时隔一年，Zoho WorkDrive企业网盘5.0，一款面向未来的智能内容管理平台隆重登场！作为新一代深度融入AI人工智能和企业级安全策略的内容管理平台，Zoho企业网盘可将非结构化数据转化为有意义的见解，最大化内容价值。
本文将深入介绍Zoho网盘最新的核心功能亮点及实际应用场景，带您全面了解这款面向未来的智能内容管理解决方案，以及它是如何改变您的工作方式的。
一、数据安全保障 — 为核心资产筑牢防线
在数字化办公中，数据安全是企业不可忽视的重要问题。Zoho网盘为企业提供了一系列先进的安全措施，全方位保障数据的安全与合规。
1. 数据防泄漏（DLP）策略
过去，手动审查文件不仅耗时，还易出错。Zoho网盘5.0中引入了数据防泄漏（DLP）策略识别并保护敏感数据，包括个人身份信息、客户记录等，以确保其免受未经授权的访问。只有团队管理员或超级管理员才能从管理控制台配置和管理 DLP 策略。
其工作原理是什么？
自动分类（通过 DLP 策略）
借助自动分类功能，Zoho网盘可根据预定义规则自动扫描并分类敏感文件，从而增强数据安全性。
自动分类亮点：
- 支持149种预设敏感信息类型，涵盖全球47个国家和地区；
- 实时监控上传和编辑，敏感文件自动打上“机密”或“受限”标签；
- 自动限制外部分享、下载、复制及打印，减少人为操作风险。
手动分类（通过分类标签）
当需要选择性限制时，用户可以手动为特定文件应用分类标签。
手动分类亮点：
配置标签：管理员创建带有安全限制的标签；
应用标签：具有编辑权限的用户通过右键点击文件来分配标签；
实施限制：文件标记后，限制（如阻止下载或外部共享）会自动应用。
这些方法赋予了组织对内容管理策略的强大控制权，为企业敏感数据保驾护航。
2. 团队文件夹的访问控制
Zoho网盘的团队文件夹提供了安全的管理员控制台，您可以在其中添加团队成员、分配角色并实时协作。（即支持对团队文件夹进行权限定制，保障敏感资料仅限授权人员访问。）
以人力资源部门为例，员工合同、绩效评估和薪资资料均存放于不同子文件夹，借助Zoho网盘可以：
- 限制访问：仅授权人员（如人力资源经理和特定部门负责人）可访问，确保机密性。
- 简化管理：轻松控制谁可以查看、编辑、共享或下载每个文件夹中的文档，而无需管理单个文件权限。
- 保持合规：通过防止未经授权的访问，保护敏感信息并遵守数据隐私法规。
3. 水印功能
为防止文件被非法复制或传播，Zoho网盘新增水印功能，支持为图片文件添加个性化水印，如收件人姓名、邮箱或访问日期。
例如，在与客户或外部合作伙伴共享敏感合同时，通过Zoho网盘的水印功能，法律团队可以：
保护机密：添加带有收件人姓名、电子邮件或访问日期的水印；
追踪责任：通过个性化水印识别来源，追踪文档泄露；
保持专业：在确保敏感文档安全共享的同时，保持专业性。
4. 细粒度共享权限管理
有效的数据共享使团队内部、部门之间以及与外部合作者之间的信息流动顺畅无阻。Zoho网盘加强了安全措施：
a.对外部文件共享的精细控制
您可以完全控制外部共享——无论是通过电子邮件、自定义链接还是嵌入式文件。
b.白名单域名和电子邮件地址
您可以为特定电子邮件地址和域名设置白名单，以确保文件仅通过电子邮件地址外部共享给合作伙伴。
c.批量查看和移除共享权限
您现在可以批量撤销共享权限，使频繁与其他部门或外部客户合作的团队更容易管理访问权限。
二、内容智能化 — 赋能高效工作体验
Zia就像一位不知疲倦的智能助手，能够自动对内容进行深度分析、精准分类以及智能标记。
1. 自动转录功能
转录功能：利用自动语音识别技术、人工转录员或两者结合的方式，将语音内容转换为文本。
在Zoho网盘5.0中您可以利用智能助手Zia，为音频和视频文件生成转录文本，作为会议纪要和培训资料。转录内容可用于快速搜索、注释和二次利用，显著提升内容的价值和利用率。引申：有没有好用的文档管理软件？
2. 智能文档摘要
