大家好今天带来的是企业网盘功能讲解——TrueSync同步盘。

如果你的工作文件在个人电脑中只有50G，企业网盘上却有2TB。如何做好文件管理？Zoho网盘TrueSync提供了一种全新解决思路——文件集中放在企业网盘，电脑负责访问和处理，需要长期使用的文件，再选择性保存到本地。

对于需要长期处理大量资料的团队来说，这种方式会更省空间。电脑可以看到企业网盘中完整的文件结构，数据继续放在云端。

一、TrueSync同步盘标识讲解

TrueSync同步盘并不复杂，关键是分清楚“仅在线”、“离线模式”、“部分同步”、“正在同步”、“同步错误”这几种状态。

仅在线

文件仅在线可用。当您打开文件时，文件将被下载到计算机上进行预览。关闭文件后，将无法在计算机上继续使用该文件。

仅在线的文件和文件夹不占用任何硬盘空间。您可以看到可用文件和文件夹的列表，但在您打开它们进行查看或编辑之前，它们实际上不会被下载。

离线模式

文件已下载到计算机，并且可离线使用。下载的文件将占用所需的硬盘空间。

此状态的文件和文件夹将被下载并在硬盘上可用。您可以直接处理这些项目。

您只需将系统中的文件和文件夹拖放或复制并粘贴到TrueSync同步盘，即可将它们上传到相关的团队文件夹或我的文件夹。

部分同步

当文件夹同时包含仅云端文件和离线文件时，状态栏将显示部分同步图标。引申：有什么软件可以两台电脑自动同步一个文件夹？

正在同步

当您在虚拟盘中同步或将某些文件设为离线模式时，状态栏将显示进度图标，直至文件下载到计算机上。

同步错误

当在虚拟盘中同步或下载文件期间出现错误时，文件上将显示同步错误状态图标。修复问题后，文件将恢复同步，并显示相应的状态图标。

文件状态怎么理解是否占硬盘空间
仅在线电脑能看到文件，但实际数据主要保存在云端基本不占用
离线模式文件已经下载到电脑，可以直接处理会占用空间
部分同步同一文件夹里同时存在在线和离线文件按实际下载内容占用
正在同步文件正在下载或同步随同步进度变化
同步错误当前同步过程中出现异常需排查后恢复

二、TrueSync同步盘具体怎么操作？从安装到文件同步

熟悉标识后，下面进行常用操作流程分享：

安装TrueSync同步盘并登录

先下载并安装TrueSync同步盘。以Windows电脑为例，安装完成后登录Zoho账户，然后点击“开始同步”。

此时，我的电脑里会出现一个虚拟盘。如图中名为“WorkDrive TrueSync (Z:)”的硬盘。

进入之后，就能够看到Zoho网盘中的文件和文件夹。

这里有一个很重要的地方：看到文件，不代表文件已经下载到电脑。

默认情况下，文件和文件夹都是“仅在线”状态。

把需要长期使用的文件设置为“离线模式”

假设设计师今天需要连续三天处理“春季宣传项目”文件夹。

这时候不需要把整个企业网盘文件都下载下来，只需要在虚拟盘中找到这个文件，右键选择“离线模式”。

设置之后，该文件会下载到本地电脑，并可以在没有网络的情况下直接使用。

其中最实用的就是“仅在线+离线模式”的组合。

不经常使用的历史资料保持仅在线，需要频繁处理的项目资料设置为离线模式，这样既不会让硬盘长期处于高负载状态，又能保证当前工作不受网络影响。

直接在虚拟盘里修改文件

设置为离线模式之后，就可以像使用电脑本地文件一样打开和编辑。

例如设计师修改一个PPT、Excel表格、图片或其他工作文件，保存之后，TrueSync同步盘会将变化同步到Zoho网盘。

这样一来，团队成员看到的是同一份云端文件，不需要再频繁执行“下载—修改—重新上传”这一套操作。

电脑里的文件也可以直接上传

TrueSync同步盘并不只是把云端文件带到电脑上。

如果设计师电脑里刚完成一批素材，也可以直接把文件拖进TrueSync同步盘，对应的文件就会上传到相关的“团队文件夹”或“我的文件夹”。

这样，非常接近日常办公习惯：打开文件、修改文件、保存文件、拖入文件，都可以在熟悉的电脑本地中完成。

三、TrueSync同步盘的使用建议

假如一家企业的网盘里有2TB文件，但一名员工当前只需要处理其中50GB的数据。那么，完全没有必要为了访问全部文件，把2TB数据都同步到这台电脑。

小编建议把文件文档管理系统中的文件分成三类：

第一类是正在处理的项目文件，设置为“离线模式”，保证工作时可以直接访问。

第二类是偶尔查看的资料，保持“仅在线”，需要时再打开。

第三类是历史项目文件，继续保留在企业网盘，不占用本地硬盘。

这样管理以后，电脑硬盘承担的是“当前工作区”，企业网盘承担的是“长期文件库”。

不改变现有工作习惯

对于团队来说，这样做还有一个好处，就是不需要改变员工原本的工作习惯。

我的电脑还是原来的我的电脑，文件夹还是按照项目、客户、部门正常分类。

权限问题

当然，使用时也需要注意权限问题。

如果员工发现某些文件夹无法添加文件，不一定是同步盘出了问题。常见原因是当前账号没有足够的权限。要向文件夹中添加文件，通常需要具备相应的编辑权限。

结语

当企业文件越来越多，但员工电脑的存储空间有限时可以考虑用TrueSync同步盘。

文件统一放到Zoho网盘，电脑通过TrueSync同步盘访问；常用文件离线保存，不常用文件保持仅在线。如果您想试用同步盘功能可以点击【阅读原文】，让本地文件和云端文件无缝衔接！