分公司多如何做好远程协作办公?

2022-06-13 84 阅读量 2 分钟 Yunfei
分公司多如何做好远程协作办公?

    远程协作变得越来越普遍,现在已被全球数千家企业视为常态。现代工人和工作场所需要适应远程工作并鼓励协作,无论他们身在何处或在哪个时区。

    一、使用协作软件工具的提示

    当项目管理在不同地点的分布式团队时,团队协作软件(或项目管理工具)是一种有效的方式,可以让每个人都在同一页面上,并将所有项目信息放在一个地方。但是,使用出色的工具并不能神奇地促成协作。以下是使用协作软件工具时的5个最佳实践:
    1、主动分享。将团队成员分配给他们需要注意的任务,并在评论中@提及他们,这样当球在他们的球场上时他们就会收到警报。
    2、将每个项目放入您的协作项目管理工具中。将您的工具用作所有项目相关材料和注释的单一来源。这将使每个人都可以轻松找到材料,无论他们何时加入该项目。
    3、创建交流频道。在您的沟通工具中创建频道,让团队成员可以讨论与工作无关的话题,让他们能够相互了解,甚至远距离社交。
    4、庆祝小胜利。协作工具是分享胜利的好地方,无论大小。即使是短消息也可以走很长一段路。
    5、平衡负载。如果您的工作超负荷,您将无法很好地协作。使用工具的可见性和资源管理功能确保项目任务在团队成员之间保持平衡。

    二、更好的虚拟会议沟通技巧

    当您不面对面时,与团队成员沟通总是更具挑战性,但新技术正在帮助简化虚拟会议。在您的下一次远程会议中,请牢记以下最佳做法:
    总是自我介绍——永远不要假设每个人都知道你听起来像什么或看起来像什么。总是告诉别人你是谁,并希望其他人效仿。
    拥有可依赖的备用技术-您最不想做的就是争夺另一条电话会议线路或让每个人都下载新的视频软件。万一你的第一选择不起作用,有一个应急措施。
    清楚你在和谁说话——避免在问什么之前说出一个人的名字来重复你自己。
    建立适当的礼仪-电话或视频会议指南将使虚拟会议更有效率。您可以要求人们在不说话时将自己静音,或者在演示时打开他们的相机。

    毫无疑问,协作很重要——不仅对于您的项目的成功,而且对于您的组织的持续发展。它是日常项目工作的重要组成部分,但更重要的是,它是定义组织文化和吸引优秀员工加入公司的X因素。

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