您厌倦了会议记录中上万字的报告吗？别担心，我们为您提供了更优解决方案。
Zoho网盘推出了文件摘要功能。现在，您可以为文档或笔记创建简洁的摘要，无需阅读整个报告即可掌握要点。
3. 多语言协作支持
全球团队在共同编辑共享文档时，常常面临语言障碍。
Zoho网盘新增的“翻译评论”功能允许用户将评论翻译成他们偏好的语言，并在不离开平台的情况下添加适当的回复。（目前支持 57 种语言的翻译。）
4. Zia人工智能助手升级
我们很高兴地宣布，Zia人工智能助手迎来全新升级！我们创建了一个基于开源大型语言模型的内部人工智能服务。此前，Zia借助 OpenAI 的能力来实现内容生成、图像创建和评论增强等功能，通过此次升级，我们将这些智能功能引入了内部。
以下是升级后的 Zia 所带来的优势：
- 强大的人工智能功能，无需支付额外费用；
- 企业级隐私和安全——数据完全保留在 Zoho 的生态系统内；
- 灵活的人工智能控制——团队管理员可以同时启用 Zia 和 OpenAI，并为每个功能选择偏好的人工智能服务；
因此，Zia为您提供了两全其美的选择——智能化与控制主导权。
三、深度集成 — 打造一体化办公生态
在Zoho网盘5.0中，无论是CRM文件管理、项目协作还是电子邮件附件处理，我们都带来了全新的解决方案，帮助用户拥有更加高效、便捷的协作体验。
1.Zoho网盘和Zoho CRM
Zoho网盘与Zoho CRM无缝集成，彻底改变了 CRM 中的文件存储方式。以往分散的文件存储如今已转变为集中且结构合理的资源库。
- 集中存储：CRM文件存储在团队文件夹中，成员可以更方便地进行访问、协作；
- 精细权限：Zoho网盘与Zoho CRM权限完美对齐，既增强了安全性，又简化了文件共享工作流程序；
- 双向同步：文件在Zoho网盘与Zoho CRM之间实时无缝更新，确保团队成员始终能够获取到最新的文件版本；
- 节约成本：Zoho网盘灵活的存储方案，让企业无需再依赖Zoho CRM内置的有限存储空间；
- 高级管理：支持批量删除、权限设置和外部共享等功能，让文件管理更加得心应手；
- 无缝迁移：Zoho CRM中的附件将逐步迁移到Zoho网盘，不会对业务造成任何影响。
2.Zoho网盘加入Zoho Projects Plus
Zoho网盘现已成为Zoho Projects Plus套装的重要一员！Zoho Projects Plus是一个强大的人工智能驱动的文件文档管理平台，深度融合了4款Zoho办公软件，旨在改变项目协作方式，为项目管理提供了全面的解决方案：
Zoho Projects：适用于传统/瀑布式项目管理
Zoho Sprints：支持敏捷、迭代的工作流程
Zoho Analytics：提供高级报告、风险预测和数据可视化功能
Zoho WorkDrive：实现集中式文档存储和团队协作
Zoho Projects Plus带来的价值：
混合项目管理：灵活的项目管理方式，同时支持瀑布和敏捷框架；
AI驱动的见解：轻松预测瓶颈、降低风险并生成报告；
无缝集成：统一平台消除工具切换，提高团队协作效率；
企业级项目管理：适合管理复杂项目的大型团队，满足企业不断增长的业务需求。
3.Zoho网盘和Microsoft Outlook
以往，用户需要手动从 Outlook 下载附件并上传到Zoho网盘，过程繁琐且容易出错。现在，借助Zoho网盘Microsoft Outlook插件，用户可以直接在Outlook中无缝共享网盘文件，并将电子邮件附件直接保存到网盘，无需离开应用程序，大大简化了文件管理流程。
四、生产力工具 — 让团队协作更高效
Zoho网盘从存储优化到无缝协作，从创意设计到高效导航，全方位助力提升你的办公生产力。
1.版本保留设置
每次文件更新时，Zoho网盘都会自动保存版本历史，有了版本保留设置，你就能控制保存的版本数量。比如，一家创意机构经常更新大型设计文件，存储空间很容易就被占满。通过设置限制，只保留最新的十个版本，管理员就能自动释放存储空间，同时保留最近的更新内容。
