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生成报表

您可以创建链接一些其他跨功能模块的特定于模块的新报表。例如,可以在“客户”模块中创建链接其他模块(比如“联系人”、“空缺职位”等)的报表。

 报表类型

  • 表格报表:在报表中显示不含任何小计的数据。使用此类型的报表可创建联系人邮寄列表、招聘管道统一视图等。
  • 摘要报表:显示数据及小计、归类和其他摘要信息。
  • 矩阵报表:显示汇总在网格的水平和垂直列中的数据。

 创建报表

您可以根据机构需求创建新报表。报表自定义涉及下列步骤:

  • 选择模块和相应的跨功能模块
  • 选择报表类型(表格、摘要或矩阵报表)
  • 选择报表列
  • 对列进行分组
  • 选择计算函数
  • 指定高级排序筛选器
  • 将报表保存在文件夹中

可用性

所需角色权限:具有报表和统计图表权限的用户可访问此功能。
备注

  • 可以根据您的需求自定义标准报表,方法是点击报表主页中的自定义链接。一旦进行自定义,就无法还原为默认报表。
  • 关于与机构中的其他用户共享您创建的报表,请注意,报表中的所有字段都对这些用户可见,即使有些用户可能没有查看一些字段的权限也是如此。

第 1 部分:选择模块和跨功能模块

  1. 点击报表页签。
  2. 报表主页,点击创建报表
  3. 创建报表页面,执行以下操作:
    • 从下拉列表中选择主模块。
    • 相关模块列表框中选择跨功能模块。
      您可以使用相关模块中的字段来定义条件、添加报表中的列以及选择要计算总和的列。
  4. 点击继续

第 2 部分:选择报表类型

  1. 创建报表页面的报表类型页签下,选择下列其中一个报表选项:
    • 表格报表
    • 摘要报表
    • 矩阵报表

备注

  • 选择摘要报表时,还会显示分组页签。
  • 创建报表时,您随时可运行保存报表。
  • 点击运行按钮时,系统会提示您保存报表。报表将会暂时保存,随后生成报表预览。
  • 点击保存按钮时,报表将保存在您指定的文件夹中。

第 3 部分:选择报表列

  1. 创建报表页面,点击页签。
  2. 执行以下操作,以选择要显示在报表中的列:
    • 可用列列表框中选择列。
    • 点击添加
    • 这些列将添加到已选列列表框中。
    • 使用向上向下箭头键对列的显示顺序进行排序。
    • 选择列名,并点击 以删除选定列。
  3. 点击保存
    在弹出窗口中,指定报表名称描述报表文件夹详细信息。
  4. 点击运行以便先保存报表,然后再运行。
  5. 选择报表列后,如果您使用的是摘要报表,请点击分组页签,否则点击求和的列页签(请参见步骤 5)。

第 4 部分:对报表列进行分组

备注

  • 系统将仅针对此处选择的那些模块显示列名(在页签中)。
  • 创建报表页面,点击分组页签。
    仅当您在报表类型页签下选择”摘要报表“时,此页签才会显示。
  • 分组页面,可以根据所指定的分组条件对记录进行分组。
  • 从相应列表中选择值。
  • 从列表中选择升序降序

第 5 部分:选择计算函数

  1. 创建报表页面,点击求和的列页签。
  2. 求和的列部分,选择所需的计算函数( SumAverage Lowest ValueLargest Value )。

第 6 部分:指定高级排序筛选器

  1. 创建报表页面,点击条件页签。
  2. 条件部分,为报表选择其他条件。
  3. 完成报表自定义后,请执行以下操作:
    • 点击运行以预览报表。
    • 点击保存
    • 点击取消

备注

  • 您还可以使用记录的创建者修改者字段来定义条件。

第 7 部分:将报表保存在文件夹中

  1. 创建报表页面,点击运行保存
    请注意,必须先保存报表,然后才能运行报表。
  2. 保存报表对话框中,执行以下操作:
    • 输入报表名称
    • 输入报表的描述
    • 选择必须将报表存储至的报表文件夹
  3. 点击保存

