如何打造企业级知识库？企业级知识资产管理

如何打造企业级知识库？进行企业级知识资产管理。很多企业建立知识库时，第一反应是先建一个很大的文件夹，把过去的资料全部搬进去，结果几个月之后又变成新的“资料堆”。因此，企业文件管理软件的第一步不是上传文件，而是先确定知识要服务什么工作。

01 先确定知识库放什么，而不是一上来就整理所有文件

在开始搭建之前，应先按照业务场景划分知识范围，再决定哪些内容进入长期知识资产体系。以一家拥有销售、产品和项目团队的企业为例，可以先把知识分成以下几个区域：

这样做的意义在于，员工进入知识库以后，可以按照工作任务去找资料，而不是面对一大堆没有明确用途的文件。

接下来再处理文件命名和目录结构，Zoho网盘的团队文件夹可以作为不同部门、项目或业务知识区域的统一存储空间。

当知识分类确定以后，就可以进入实际搭建阶段，这一步的重点不是把文件文档管理系统功能全部打开，而是把企业知识库变成一套员工愿意按照规则使用的文件体系。

进入Zoho网盘后，可以按照企业实际业务建立团队文件夹，例如“产品知识库”“销售知识库”“项目经验库”等，并根据资料规模继续建立子文件夹，把不同类型内容放到固定位置。

如果资料涉及核心研发内容、客户文件或经营数据，还可以使用私有团队文件夹，让只有被加入的成员才能访问对应资料，从源头减少无关人员接触敏感内容的情况。

这里建议控制目录层级，不要为了“看起来规范”而建立过深的文件夹，否则员工找到资料的时间反而会增加。

企业知识库并不是所有文件都应该让所有人修改，例如产品说明可以让产品团队编辑，销售团队查看，而内部经营资料则应该限制访问范围，因此权限设计需要和岗位职责结合，而不是简单设置一个“全员可访问”。

Zoho网盘的团队文件夹支持管理员、组织者、编辑者、评论者、查看人等角色，并且同一成员在不同团队文件夹中可以拥有不同权限，因此可以按照部门和项目分别管理。引申：企业智能文档管理系统怎么选？

实际配置时，可以优先做好三件事：

知识库负责人拥有管理权限，负责目录和成员维护。

内容维护人员拥有编辑权限，负责资料更新和整理。

普通使用人员以查看或评论为主，避免重要资料被随意修改。

知识资产和普通文件最大的不同，是很多内容会长期修改，如果员工每次修改都重新保存一个文件，很快就会出现文件堆积。

Zoho网盘支持版本控制，文件修改后可以保留历史版本，在多人共同维护资料时，可以查看此前的文件状态，并在需要时恢复历史版本，这对于企业长期保存知识资料尤其重要。让企业不仅知道现在留下了什么，还能追溯资料是怎样变化的。

知识库建成并不代表工作结束，如果员工仍然习惯把资料发送到聊天软件、保存到个人电脑，那么几个月以后，企业知识库依旧会逐渐失去价值，因此需要把知识库直接嵌入日常工作流程。

可以建立一套比较简单的操作规则：新资料统一进入对应团队文件夹，重要资料由负责人定期检查，旧版本不随意删除，知识库中的正式文件尽量避免通过个人电脑长期保存唯一副本，这样员工完成一次工作，也是在持续补充企业知识资产。

以“项目经验库”为例，一个项目结束后，项目负责人可以把最终方案、交付资料、常见问题和项目总结统一归档，之后其他团队遇到类似项目，就可以直接进入对应知识库查找，而不是重新从聊天记录和个人电脑中翻资料。