管理企业的生命线——工作流管理

工作流程管理软件

如果你是一名企业管理者,你一定非常清楚的知道流程管理的重要性。从一定意义上来讲,工作流程可以看作为企业的生命线,你必须将不同的工作内容、按照不同的顺序进行混合和匹配,才能顺利的完成一项工作。

我们来看一下组织中基本的采购流程是如何发生的:

工作流程管理

每次进行采购时,基本都会重复此流程,我们可以将其称为物料采购工作流。

工作流管理

我们需要对工作流进做一个简单的定义:管理信息和权限如何从流程中的一个业务元素流到另一个业务元素的行为称为工作流管理,它是基于预定义规则并促进业务流程执行的工具。无论是从小型商店还是到规模庞大的企业,工作流都是实际业务操作中的组成部分。

当拥有一套完整的工作流可以为组织带来许多好处,例如:

1.流程清晰:为流程设置规则可以使个人和管理人员做出明智的决策,并在给定的时间跟踪任务的进度。

2.提高工作分配效率:工作流管理有助于有效地利用资源。它使管理层可以研究流程的不同元素,并根据每个元素上的工作量分配资源。

3.实现操作统一:可以确保流程遵循相同的顺序,而不受人员的影响。这使培训新员工有关流程的流程变得更加容易。

流程管理软件(Workflow Management Software)

如果你希望能在不影响质量的前提下加快工作进度,从而能实现推动业务增长,虽然手动的工作流管理也能促进工作进度加快,但为了更深入的改进工作流,就需要用到工作流管理软件(WMS),为什么呢?

企业中的每个工作流程都将具有许多可以自动化的重复性任务。例如,在商店中某个项目的库存不足时,可以触发一封电子邮件给对应的供应商。或者在月底,可以自动生成销售报表并通过电子邮件发送给组织内的相关人员。这些任务既费时又费力,而WMS则专为执行这些任务而设计。

WMS的优点有哪些

1.错误消除:通过消除人为错误的机会,任务自动化将大大提高运营效率。 

2.简化审核:自动化的工作流可以节省跟踪每个任务而花掉的时间,对项目问题和瓶颈有更好的预测,这将有助于持续改进流程。

3.移动性更强:WMS带有在移动设备上访问工作和执行任务的选项。

4.提高生产率:WMS的所有上述特征可显着提高过程输出,还支持评估流程的效率。 

设置WMS的步骤是什么?

为企业组织设计工作流时,可以遵循一个久经验证的方法:

首先将所有的重点流程都列出来,包括一些微小的流程;然后,对它们的的优先级进行排序,一旦确定了优先级列表,下一步就是将流程分为子流程。此步骤将使你更好地了解需要自动化的内容以及实际参与该过程的人员的输入。自动化过程完成后,你还需要对流程进行多次测试,以确保自动化过程顺利进行,并断对其改进。

Zoho Creator如何解决所有的工作流程要求?

Zoho Creator上,你可以为所有的工作流程构建应用程序,无论是销售、库存、财务等,你需要做的就是构建用于存储每个流程数据的应用程序。在Zoho Creator的应用库中,大多数常见的应用可以直接套用,只需配置满足自己需求的工作流即可,而其他情况下则只需要进行简单的编码即可实现。

以配置销售电子邮件通知为例:在Creator的工作流构建器中,你需要做的只是直观地选择一个电子邮件工作流,然后从各个选项中进行选择配置,而不需要进行任何编码工作。

再或者,在工作流构建器中设计无代码审批流程,在诸如采购过程或员工请假请求中以发挥作用。

最后,使用Zoho Creator,可以让企业管理者从一个地方查看与应用有关的所有工作流程。这样,便可以组织和检查系统中是否已实现所有必需的工作流程。如果企业中需要配置独特的工作流程,可以使用自定义来实现。

 


管理企业的生命线——工作流管理