计划就是一个希望表,而安排则是把希望变成现实的过程。如何使用项目管理软件更好地安排和把控项目的进度,成为每一个企业和项目经理的共同课题。项目进度表怎么做?用甘特图还是Excel。
一、项目进度表是什么意思?
简言之,项目进度表便是从头至尾对项目开展系统化、可视化的展现。
项目管理协会(PMI):项目进度表是一个时间轴上的任务安排表,用来跟踪项目的每一个阶段。
这种工具可以追溯到20世纪初期,亨利·甘特提出的甘特图开创了人们系统化管理项目时间的新时代。而在现代,项目进度表的形式更加多样化,从传统的纸质图表,到今天的项目管理软件,都体现出它的重要作用。
二、项目进度表的价值
现在,我们要明白项目进度表为何如此炙手可热,究竟有哪些场景可以让它发挥奇效。
1. 跨部门协作
当一个项目需要多个部门跨职能协作时,项目进度表成为了沟通桥梁。
各部门的任务、进度、资源分配都可以通过一张表一目了然,避免了信息不对称和资源冲突,从而让每一个环节如拧紧的齿轮,保证整个项目高效运转。
2. 项目复杂度高
在一个高度复杂的项目中,任务犹如繁星般散落,各个环节需要精确协调,项目进度表就像是导航系统,指引着我们有条不紊地完成每项任务,不遗漏任何细节。
3. 招标项目
对于涉及外部合作伙伴的项目,完善的项目进度表则是合同签订后的执行指南。不仅有助于甲乙双方的透明化管理,还有助于控制项目风险,及时发现和调整偏差。
三、项目进度表的重要组成部分
制作一个有效的项目进度表,需要了解其四大关键元素。
1. 项目时间管理
项目时间管理是项目进度表的核心。通过明确的起始时间、任务持续时间、里程碑设置,确保项目每一步都有据可循。这一部分不仅需要合理规划,还要根据实际情况进行实时更新。
2. 项目资源利用
资源管理是项目成功另一个重要构成部分。依据进度表,每个阶段所需的资源与分派都可以清楚地标出,以确保科学安排资源,防止浪费。
3. 规划项目进程
关键路径法是保障项目准时交货的关键技术。通过识别项目中的重要任务和这些任务间的依赖关系,可以有效地防止项目延期的风险。
4. 任务管理
每个项目均由多个任务构成。如何分配及管理这些任务直接关系到项目的成功。依据进度表,每项任务都能够层层落实,提高效率。
四、项目进度表时应考虑用甘特图还是Excel
1. Execl的优势
对于需要快速制定和修改并实时沟通的小型项目,Excel是个得力的伙伴。其简单直观的操作界面和灵活的数据处理能力,可以快速响应项目变更。当然,利用Excel的可自定义图表功能,也可以制作简易的甘特图。
2. 甘特图的优势
当项目流程复杂、涉及多方协调时,甘特图无疑是更佳之选。其专业的可视化和动态调整能力,让项目的每个节点都可以被清晰呈现并追踪,适合需要严格把控进度的项目。
3. 团队协作的项目
随着SaaS技术的普及,项目进度表可以将两者优势结合,支持多用户实时协作、更新及反馈。
五、F&Q
1. 一个复杂的项目进度表应该具有多少个任务节点?
一般来说,任务节点的数量应与项目的复杂度成比例。过多的节点可能导致信息冗杂,反而不利于管理。根据项目规模制定适量的节点,并设置关键里程碑以突出重点即可。
2. 如何在项目进度表中应对突发变更?
项目可能会在实施过程中受到各种不可控因素的影响。为此应制定弹性计划,并在进度表中保留应急时间和资源。
3. 是否需要在项目进度表中详细记录每个小任务的时间?
不需要在进度表中详尽地列出每一个小任务的时间。这会让表格变得复杂难懂。应聚焦于关键任务和重要节点。
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