任务流程一般比较复杂，会涉及到多个团队，需要特定人员在不同阶段进行审批，Zoho Projects项目管理软件构建了蓝图功能，实现流程自动化。

1.怎么使用蓝图

蓝图的功能是规范任务的执行流程，让多人协作更加方便以及创建审批流等。

蓝图是和任务布局相关联的，再通过任务布局和项目关联，只有使用了对应的任务布局的项目才可以使用该布局中的蓝图。

在使用蓝图创建审批流的时候，必须要先创建一条任务，蓝图依托于任务存在。

一个任务布局中可以创建多个蓝图，我们需要为每个蓝图创建生效的条件，我们最好创建一个自定义字段，通过选择列表的形式来确定我们的任务走那条蓝图。

2.创建蓝图需要的自定义字段

在创建蓝图之前，我们应该想好我们在蓝图中所需要的字段然后在任务布局中创建，这些字段可以作为蓝图的生效条件以及状态转换的限制条件。

3.确定蓝图的生效条件

因为一个项目可能会使用不同的蓝图，所以我们要为蓝图的生效设置条件，蓝图是和任务布局相关联的，我们需要在对应的任务布局中创建一个新的自定义字段，如“任务属性”，当我们在创建任务的时候选择符合蓝图生效的条件后，系统便会把这条任务设置成具有蓝图的任务。该任务的执行需满足蓝图中的限制。

4.迁移和状态

蓝图的2个要素：状态和迁移

状态是任务进行的阶段，蓝图中创建的状态自动同步到对应布局的任务状态中，同时蓝图也可以使用在对应布局中创建的状态。

迁移是从一个状态到下一个状态的条件和方式，迁移包括迁移前、中、后3个阶段的设置。

迁移前设置谁可以执行迁移和触发迁移的必要条件。

迁移中设置在迁移进行时为用户提供的提示信息。

迁移后设置为给执行下一阶段任务的成员发送邮件提醒和完成一个阶段任务时需要修改的任务信息，例如转变任务所有者等。

5.构建蓝图

蓝图中的状态和布局与字段中设置的状态是一致的，我们在蓝图中创建的状态会更新到对应的布局中。我们需要先把蓝图中需要的状态拖到左侧的界面，然后进行排序，最后一个状态必须是关闭的状态。

然后点击上面的“+”输入迁移的名称，设置迁移的条件，迁移前，中，后。

设置完之后点击保存即可生效。

6.演示效果

我们在创建任务时，需要选择蓝图的生效条件。创建一条蓝图生效的任务。

蓝图任务前会有个流程图的标志，点击图标可以看到生效的蓝图流程。普通任务可以随意修改任务的状态，蓝图生效的任务必须要满足条件后才可以进行状态的更新。

蓝图生效的任务会自动根据我们设置的条件转换状态和更新字段。