中管理多个电子邮件应用程序——例如,如果您想使用Zoho Mail帐户通过另一个电子邮件客户端发送电子邮件。

当你不必不断切换电子邮件应用程序来管理其中的电子邮件时,这些功能可以让你的一天变得更加活跃。

因此,电子邮件客户端必须提供的电子邮件协议是:

  • POP:邮局协议,或者更广为人知的POP,可以让你访问你选择的任何电子邮件客户端中的电子邮件。POP执行单向电子邮件检索,并且在电子邮件客户端和服务器之间不同步。
  • IMAP:Internet邮件访问协议(IMAP)是一种电子邮件检索和存储协议,可与服务器同步并维护多个电子邮件客户端的电子邮件状态。
  • SMTP:简单邮件传输协议(SMTP),允许您通过特定服务器从电子邮件应用程序发送电子邮件。例如,如果您想使用Zoho Mail帐户通过另一个电子邮件客户端发送电子邮件,则需要使用Zoho的SMTP信息配置相应客户端中的设置。

7、收件箱管理

每天都会有新的一批电子邮件到达你的收件箱——公告、来自团队成员和客户的消息以及电子邮件订阅。如果没有适当的工具来组织和管理所有这些电子邮件,你的收件箱很快就会变得混乱不堪,难以导航。

你的电子邮件客户端必须包含有效清理收件箱和组织电子邮件的功能,这样你就可以随时知道邮件的位置。以下是电子邮件客户端应该提供的一些功能,以帮助轻松管理收件箱。

  • 打盹:打盹功能将您稍后要回复的电子邮件存储在一个单独的文件夹中,并在您需要时准确检索。
  • 清除:清除功能允许您在一次扫描中批量删除或存档来自多个发件人的电子邮件,从而帮助您实现收件箱的整洁。
  • 存档:存档功能可帮助您将旧电子邮件保留在收件箱中,不会出现混乱,便于日后参考和检索。
  • 过滤器:过滤器通过为符合您设置的条件的电子邮件设置操作,帮助您自动组织电子邮件。

8、电子邮件管理

公司时钟上的一个齿轮是定期阅读和发送电子邮件。有些电子邮件会立即采取行动,而另一些则需要一些时间才能采取行动。电子邮件客户端必须提供选项,您可以对电子邮件进行优先级排序,并为以后需要采取行动的邮件设置提醒。

有时,我们都会在时间紧迫的时候发送电子邮件,这时可能会错过一些东西——比如添加标题或附加电子邮件附件——或者电子邮件中可能有错误。在这种情况下,电子邮件客户端必须能够让我们快速纠正错误。

以下是电子邮件客户端必须包含的一些功能。

  • 安排电子邮件:此选项可帮助您设置发送电子邮件的时间表,以便以后发送。
  • 撤消发送:如果在规定的持续时间之前单击“撤消”,则不会发送电子邮件。它将保存为草稿,供您编辑并在需要时重新发送。
  • 电子邮件召回:召回选项允许您召回电子邮件,即使在您发送电子邮件后也是如此。
  • 电子邮件提醒:您可以将提醒添加到您撰写的电子邮件和收到的电子邮件中。
  • 标记:当你想管理你的电子邮件并组织它们以便于日后识别时,标记会派上用场。

9、手机应用

智能手机是一款便携式设备,你可以在任何地方使用它,并且具有处理应用程序使用的功能和能力。许多人将它们广泛用于商业目的。

工作中通常需要频繁回复电子邮件。有时,您可能期望从客户或供应商那里获得重要信息,并需要与同事保持更长时间的联系。拥有一个移动邮件应用程序是必要的,这样您就可以在需要时进行通信。因此,您的电子邮件客户端也可以通过移动应用程序访问,这一点至关重要。

10、订阅定价模型

当你想要的时候,就为它买单。

这就是电子邮件客户端应该提供服务的方式。虽然价格本身是一个重要因素,但你不应该为你可能永远不会使用的功能——额外的存储空间、更多的用户等等——付费。此外,也不能保证你会和一个电子邮件客户端呆一辈子。

考虑到这些因素,电子邮件客户端必须提供订阅定价模式,您只能在所需的时间内使用其服务。电子邮件客户端必须足够灵活,以便您能够混合和匹配用户所需的功能和连接应用程序的计划。此外,它应该支持可扩展性,以满足您的需求。

三、你还应该寻找什么?

除了这些功能外,电子邮件客户端还必须提供强大的安全性,并严格保护客户的数据,以抵御最强大的网络攻击——这些攻击的数量每年都在增加。在下一篇博客中,我们将详细介绍电子邮件客户端必须具备的安全功能,以保护组织免受各种安全漏洞的侵害。

要获得8级或以上的评级,云邮箱提供商必须包含安全通信和协作的功能,同时还必须直观且可定制,以适应个人和组织的偏好。

Zoho WorkPlace在线办公套件,深受国内外企业一致喜爱。异地编辑文件、网络会议、实时聊天、企业邮箱等。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验: https://www.zoho.com.cn/workplace/

相关话题

电子邮件客户端 邮箱客户端
上一页 为什么企业需要使用云电子邮箱? 查看文章
下一页 Zoho Connect 终极更新:打造高效、快乐的数字化工作空间! 查看文章

Zoho WorkPlace在线办公套件是一款SaaS云端办公平台,多次荣获国际大奖。全球1800万用户在Zoho WorkPlace的帮助下,异地协同编辑、网络会议、实时聊天、企业邮箱搭建等,帮助提高生产力和团队协作效率。