2.批量版本删除
项目完成后，网盘中往往上会存储大量设计草稿、视频和文档的旧版本。这些过时的版本占据了不必要的存储空间。借助批量版本删除功能，机构可以快速删除这些文件的旧版本，只保留最终审批通过的版本。
3.打破协作边界
协作不仅局限于组织内部，还应延伸到外部。因此，我们在Zoho网盘中为非Zoho用户引入了编辑支持功能。为确保安全共享，外部协作者需要通过一次性密码（OTP）认证来验证电子邮件，才能访问共享文件。
4.图像编辑器
设计团队经常需要制作社交媒体帖子、名片和插画。有了图像编辑器，团队成员无需离开平台，就能轻松对视觉内容进行标注、高亮和修订。
功能如下：
- 使用箭头、方框或标记工具突出显示关键界面元素；
- 添加文本标注和标签，解释设计决策或标记待审核的问题；
- 在与外部人员分享截图之前，模糊或涂抹敏感数据；
- 使用分层工具组织多个标注，保持视觉内容整洁；
- 快速裁剪、缩放或重新排列元素。
5.索引视图功能
Zoho网盘引入了索引视图功能，以用户喜爱的格式显示文件夹内容。例如，通过创建一个 Writer文档，将重要指南的链接整理其中，并将其设置为文件夹的索引，团队成员就能快速访问重要资源，无需逐个打开文件。
五、内容自动化
对于企业而言，实现流程自动化是提升生产力和运营效率的重要途径。现在，Zoho网盘5.0中配备了先进的工作流构建器，可用于规划、管理和自动化以内容为核心的任务。这种自动化操作无需人工跟进，减少了人为错误，加快了内容处理流程。
注：工作流功能现已集成到Zoho办公套件（Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show）中，以增强文档协作与自动化能力。
- 新用户默认启用：对于所有新注册用户，工作流功能将默认激活，并会逐步向现有账户推出。
- 现有用户无缝迁移：对于已经在使用Zoho Writer工作流的组织，我们正在积极将现有工作流迁移到Zoho网盘工作流中，以确保迁移过程顺畅无阻。
如何配置工作流：
Zoho网盘提供了自动工作流（由特定事件触发）和手动工作流两种选项，使组织能够灵活构建基于文件和文件夹的自定义工作流。通过配置触发器、状态、转换和操作，管理员不再受限于预定义的一组流程。
对于有独特需求的团队，可以创建自定义工作流程以简化流程。以下是管理员在Zoho网盘中设置并启用自定义工作流程的方法：
定义工作流详情：指定工作流的名称、描述和类型。
设计工作流：使用直观的工作流构建器来配置步骤、设置条件并分配职责。
评审并激活：最终确定工作流，激活。
举例来说：
在创建博客文章时，会有多名团队成员参与，包括文案撰写人员、设计师和审批人员。借助Zoho网盘的工作流程自动化功能，可以设置一个自定义审批流程：
- 设计师上传草稿后，它会自动发送给编辑进行评审。
- 编辑批准后，内容会发送给营销经理进行最终审批，然后才能发布。
- 工作流程时间轴会显示每个工作流程的状态、分配的团队成员以及已完成的步骤，方便跟踪进度。
五、结束语
简而言之，凭借以上强大的新功能，Zoho网盘助力企业从非结构化数据中提取有价值的见解，更快、更智能、更安全地开展工作。
未来，我们将迎来一个智能、高效、安全的协同办公新时代，内容管理将朝着更加数智化、更加适应企业需求的方向发展。而Zoho网盘，正是企业迈向这一未来的理想选择！
Zoho WorkDrive企业网盘，深受国内外企业一致喜爱。为协同工作的团队在线管理文件。
欢迎咨询：400-660-8680转841。立即免费体验: https://www.zoho.com.cn/workdrive/
Zoho WorkDrive企业网盘是一款SaaS云端Office，多次荣获国际大奖。180多个国家的10万+企业在Zoho WorkDrive的帮助下，为团队文件提供安全的云空间以及便捷的团队合作方式。