 编辑条件匹配

报表中的“条件匹配编辑器”可帮助您使用简单逻辑(比如 and / or)来定义高级筛选器。

可用性

所需角色权限:具有报表和统计图表权限的用户可访问此功能。
备注

  • 您最多可在报表中指定 25 个条件

若要编辑条件匹配

  1. 点击报表页签。
  2. 从报表列表中,点击您想要在其中编辑条件匹配的相应报表的自定义链接。
  3. 自定义报表页面,点击条件页签。
  4. 复查现有条件,然后点击更改匹配链接。
  5. 匹配编辑器框中,修改筛选器并点击保存链接。
  6. 保存已修改的报表。

示例
您想要创建一个根据以下条件列出商机的报表:
阶段为“已关闭”、“指定的招聘人员”为“Patricia Boyle 或 Hannah Smith”,行业为“教育”和“IT 服务”,并且应聘者来源为“由用户添加”。

您可以按如下所示使用“条件”选项轻松创建此条件:

条件匹配将自动设置为:

由于条件匹配不符合要求,您可以将它编辑为:

可以在条件匹配编辑器中使用以下字符:
  • 圆括号:( )
  • and / or 运算符
  • 条件行号

重要提示

  • 更改匹配框打开时,您不能在指定条件部分下面添加或删除条件行。
  • 如果您未指定括号,那么将不考虑运算符优先顺序。例如,如果将条件指定为 1 or 2 and 3,那么它将被视为 ((1 or 2) and 3)
  • 您可以更改条件行的 andor,它将在下面的编辑器中更新。
  • 您可以更改条件匹配中的 andor 条件,它将在上面的行中更新。
  • 如果您指定 1 and 2 并保存,那么在编辑报表时,匹配将显示为 (1 and 2)。对于 (1 and 2) or 3,条件匹配将显示为 ( (1 and 2) or 3 )
  • 如果您在编辑器中添加了多行并逐一删除,则在匹配中显示额外的括号。例如,如果添加了 4 行,而您删除了第 3 行,则条件匹配将为 ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 )。如果删除了第一行,那么它将显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 )。然而,保存条件时,它将更改为 ( 1 or 2 )
  • 确保您不使用以下项,因为它们无效:()(and)(or)
  • 如果括号不匹配,则它将被视为无效。
  • 如果行数和匹配中给出的数目不匹配,那么将会显示错误消息;如果指定的模式中缺少任何数字,也会显示错误消息。
  • 编辑条件匹配时,报表中的“保存”和“取消”按钮处于隐藏状态。
  • 如果最后的括号丢失,则条件匹配编辑器及其视图模式之间会有差异。
    编辑器中的条件匹配视图模式中的条件匹配
    ( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )(( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
    1 and 2 and 3 and 4(1 and 2 and 3 and 4 )
    ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

 在条件中使用最近活动时间

对记录进行任何更改(可能是添加备注、关闭任务、发送电子邮件,或仅仅是编辑字段)时的时间将会捕获到“最近操作时间”下面。可在报表条件中使用此字段中的信息,以筛选掉在特定时间段内没有任何操作的记录,或筛选掉那些具有最近操作的记录。

备注

  • 此选项仅在“应聘者”、“客户”、“联系人”和“空缺职位”模块中受支持。
  • 应选择这些模块作为模块,或这些模块应该是其中一个相关模块。
  • 虽然列表视图条件下的最近操作时间捕获对记录进行的所有更新,但上次修改时间仅捕获对字段进行的更改,不包括对备注任务电子邮件部分进行的更改。 
  • 此条件可在所有类型的报表中使用。

可用性

所需角色权限:具有报表和统计图表权限的用户可访问此功能。
 

活动和更新将记录为“上次活动时间”:

    • 编辑记录中的字段
    • 添加和更新操作(即,活动或通话)
    • 发送邮件给应聘者和联系人
    • 添加和编辑备注
    • 在客户下添加空缺职位和联系人
    • 更改记录的所有者
    • 添加和删除记录
      (这不包括删除与父记录关联的记录。)
    • 关闭任务
    • 删除和恢复记录(单个或批量)。
    • 批量操作(例如,“批量更新”、“批量转移”等)。
      (“批量删除”选项除外。)

活动和更新将不会记录为“上次活动时间”:

  • “编辑客户下的联系人或空缺职位”将不会列示在“客户”下。
  • 删除记录下面的相关列表。

 创建报表文件夹

默认情况下,报表存储在不同的类别中。您可以创建个人或公共文件夹,将经常使用的报表存储在公共文件夹中以便于访问。

要创建报表文件夹:

  1. 点击报表页签。
  2. 报表主页,点击创建报表文件夹
  3. 创建报表文件夹页面,执行以下操作:
    • 输入文件夹名称
    • 输入文件夹描述
    • 选择可访问性详情
      • 允许所有用户查看该报表文件夹:如果您想要支持所有用户访问该文件夹,请选中此项。
      • 仅向我显示该报表文件夹:如果您想要仅支持您访问该文件夹,请选中此项。
      • 允许以下用户查看该报表文件夹:选择可访问文件夹的用户或用户职位。
  • 点击保存

 查看报告

要访问报表页签中的标准报表,请点击报表文件夹(例如,客户和联系人报表、空缺职位报表以及其他报表)中的特定报表(例如,客户和联系人报表中的联系人邮寄列表) 。

要查看报表:

  1. 点击报表页签。
  2. 报表主页,点击所需的报表组。
  3. 从显示的报表列表中,点击所需报表的链接。
  4. 点击编辑链接以修改报表的报表名称、文件夹详细信息和描述。
  5. 点击报表旁边的自定义链接,对报表进行自定义。
  6. 报表页面,可以执行以下操作:
    • 导出:使用此选项可导出 Excel、PDF 或 CSV 格式的报表,并将其保存在本地驱动器中。
    • 另存为:使用此选项可使用新名称来保存报表。当您筛选出一组特定数据并将其保存以供将来参考时,此选项很有用。
    • 自定义:此功能用于对报表进行自定义,这涉及对报表类型、列、分组、报表中的筛选条件等进行自定义。
    • 重新载入:使用此选项可更新或刷新页面内容。
    • 隐藏详细信息 / 显示详细信息:点击隐藏详细信息将会隐藏报表的详细信息,点击显示详细信息将会显示已隐藏的报表详细信息。
    • 创建图表:此功能使您能够根据选定的报表详细信息来创建图表(例如,条形图、饼图、折线图或漏斗图)。
  7. 执行下列其中一项操作,然后点击应用筛选器以根据所指定的筛选器条件查看报表:
    • 从“列”列表中选择上次创建时间上次修改时间
    • 从相邻的列表中选择选项。(例如,下一财季)。
      选择此选项后,系统会自动在相应的框中显示开始结束日期。
    • 输入 mm/dd/yyyy 格式的开始日期结束日期,或者从显示的日历中选择日期。

备注

  • 一个页面中最多列出 2000 条记录。您可以使用导航选项来查看其他页面。 
  • 每次导出时,每个页面最多导出 2000 条记录。
  • FQ 指的是财季,而 FY 指的是财年。

 删除报表

您可能会定期删除一些不必要的报表。请注意,您只能删除由您创建的报表。此外,您需要在角色中具有“管理报表和统计图表”权限。

要删除报表:

  1. 点击报表页签。
  2. 报表主页,点击与您想要删除的报表对应的删除链接。

 编辑标准报表

如果您在角色中具有“管理报表和统计图表”权限,那么可以删除预定义报表。

要编辑报表:

  1. 点击报表页签。
  2. 报表主页,点击与您想要编辑的报表对应的编辑链接。

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